Assistant(E) Administratif(Ve)

Nous recherchons un(e) **assistant(e) administratif(ve) **pour rejoindre notre équipe opérationnelle Dans le département des opérations, nous **o*ptimisons, **p**réparons et **s*ervons - nous sommes là pour exécuter

L'assistant administratif sera chargé de soutenir le département des opérations. L'assistant(e) administratif(ve) doit posséder des compétences administratives, être capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois et être motivé(e) à l'idée de contribuer au bon fonctionnement d'un environnement en constante évolution. En tant que ressource clé, ce poste fournira un soutien administratif au département de manière efficace et efficiente.

**Responsabilités**
- Confirme tous les travaux prévus par courrier électronique (72 heures) ou par téléphone (24 heures).
- Effectue un suivi quotidien auprès des techniciens afin de s'assurer que les heures travaillées sont signalées rapidement.
- Prépare, vérifie et envoie quotidiennement les ordres de travail (« Returns ») aux clients/techniciens.
- Vérifie que toutes les pièces sont commandées et prêtes pour les visites de service planifiées afin de corriger les déficiences.
- Prépare la facturation des appels effectués
- Extrait toutes les heures des techniciens de Maestro et les fait correspondre aux feuilles de temps hebdomadaires.
- Développe et met à jour les procédures administratives afin de maximiser l'efficacité.
- Aider l'équipe des opérations à imprimer les rapports requis
- Saisir/mettre à jour diverses fiches de suivi pour l'équipe opérationnelle.
- Autres tâches connexes et projets spéciaux, selon les besoins.
- Assurer la suppléance de la réception en cas de besoin.
- Formation académique ; Diplôme d'études secondaires
- Expérience significative dans l'administration ou le service à la clientèle
- Excellentes aptitudes à la communication
- Capacité à travailler sous pression et dans un environnement en constante évolution
- Autonome, mais capable de fonctionner efficacement au sein d'une équipe
- Axé sur les solutions et le service à la clientèle, débrouillard et proactif
- Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer efficacement les priorités
- Meticuleux et attentif aux détails
- Excellente connaissance informatique de la suite Office (y compris Excel et Word)
- Bilingue (anglais et français, oral et écrit).
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- We are looking for a **Administrative Assistant **to join our operations team In the Operations department, we **O*ptimize, **P**repare and **S*erve - we are here to execute

The Administrative Assistant will be responsible for supporting service coordinators in our operations division. The AA will have administrative skills, will thrive at multi-tasking, and be motivated by contributing to the smooth operations of a fast-paced environment. As a key resource, this position will provide administrative support to the department effectively and efficiently.

**Responsibilities**
- Follows-up with technicians daily to ensure worked hours are reported promptly.
- Prepares, verifies, and sends work orders (‘Returns’) to clients/technicians daily.
- Verifies that all parts are ordered and ready for planned service visits to address deficiencies.
- Prepares the billing of completed calls.
- Extracts all technician hours from Maestro and matches to weekly timesheets.
- Assists operations team in printing required reports.
- Enter/update various tracking sheets for the operations team.
- Other related tasks and special projects as required.
- Act as a back-up receptionist when needed.
- High School Diploma
- Significant experience in administration or customer service role.
- Excellent communication skills.
- Able to work under pressure and in a constantly changing environment.
- Autonomous, but able to function effectively within a team.
- Focused on solutions and customer service, resourceful and proactive.
- Strong organizational skills and able to effectively manage priorities.
- Meticulous with special attention to detail.
- Excellent computer knowledge of the Office suite (including Excel and Word).
- Bilingual (English and French, oral, and written).

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : 45 000,00$ à 55 000,00$ par an

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Stationnement sur place

Horaires de travail:

- 8 Heures
- Du Lundi au Vendredi

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

- Saint-Laurent, QC H4T 1E7: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)

Expérience:

- Service à la clientèle: 1 an (Souhaité)
- administration: 1 an (Souhaité)

Langue:

- Français (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel