Réceptionniste Et Adjoint(E) Administratif/tive Bilingue

**Réceptionniste et Adjoint(e) Administratif/tive bilingue - Montréal**

PATTISON Affichage est le leader de l’affichage extérieur au Canada, que ce soit pour la publicité sur les véhicules de transport en commun ou l’affichage numérique. Grâce à son vaste réseau de produits variés, les annonceurs profitent d’occasions uniques pour le déploiement de leur campagne de publicité. Les spécialistes des ventes et du soutien de PATTISON partout au pays offrent aux clients un service inégalé, des recommandations et des nouveautés pour appuyer les campagnes.

En tant que chef de file de l’industrie publicitaire canadienne, PATTISON Affichage s’engage à encourager le changement à partir de l’intérieur, à donner l’exemple et à faire briller la diversité des communautés au sein desquelles nous vivons et travaillons d’un océan à l’autre du pays. En appuyant les efforts tant internes qu’externes portant sur la diversité et l’inclusion, nous souhaitons nous améliorer individuellement et rendre le monde autour de nous meilleur. **Nous sommes PATTISON Affichage et, ici, chaque personne a sa place.**

**Description de poste**

L’adjoint(e) administratif et réceptionniste est le premier point de contact pour tous les visiteurs et invités entrant dans le bureau de Montréal de PATTISON Affichage. Il répondra à tous les appels téléphoniques, accueilleront les visiteurs, les invités et le personnel de manière très professionnelle. Il fournira également un soutien administratif au bureau de Montréal et à la direction de manière efficace et exceptionnelle.

**Responsabilités - Tâches quotidiennes relatives au bureau et réception**
- Reçoit, filtre et redirige un volume moyen d'appels entrants ; prend les messages au besoin.
- Accueille les visiteurs et les orientent vers la personne ou le département approprié.
- Collecte et distribue et prépare le courrier entrant et sortant, s’occupe des correspondances et des colis de messagerie ainsi que coordonne leur livraison
- Rédige des lettres, correspondances et autres documents, et envoie des communications au personnel selon les directives.
- Met à jour et maintient les annuaires téléphoniques et d'adresses du personnel.
- Commande, suit, gère et réapprovisionne les niveaux de stock de fournitures de bureau, de café/thé, accessoires, d’encre d’imprimante, de produits sanitaires, des cartes d’affaires et de papeterie (incluant les fournitures personnalisées de l’entreprise)
- Gère les envois du bureau, suit l'utilisation des timbres et commande les fournitures d’expédition supplémentaires au besoin.
- Organise les réservations des salles et planifie les réunions, prépare les salles de réunions lors de rencontres importantes (réunions de division, clients clés, etc.) et commande des repas sur demande.
- Commande et prépare tout le matériel nécessaire pour les nouveaux employés et coordonne l'expédition du matériel informatique avec le service technique
- Gère et réconcilie la petite caisse du bureau.
- Signale tout problème du bureau lié à la technologie au service technique, selon les instructions.
- Communique avec la Gestion du stationnement du Vieux-Port pour les demandes et factures, distribue les passes de stationnement aux employés et remet les clés de bureau aux nouveaux employés.
- Communique avec le personnel de l'Hôtel Nelligan (nos voisins) pour réserver des chambres à nos tarifs corporatifs et être le contact principal pour toute demande de la direction.
- Interagit et correspond quotidiennement avec tous les employés de l’organisation, y compris l’Équipe de Direction.
- Offre un soutien administratif et participe à l'organisation d’événements des comités sociaux, d'activités de bénévolat et d’événements de bureau, tout en conciliant les dépenses associées.
- Effectue d'autres tâches administratives et projets spéciaux assignés par la direction et le VP/DG.

**Qualifications requises**
- Détenir une attitude professionnelle, courtoise et soignée
- Détenir un diplôme universitaire ou collégial et/ou expérience de travail pertinente
- Connaissance de pratiques et procédures standards en matière de gestion téléphonique et de bureau, ainsi que des systèmes de gestion des appels.
- Être parfaitement bilingue et posséder d’excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais dans le but de communiquer avec collègues et clients francophones et anglophones
- Être capable d’assurer des traductions orales et écrites en anglais et en français.
- Être capable de suivre des instructions dans un environnement dynamique et rapide.
- Être très organisé(e), avoir la résolution de problème à cœur et avoir un bon esprit d’équipe
- Capacité à travailler sous pression avec une supervision limitée, à faire preuve d’initiative et de jugement autonome
- Ce poste est en **présentiel**, 5 jours par semaine à notre bureau du Vieux-Port de Montréal

**Nos avantages**

Nous comprenons que vous devez partager votre temps entre le travail et votre vie personnelle. Voici quelq