Adjoint(E) Administratif(Ve)

**Titre du poste**: Adjoint/e administratif/ve**

** Second affichage **

Service : Administration

Superviseur immédiat : DG

**Objectifs du poste**:

- Alléger la tâche du DG par la rédaction, révision et l’amélioration des méthodes de travail
- Alléger la tâche du chargé de projet / estimateur avec la gestion administrative des documents et l’aide à la préparation des soumissions
- Aider la direction dans la gestion des ressources humaines, dossier employés cartes de compétences et les formations nécessaires
- Seconder la technicienne comptable en effectuant les ouvertures de comptes fournisseurs

**Lieu et contexte de travail**:
→ Groupe Vigneault 1010 boul Thibeau Trois-Rivières

**Salaire**

→ 40 heures semaine pour un salaire annuel variant entre 42 000$ et 63 000$

**Qualifications mínimales**:
Formation:

- DEP - adjoint/e administratif/ve ou expérience équivalente

Savoir:

- Connaissance de la Suite Microsoft
- Connaissance de Microsoft 365
- Connaissance du logiciel Acomba
- Maîtrise de la tenue de livres et des principes de comptabilité

Expérience générale de travail:

- Minimum de deux années d’expérience sur le marché du travail

Expérience reliée à l’emploi:

- Minimum de 6 mois d’expérience comme adjoint/e administratif/ve

**Compétences spécifiques pour ce poste**

**Compétence « Artistiques »**
- Démontrer un esprit d’analyse
- Capacité de décider
- Communiquer oralement et par écrit en français
- Échanger de l’information
- Faire preuve d’esprit d’équipe

**Compétence « Intellectuelles »**
- Faire preuve d’initiative
- Planifier son travail
- Mesurer les progrès accomplis
- Gérer son agenda et les priorités
- Utiliser le processus de solutions de problèmes
- Utiliser le processus de gestion de projets pour les changements
- Rédaction de la recette de l’entreprise (processus, politiques, etc)
- Maîtriser la bureautique, soit Microsoft 365

**Compétence « Physiques / Psychologiques »**
- Vitalité (aptitude à produire des résultats nombreux et importants)
- Résistance au stress

**Fonctions à accomplir**:

- Rencontrer le directeur général 1 / semaine pour prendre connaissance des priorités et des directives
- Noter systématiquement (avec les tâches Outlook) chaque tâche à effectuer
- Proposer des projets de changements administratifs à la Direction permettant ainsi de rehausser et de maintenir une culture d’amélioration continue
- Préparer des ébauches de décisions à l’aide du processus de solutions de problèmes
- Contribue à la création d’un climat de confiance, de collaboration, de transparence et d’efficacité organisationnelles au sein du Groupe Vigneault
- Gérer les communications entrantes / sortantes et numériser (fichier texte, son « ex : communications téléphonique » ou image) l’info lorsque pertinent
- Rédiger différents documents, notamment Client, Fournisseur, Employé, partenaires d’affaires, etc. »
- Garder à jour le répertoire de lettres types utilisées dans le quotidien de l’entreprise et les lier aux logiciels de gestion de données clients
- Effectuer l’ouverture des demandes de soumissions et gérer les différents documents afférents à une soumission
- Remplir la documentation légale pour les soumissions, préparer les bons de commandes et préparer les demandes de caution
- Saisir à l'ordinateur les données dans le logiciel de comptabilité et le logiciel d’estimation / gestion de projets
- Faire un suivi des différentes activités de formation et s’assurer que la recette de l’entreprise est bonifiée en fonction des nouveaux développements
- Faire un suivi auprès des employés pour assurer l’intégration des apprentissages, que les cartes de compétences soient à jour et que les différents outils technologiques mis à leur disposition soient maîtrisés
- Trier les informations pertinentes à l'entreprise et traiter la correspondance sur demande
- Acheminer l'information aux personnes ou groupe de personnes concernées
- Convoquer les joueurs concernés aux différentes réunions
- Noter les décisions prises lors des réunions et faire des suivis à ce niveau
- Prendre les décisions courantes en s'inspirant des politiques établies et du budget
- Voir à la mise à jour du système de classement, des politiques organisationnelles et des processus d’affaires (méthodes de travail)
- Classer des dossiers
- Répondre aux demandes de renseignements par téléphone, en personne ou par voie électronique ou acheminer ces demandes à la personne compétente
- Assurer le traitement du courrier reçu et sortant, par la poste ou par voie électronique
- Commander, au besoin, des fournitures de bureau, assurer l'entretien des machines de bureau et, lorsque des réparations importantes sont nécessaires, prendre les dispositions pour qu'elles soient effectuées.
- Effectuer, s'il y a lieu, des tâches générales

Devra fournir 3