Stsv-451 Agent.e.s de Soutien Administratif, Classe

NATURE DU TRAVAIL:
Le travail principal et habituel de l’employé de cette catégorie d’emploi consiste à effectuer un ensemble de fonctions administratives de nature relativement complexe selon les méthodes et procédures établies et les fonctions de secrétariat liées aux activités du secteur.

Sous la supervision du responsable des Services d'aide à l'intégration des étudiants et en collaboration avec les professionnels du SAIDE, l'agent de soutien administratif fournit des services directs aux étudiants qui utilisent les salles d'examen du SAIDE. Ce faisant, l'agent de soutien administratif prend en considération les besoins des étudiants ainsi que les politiques établies du service et/ou du Collège.

RESPONSABILITÉS:

- Planifier, préparer et organiser les examens du jour et des jours suivants en imprimant les examens et les feuilles de contrôle, mettre en évidence les instructions importantes des tests, télécharger les examens sur les postes de travail des étudiants, trier les examens en fonction de l'heure de début et du lieu, attribuer les places dans clockwork et la feuille de contrôle, assurer le suivi de la faculté pour les examens manquants.
- Examiner les paramètres des enseignants et les instructions relatives aux examens ; corriger et ajuster les divergences ; mettre en évidence les informations importantes sur les feuilles de contrôle pour les surveillants et communiquer les changements de date et d'heure aux étudiants.
- Assurer le suivi avec les enseignants pour clarifier les instructions données, les questions des étudiants, les problèmes techniques, les absences des étudiants et toute autre information pertinente.
- Examiner les aménagements accordés aux étudiants et adapter l'examen en fonction des besoins : agrandissement, conversion en texte électronique, salle privée avec scribe.
- Surveiller régulièrement les courriels envoyés par le centre d'examen, y répondre et les transférer.
- Collaborer avec l'équipe du SAAC pour s'assurer que les ressources nécessaires sont en place (surveillants, scribes, salles supplémentaires, etc.) et pour résoudre les problèmes liés à l'administration des examens ; ainsi que pour communiquer les difficultés avec les étudiants (crise, non-respect des règles, etc.).
- Accueillir les étudiants et leur fournir toutes les instructions nécessaires, les heures de début et de fin, ainsi que les règles et règlements du centre d'examen.
- Informer les étudiants du matériel autorisé et des accommodements qu'ils peuvent utiliser ; s'assurer que tous les documents et le matériel en possession de l'étudiant sont requis et autorisés.
- Aider à la supervision des étudiants pendant qu'ils effectuent leurs évaluations en surveillant les caméras et les ordinateurs à l'aide de Lanschool. Circuler à l'intérieur de la salle d'examen si nécessaire.
- À l'aide de Lanschool, restreindre ou autoriser l'accès des étudiants aux logiciels et à l'internet.
- Signaler au responsable tout incident de tricherie présumée dès qu'il est découvert afin d'en assurer le suivi.
- Communiquer les questions des étudiants à l'enseignant lorsque cela est possible par le biais de la technologie (texte, courriel, MIO).
- Maintenir et mettre à jour le module d'examen Clockwork en saisissant les données relatives aux heures de début et de fin, à l'emplacement des sièges, à la prise en charge par l'enseignant, aux problèmes et aux notes, aux dates d'examen annulées ou modifiées, etc.
- Trier et classer par ordre alphabétique les examens terminés et les remettre à l'enseignant lors de la prise en charge ou, sur demande, scanner et envoyer l'examen terminé à l'enseignant par courrier électronique.
- Aider à obtenir des versions électroniques du matériel de cours (manuels, recueils de cours, etc.) auprès des éditeurs, de la librairie Dawson et d'autres ressources de partage de livres.
- Fournir un soutien et des informations sur les services aux étudiants et aux professeurs de la formation continue.
- Assurer la surveillance de la salle d'examen, au besoin;
- Assurer la réception du SAAC pour le bureau principal, le cas échéant ;
- Toute autre tâche connexe.

**Exigences**:

- QUALIFICATIONS:
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec une spécialité appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES), ou une attestation d’études reconnue comme équivalente par l’autorité compétente et avoir au moins un (1) an d’expérience pertinente.

CONDITIONS:

- *Des heures supplémentaires, y compris le samedi matin, peuvent être nécessaires pendant les périodes de pointe des examens.
- Doit être capable d'interagir efficacement avec des étudiants ayant des besoins particuliers très variés ;
- Capacité avérée à travailler dans un environnement en évolution rapide et dans des circonstances en constante mutation ;
- Aptitude avérée à travailler dans un environnem