Fnsv-407 Agent.e.s de Soutien Administratif, Classe I

NATURE DU TRAVAIL:
Le travail principal et habituel de la personne dans cette classe d’emplois consiste à exécuter un ensemble de fonctions administratives de nature relativement complexe selon les méthodes et procédures établies ainsi que les fonctions de bureau liées aux activités de son secteur.

RESPONSABILITÉS:
Sous la responsabilité de la directrice adjointe des services financiers et sous la supervision quotidienne de l’analyste des services financiers, la ou le titulaire du poste sera responsable d’une variété de tâches administratives et de soutien financier, dont principalement les tâches liées aux frais de scolarité:

- Assurer le service au guichet des frais de scolarité et répondre aux demandes de renseignements par téléphone et par courriel/MIO pour toutes les questions relatives aux frais de scolarité.
- Générer et envoyer les frais de scolarité relatifs aux courriels et aux messages MIO.
- Tenir à jour les dossiers relatifs aux frais de scolarité dans le système de frais de scolarité (Clara).
- Clôturer les lots quotidiens et les rapprocher avec les rapports Moneris et les soldes de caisse quotidiens.
- Participer activement à la collecte des frais de scolarité.
- S’assurer que les remboursements sont correctement calculés dans le système (Clara).
- Délivrer les remboursements inférieurs à 500 $ au guichet.
- Effectuer la saisie des données et le rapprochement des relevés de compte des étudiantes et étudiants.
- Rapprocher et tenir les comptes liés aux bourses d’études.
- Effectuer la saisie des données et le rapprochement des comptes à la formation continue (cours sans unités).
- Préparer et émettre les feuillets T4A annuels pour les bourses d’études, les prix et les honoraires.
- Traiter les reçus fiscaux liés aux frais de scolarité et répondre aux demandes de renseignements des étudiants et étudiantes à ce sujet.
- Tenir et mettre à jour de la liste des signataires autorisés.
- Assurer le contrôle quotidien de la position de trésorerie nette, mettre à jour les feuilles de calcul correspondantes, vérifier les chèques exceptionnels et calculer les intérêts.
- Examiner et approuver les notes de frais électroniques du personnel inférieures à 100 $.
- Analyser les comptes du grand livre qui lui sont attribués.
- Tenir des registres et des dossiers précis sur les dons et traiter les reçus fiscaux annuels.
- Participer aux processus d’établissement des rapports financiers mensuels, trimestriels et de fin d’exercice.
- Assurer des remplacements pendant les absences du personnel en soutenant les équipes des services financiers - comptes fournisseurs, rapports, fonds d’investissement - dans des tâches telles que la configuration des fournisseurs, la saisie des factures, la préparation des demandes d’approbation des paiements dans Adobe Sign et l’élaboration d’annexes justificatives.
- Effectuer d’autres tâches connexes.

**Exigences**:

- QUALIFICATIONS:
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec une spécialité appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou détenir un diplôme ou une attestation d’études reconnus comme équivalents par l’autorité compétente et posséder au moins une (1) année d’expérience pertinente dans un environnement comptable informatisé.

CONDITIONS:

- Au moins une (1) année d’expérience pertinente en comptabilité, notamment en matière de comptes clients, de rapprochement et d’analyse de comptes, de préparation d’écritures de journal, d’encaissement (de préférence en lien avec des comptes étudiants) et de traitement de dépôts.
- Habiletés de base en comptabilité (un test peut être exigé).
- Connaissance de Microsoft Excel (niveau intermédiaire) et Word (niveau de base); des tests peuvent être exigés.
- Connaissance de base des logiciels de comptabilité sous Windows.
- Formation comptable formelle et expérience des processus de fin d’exercice, un atout.
- Capacité avérée à travailler de manière indépendante, en faisant preuve de discernement et d’initiative.
- Souci exceptionnel du détail, avec la capacité d’établir des priorités et de gérer efficacement des tâches multiples dans un environnement dynamique et rapide.
- Solides compétences en matière de service à la clientèle, avec la capacité de communiquer efficacement avec la population étudiante, les partenaires externes et les parties prenantes à l’interne.
- Capacité avérée à collaborer efficacement dans un environnement d’équipe et à apporter un soutien aux collègues en cas de besoin.
- Habiletés avancées de communication orale et écrite en anglais (un test peut être exigé).
- Habiletés intermédiaires en communication orale et écrite en français (un test peut être exigé).

**Remarques**:
Notez qu'une lettre de présentation adressée à Benjamin Ghazi est obligatoire. Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.