Coordonnateur.trice, Opérations Du Studio

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**SOMMAIRE**

Le ou la coordonnateur(trice) des opérations du studio relèvera du directeur général du studio et sera une personne clé dans le bon fonctionnement de celui-ci. Il ou elle travaillera en collaboration avec les différentes équipes de Reflector afin de répondre à leurs besoins.

**RESPONSABILITÉS**
- Assurer le rangement et la propreté des espaces de travail et de détente communs ;
- Coordonner l’approvisionnement en ressources matérielles et assurer le traitement de la facturation ;
- Collaborer à la préparation et au suivi du budget des ressources matérielles pour le studio, comme la papeterie, la nourriture, etc. ;
- Identifier des ententes avec les fournisseurs externes ;
- Assurer la gestion du courrier, des commandes et des livraisons ;
- Collaborer à tout projet de réaménagement du studio ;
- Coordonner les divers travaux d’entretien avec le gestionnaire de bâtiment ;
- Collaborer à l’organisation d’événements et de rencontres ;
- Collaborer avec le Comité Engagement et assurer le suivi des finances sous la supervision du département Approvisionnement et Finances, selon le budget établi ;

**EXIGENCES DU POSTE**
- Ce rôle est à temps partiel et requiert une présence au studio 5 heures par jour, 5 jours par semaine ;
- Expérience pertinente dans un rôle de coordination, de support administratif ou de gestion des ressources matérielles ;
- Excellentes compétences en organisation, gestion du temps et priorisation des tâches ;
- Approche dynamique, chaleureuse et axée sur le service ;
- Fortes habiletés de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
- Aisance à collaborer en équipe et à travailler de manière proactive avec les différentes parties prenantes ;
- Aisance avec l’utilisation d’outils informatiques comme l’agenda, les courriels et la messagerie instantanée.
**Summary**

The Studio Operations Coordinator will report to the Studio General Manager and will be a key player in the smooth operation of the studio. He or she will work closely with the various teams at Reflector to meet their needs.

**RESPONSIBILITIES**
- Ensure the cleanliness and organization of common work and relaxation areas;
- Coordinate material supplies and manage invoicing;
- Assist in preparing and monitoring the studio's material resources budget, including stationery, food, and other essentials;
- Establish agreements with external suppliers;
- Handle mail, orders, and deliveries;
- Assist with studio renovation and layout projects;
- Coordinate maintenance tasks with the building manager;
- Support the organization of events and meetings;
- Collaborate with the Engagement Committee and manage financial tracking under the supervision of the Procurement and Finance department, following the established budget;
- Ensure adherence to safety policies and emergency procedures.

**REQUIREMENTS**
- This is a part-time position requiring in-studio presence for 5 hours per day, 5 days per week;
- Relevant experience in a coordination, administrative support, or material resource management role;
- Strong organizational, time management, and task prioritization skills;
- Energetic, warm, and service-oriented approach;
- Excellent verbal and written communication skills;
- Ability to collaborate effectively in a team and work proactively with various stakeholders;

Type d'emploi : Temps partiel

Rémunération : à partir de 28,31$ par heure

Heures prévues : 25 par semaine

Avantages:

- RVER
- Tenue Décontractée

Horaire:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Formation:

- École Secondaire (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 2024-12-02