Administrative Assistant

**Job description (French will follow)**

**Company Overview**:
Groupe Sutton Performer, an independent franchise of Groupe Sutton Québec, is one of the West Island’s premier Real Estate Agencies, offering high-level services to brokers and clients. What sets us apart is our dedication to exceed the needs of our brokers and clients, taking care of all the details necessary to complete a successful Real Estate transaction. As the largest single Real Estate Agency in the West Island with over 100 brokers, our Brokers benefit from a human-centric company that is dedicated to their growth and high achievement, in building strong businesses and securing their future. Our staff benefit from a relaxed and family style work environment, engaged and involved owners who support their team and give them the room to grow and the freedom to self manage.

**Position Overview**:
**Main Tasks**:

- Answering telephone calls and directing them to the appropriate
- person/broker
- Verification of various documents in our internal systems
- Creating, uploading and sending invoices of listings, sales, rentals for payment
- Creating and sourcing various reports
- Receiving and sorting incoming payments and proving ad hoc support for the controller
- Assisting brokers with technology needs and various tasks as required
- Sending text messages to brokers on internal system for calls or inquiries received, documents received on their behalf
- Verifying and controlling all office supplies
- Communicating with other agencies for incoming/outgoing payments
- Other miscellaneous office tasks as required

**Requirements**:

- High School Diploma completed
- 2-years as a receptionist or administrator, preferably in the Real Estate industry
- Ability to manage priorities/be diligent in completing tasks in a timely manner
- Full-time availability to work daytime on Monday - Thursday 9:00am to 4:00pm and be available on Fridays on-call.
- Fluently Bilingual in English and French (no exceptions).

**Job Types**: Full-time, Permanent

**Salary**: From 18$/h

**Benefits**:

- On-site parking
- Paid time off
- Group Insurance

Schedule:

- 8 hour shift
- Day shift
- Monday to Friday
- No weekends

**Experience**:

- Administration: 2 years (required)

Work remotely:

- No

**Description de poste**

**Aperçu de l'entreprise**:
Groupe Sutton Performer, une franchise indépendante de Groupe Sutton Québec, est l'une des principales agences immobilières de la région de l'ouest de l'île. Nous offrons des services exceptionnels aux courtiers et aux clients, nous distinguant par notre engagement à dépasser leurs besoins et à garantir la réussite des transactions immobilières. En tant que plus grande agence immobilière de l'ouest de l'île avec plus de 100 courtiers, nous favorisons un environnement axé sur les personnes dédié à leur croissance et à leur succès. Notre personnel bénéficie d'une atmosphère de travail détendue et conviviale, avec des propriétaires engagés qui fournissent un soutien, de l'espace pour la croissance et l'autonomie pour l'auto-gestion.

**Aperçu du poste**:
**Principales responsabilités**:

- Répondre aux appels téléphoniques entrants et les diriger vers la personne/courtier approprié(e).
- Vérification de divers documents dans nos systèmes internes.
- Création, téléchargement et envoi de factures pour les inscriptions, les ventes et les locations en vue du paiement.
- Génération et recherche de divers rapports.
- Réception et tri des paiements entrants et fourniture d'un soutien ponctuel au contrôleur.
- Aider les courtiers avec leurs besoins technologiques et diverses tâches au besoin.
- Envoi de messages texte aux courtiers via notre système interne pour les appels ou les demandes reçues et les documents reçus en leur nom.
- Vérification et gestion de tous les fournitures de bureau.
- Communication avec d'autres agences pour les paiements entrants et sortants.
- Exécution d'autres tâches de bureau diverses au besoin.

**Exigences**:

- Diplôme d'études secondaires terminé.
- Minimum de 2 ans d'expérience en tant que réceptionniste ou administrateur, de préférence dans l'industrie immobilière.
- Forte capacité à gérer les priorités et à effectuer diligemment les tâches en temps opportun.
- Disponibilité à temps plein pour travailler en semaine de 9h00 à 16h00, avec disponibilité de garde les vendredis.
- Maîtrise bilingue de l'anglais et du français (aucune exception).

Type de poste : Temps plein, Permanent

Salaire : À partir de 18$/h

Avantages:

- Stationnement sur place
- Congés payés

Horaire:

- Quarts de travail de 8 heures
- Quart de jour
- Du lundi au vendredi (Pas de week-ends)

Expérience:

- Administration : 2 ans (préféré)

Travail à distance:

- Non

**Job Types**: Full-time, Permanent

**Benefits**:

- Casual dress
- On-site parking

Schedule:

- Day shift
- Monday to Friday
- No weekends

**Education**:

- Secondary School (preferre