Assistant(E) Administratif(Ve)

Nous recherchons un **Assistant(e) administratif(ve)** pour rejoindre notre équipe opérationnelle Dans le département des opérations, nous **O*ptimisons**,** **P**réparonset **S*ervons - nous sommes là pour exécuter

L'assistant administratif - service (AAS) sera chargé de soutenir les coordinateurs de service dans notre division des opérations. L'assistant(e) administratif(ve) doit posséder des compétences administratives, être capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois et être motivé(e) à l'idée de contribuer au bon fonctionnement d'un environnement en constante évolution. En tant que ressource clé, ce poste fournira un soutien administratif au département de manière efficace et efficiente.

FONCTIONS PRINCIPALES
- Confirme tous les travaux prévus par courrier électronique (72 heures) ou par téléphone (24 heures).
- Effectue un suivi quotidien auprès des techniciens afin de s'assurer que les heures travaillées sont signalées rapidement.
- Prépare, vérifie et envoie quotidiennement les ordres de travail (« Returns ») aux clients/techniciens.
- Vérifie que toutes les pièces sont commandées et prêtes pour les visites de service planifiées afin de corriger les déficiences.
- Prépare la facturation des appels effectués
- Extrait toutes les heures des techniciens de Maestro et les fait correspondre aux feuilles de temps hebdomadaires.
- Assurer la suppléance du coordinateur de service
- Développe et met à jour les procédures administratives afin de maximiser l'efficacité.
- Autres tâches connexes et projets spéciaux, selon les besoins.

EXIGENCES DU CANDIDAT
- Formation académique ; Diplôme d'études secondaires
- Expérience significative dans l'administration ou le service à la clientèle
- Excellentes aptitudes à la communication
- Capacité à travailler sous pression et dans un environnement en constante évolution
- Autonome, mais capable de fonctionner efficacement au sein d'une équipe
- Axé sur les solutions et le service à la clientèle, débrouillard et proactif
- Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer efficacement les priorités
- Méticuleux et attentif aux détails
- Excellente connaissance informatique de la suite Office (y compris Excel et Word)
- Bilingue (anglais et français, oral et écrit)
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- We are looking for an **Administrative Assisstant**:

- Service to join our operations team In the Operations department, we **O*ptimize, **P**repare and **S*erve - we are here to execute

The **Administrative Assistant - Service **(AAS) will be responsible for supporting service coordinators in our operations division. The AAS will have administrative skills, will thrive at multi-asking, and be motivated by contributing to the smooth operations of a fast-paced environment. As a key resource, this position will provide administrative support to the department effectively and efficiently.

PRIMARY FUNCTIONS:

- Follows-up with technicians on a daily basis to ensure worked hours are reported promptly
- Prepares, verifies and sends work orders (‘Returns’) to clients/technicians daily
- Verifies that all parts are ordered and ready for planned service visits to address deficiencies
- Prepares the billing of completed calls
- Extracts all technician hours from Maestro and matches to weekly timesheets
- Act as back up to Service Coordinator
- Develops and update administrative procedures to maximize efficiency
- Other related tasks and special projects, as required.

CANDIDATE REQUIREMENTS
- Academic training; High School Diploma
- Significant experience in administration or customer service role
- Excellent communication skills
- Able to work under pressure and in a constantly changing environment
- Autonomous, but able to function effectively within a team
- Focused on solutions and customer service, resourceful and proactive
- Strong organizational skills and able to effectively manage priorities
- Meticulous with special attention to detail
- Excellent computer knowledge of the Office suite (including Excel and Word)
- Bilingual (English and French, oral and written)

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : 42 000,00$ à 52 000,00$ par an

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- REER Collectif
- Stationnement sur place

Horaires de travail:

- 8 Heures
- Du Lundi au Vendredi

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

- Saint-Laurent, QC H4T 1E7: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)

Expérience:

- Service à la clientèle: 1 an (Souhaité)
- administration: 1 an (Souhaité)

Langue:

- Français (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel