Adjoint(E) Administratif(Ve)

L’adjointe administrative joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement du cabinet. Elle assure un soutien administratif efficace pour permettre à l’équipe de se concentrer sur ses tâches comptables et consultatives. Ses principales responsabilités incluent la gestion des tâches administratives quotidiennes, la communication interne et externe, ainsi que le soutien à la gestion des dossiers clients.
- Gestion des communications : Réception et tri des appels téléphoniques, des courriels et du courrier. Transfert des informations aux personnes concernées.
- Accueil des clients et des partenaires : Assurer un accueil professionnel pour les visiteurs et gérer les rendez-vous clients.
- Gestion des agendas : Planification et organisation des réunions, rendez-vous et conférences pour les membres de l’équipe.
- Préparation des documents : Rédaction, mise en page et préparation de rapports, présentations, lettres, et autres documents administratifs. (i.e Succession, T5, R3, procurations)
- Saisie de données comptables : Appui à l’équipe comptable pour la saisie et la gestion de données financières. (i.e facturation, paies)
- Suivi des dossiers clients : Création, mise à jour et archivage des dossiers clients et des documents connexes en respectant les normes de confidentialité.
- Gestion des fournitures de bureau : Commande et gestion des fournitures et de l’équipement nécessaire pour le bon fonctionnement du bureau.
- Coordination des projets internes : Soutien à la gestion des projets liés à l’organisation et l’amélioration des processus administratifs internes.

Profil des compétences du tiulaire du poste

Quelle est la formation et / ou expérience et / ou les qualifications requises et / ou compétences techniques (Bilinguisme, permis de conduire, capacité à faire de la gestion de personnel, etc.) pour occuper le poste ?
- Diplôme : Diplôme en administration, secrétariat, ou un domaine connexe.
- Expérience : Minimum 2 à 3 ans d’expérience dans un rôle administratif, idéalement au sein d’un cabinet comptable ou dans un environnement professionnel similaire.

Compétences techniques:

- Maîtrise des outils bureautiques : Utilisation avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion comptable ou ERP.

Connaissances:

- Une connaissance des procédures comptables et des logiciels de comptabilité est un atout important.

Quelles sont les compétences relationnelles et personnelles (savoir-être) requises pour occuper le poste? (ex : capacité à communiquer de façon efficace, capacité à résoudre des conflits, autonomie, sens de l’initiative, travail d’équipe, etc.)
- Excellente organisation : Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec des priorités concurrentes.
- Compétences en communication : Maîtrise de la communication écrite et orale, en français (et anglais, selon besoin).
- Autonomie et proactivité : Capacité à anticiper les besoins de l’équipe et à prendre des initiatives pour résoudre les problèmes administratifs.
- Confidentialité : Gestion discrète et sécurisée des informations sensibles relatives aux clients et aux dossiers internes.
- Esprit d’équipe : Collaboration avec les membres de l’équipe et les différents départements pour assurer un soutien fluide et efficace.
- Gestion du temps : Capacité à respecter les délais et à gérer efficacement les priorités.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : à partir de 23,00$ par heure

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Heures d’arrivée et de départ flexibles
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Expérience:

- Service à la clientèle: 1 an (Souhaité)
- administration: 1 an (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel