Adjoint(E) Administrative(Tive)

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- Sommaire du poste :_

Fournir un soutien administratif performant et efficace à l’unité des programmes d’études et des rapports gouvernementaux de la Gestion de l’effectif étudiant (GEE). Responsable du maintien de la mission et des objectifs de l’unité, conformément aux objectifs stratégiques de la GEE. Soutenir l’unité dans l’amélioration des processus, la planification et les projets spéciaux. Fournir un soutien administratif au registraire adjoint pour les comités et autres groupes de réunion. Soutenir l’équipe chargée des rapports gouvernementaux pendant les activités cycliques en travaillant avec le gestionnaire des rapports du gouvernement. Faire des recommandations pour améliorer les processus, rationaliser les tâches administratives et assurer une excellente communication au sein de l’unité. Contribuez à l’unité en étant un joueur d’équipe efficace et un administrateur autonome.

Responsabilités principales:
- Assurer le bon fonctionnement et l’administration générale de l’unité du registraire adjoint (composée des équipes d’inscription, de calendrier électronique, d’évaluation des programmes et des diplômes et de rapports gouvernementaux) en fournissant un soutien aux membres de l’unité sur une grande variété de questions ou de procédures, susceptibles d’affecter les étudiants ou le personnel dans d’autres départements.- Veiller à ce que les processus et procédures cycliques du groupe, en particulier ceux du registraire adjoint, soient conformes aux objectifs. Aider le registraire adjoint en documentant et en tenant à jour un calendrier de travail des principales tâches de l’unité, accessible à tous sur des plateformes de communication partagées. Formuler et mettre en œuvre des recommandations et des changements de procédure.- Agir en tant que personne-ressource auprès de toutes les équipes de l’unité, conformément à ses buts et objectifs. Par exemple, sur une base cyclique ou ad hoc, aider avec des modifications, des audits, des événements d’inscription, des modifications de calendrier électronique, etc. Dépanner et résoudre les problèmes liés à une variété de procédures qui peuvent traverser les domaines de responsabilité au sein de l’unité.- Fournir un soutien administratif aux comités dont le registraire adjoint agit à titre de président; responsable des ordres du jour, des procès-verbaux et du suivi des mesures discutées. Assister à d’autres réunions spéciales avec le registraire adjoint. Préparer et réviser des présentations pour des réunions ou des conférences et diffuser des communications à la communauté telles que des anomalies d’horaire de cours ou d’inscription, des rappels concernant des événements importants ou des échéances, etc.- Aider le registraire adjoint dans les projets qui peuvent survenir en effectuant des recherches, en compilant des données et en préparant des résumés des conclusions, en veillant à ce que les délais soient respectés. Recherchez des questions ou des problèmes et répondez-y au nom du registraire adjoint, par exemple à d’autres universités, au ministère de l’Enseignement supérieur (MES), aux départements de McGill tels que les services d’inscriptions et les services techniques, les facultés et les écoles, les comptes étudiants, le doyen des étudiants, le bureau du vice-recteur adjoint, etc.- En collaboration avec le registraire adjoint, modifier, amender et mettre à jour les pages Web de l’unité, en veillant à ce que les informations soient transmises aux étudiants et au personnel en temps opportun et de manière exacte.- S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées par le registraire adjoint.

Autres compétences et/ou aptitudes:
Individu dynamique et motivé. Solides compétences en communication orale et écrite avec capacité à réagir aux clients rapidement, avec précision et convivialité. Compétences en communication interculturelle et expérience de travail avec diverses communautés. Excellentes compétences en service à la clientèle, souci du détail et organisation élevée. Capacité avérée à travailler efficacement en équipe et de manière autonome. Expérience avec des dossiers d’étudiants, familiarité avec les processus d’approbation des programmes et des cours, conseils académiques et rapports gouvernementaux dans un environnement universitaire préférés. Solide connaissance et compréhension du système d’information sur les étudia