Adjoint Exécutif

Vous aimeriez relever un nouveau défi ? Vous recherchez un **emploi** intéressant à **permanent, temps-plein**, où vous pouvez vous réaliser pleinement ? N’attendez pas, venez nous rencontrer, nous avons une nouvelle opportunité pour vous Situé au 3737 boulevard Crémazie est, Groupe 3737 cherche à grandir son équipe et est à la recherche d’une **Adjointe Exécutive ou d’un Adjoint Exécutif**. Notre organisme est en pleine croissance dans l’univers de l’entrepreneuriat.

**Pourquoi travailler chez groupe 3737 ?**

**Ø Leader canadien en création de richesse, le Groupe 3737 le joueur innovateur, l’incubateur réputé des communautés ethnoculturelles dans le milieu entrepreneurial ;**
- Équipe incroyable, amicale et milieu de travail stimulant et diversifié ;
- Salaire concurrentiel, Événements d'Entreprise ;
- Quart de jour, Horaire de travail flexible du lundi au vendredi, Possibilité de télétravail ;
- Avantages sociaux : Assurance Dentaire, Assurance Vie, Assurance Invalidité, Assurance Vision, Programme d’Aide aux Employés (PAE).

**Responsabilités principales**

Vous aurez pour mandat principal la coordination des activités du Gestionnaire. De manière générale, vous le supporterez dans les aspects suivants:

- **Gestion des agendas **:Gérer les agendas du Gestionnaire pour l’aider à bien accomplir ses différents chapeaux, en planifiant et en organisant les réunions, les rendez-vous et les voyages d’affaires. En développant une bonne compréhension de ses différents mandats, vous serez l’allié.e qui contribue à l’atteinte de ses objectifs et différents défis en anticipant les conflits d’horaires et en assurant une gestion efficace du temps.
- **Communication **:Coordonner les communications en effectuant une bonne gestion des appels téléphoniques, des courriels, du courrier et autres correspondances en filtrant et en priorisant les demandes pour assurer une communication fluide et efficace.
- **Préparation des documents **:Préparer et éditer les documents nécessaires, tels que les présentations, les rapports, les notes de service et les documents de réunion, en veillant à leur exactitude, à leur qualité et à leur conformité aux normes de l’entreprise.
- **Gestion des voyages **:En collaboration avec l'agence de voyages, organiser les voyages d’affaires y compris la réservation des billets d’avion, des hôtels et des autres arrangements nécessaires, en assurant une coordination sans faille et en veillant à ce que tous les détails soient pris en compte.
- **Gestion de l’information **:Gérer les informations sensibles et confidentielles en veillant à ce qu’elles soient traitées de manière appropriée et en respectant les politiques de confidentialité de l’entreprise.
- **Coordination interne et externe **:Coordonner les activités internes et externes avec les autres membres de l’équipe de direction, les clients, les partenaires et les autres parties prenantes, en assurant une communication claire et efficace.
- **Soutien administratif**: Fournir un soutien administratif général au Gestionnaire, y compris la gestion des dépenses, la préparation des rapports de dépenses, la tenue de dossiers et autres tâches administratives connexes.

**Prérequis du poste**
- 1. Excellente maîtrise du français, autant à l’oral qu’à l’écrit, et qualité de rédaction supérieure ;
- 2. Très bonne maîtrise de la suite MS Office (Word, PowerPoint, Excel) et des outils informatiques ;
- 3. Grande capacité d’adaptation, d’organisation et de gestions des priorités ;
- 4. Capacité démontrée à anticiper les besoins, à penser plus loin, à planifier et prendre des initiatives ;
- 5. Habiletés de communication et de service à la clientèle et une bonne capacité de mener des vérifications diligentes ;
- 6. Haut niveau d’éthique et capacité à maintenir la confidentialité en tout temps ;
- 7. Grand souci de maintenir l’image et la réputation de la haute direction et de l’organisation.

**Compétences recherchées**

**Formation académique **:Minimum DECsouhaité ouFormation universitaire dans un domaine connexe et toute combinaison d'expérience pertinente en lien avec le poste.

**Expérience professionnelle**:

- Cinq (5) années d’expérience dans un domaine similaire.
- Expérience / connaissance de la dynamique d’un comité de direction en contexte d’OBNL ;
- Expérience / connaissance dans la gestion de calendrier d’Exécutif ;
- Bilinguisme écrit et orale, souci du détail, autonome, organisé.e, rigoureux.euse, esprit d’équipe, créativité, résolution de problème et bon communicateur, sens de l’écoute, attitude positive ;
- Avoir un permis de conduire en règle et être en mesure de se déplacer. Avoir un dossier de conduite satisfaisant. Bénéficier d'un moyen de transport.

**Compétences Personnelles** : Autonomie, rigueur, souci du détail, respect des valeurs d