Adjoint.e Exécutif.ve à La Direction

La Fondation du cancer du sein du Québec est un organisme de bienfaisance créé pour venir en aide aux personnes atteintes de cancer du sein et à leurs proches. Depuis plus de 27 ans, nous finançons la recherche et l'innovation, soutenons les personnes touchées par le cancer du sein et leurs proches, faisons valoir leurs intérêts, et faisons de la santé du sein une priorité, grâce à des initiatives de sensibilisation et d’éducation.

**LE POSTE**

Relevant de la présidente-directrice générale, tu es responsable d’assister la haute direction dans la planification, l’organisation et la coordination de ses activités incluant différents dossiers dont certains stratégiques, la gestion administrative du bureau, l’agenda, la correspondance, etc. Tu assures le soutien administratif.

**TÂCHES ET RESPONSABILITÉS**

**Dossiers de direction générale**
- Préparer l’ordre du jour des réunions des comités, des conseils d’administration et d’autres réunions, ainsi que prendre les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions
- Assurer la liaison avec des organismes externes et le gouvernement à l’égard des dossiers en cours, au besoin
- Effectuer la rédaction de différents documents officiels autant en français qu’en anglais et coordonner la distribution lorsque nécessaire
- Conseiller, soutenir, aider, coordonner et collaborer aux divers projets
- Apporter son aide dans la préparation, rédaction, la vérification, l'édition et le regroupement de documents et de matériel de présentation
- Apporter son aide pour mesurer l’avancement des projets et des tâches assignées à d'autres par la PDG
- Maintenir un niveau de connaissance des projets et de leur statut, et en assurer le suivi au besoin
- Au besoin, soutenir l’équipe de la haute direction dans la réalisation de certaines tâches
- Gérer et tenir à jour le calendrier de la PDG, fixer les rendez-vous et les rencontres, les conférences et les déplacements
- Rédiger des lettres, notes de service, créer des présentations exécutives ou autres documents et procéder à la saisie de diverses données
- Organiser les réunions et les voyages d'affaires en planifiant les itinéraires et l’emploi du temps

**Gestion des opérations**
- Gérer les fonctions supports de l’entreprise nécessaires au bon fonctionnement du bureau et aux lieux de travail (informatique et technologie, téléphonie, assurances, etc.)
- Représenter la direction pour toutes les questions concernant la gestion des biens et les services généraux
- Formation SharePoint, Teams et MS365 aux nouveaux employés de la Fondation
- Répondre adéquatement et de façon autonome aux demandes de renseignements
- Apporter son aide pour mesurer l’avancement des projets et des tâches assignées à d'autres par la PDG

**Gestion des dons majeurs**
- En appui à la PDG, représentation de la Fondation aux dons Equijustice et dons majeurs
- En appui à la PDG, production des documents de sollicitation de dons majeurs
- En appui à la PDG, suivi et fidélisation des donateurs majeurs (reçus pour fin d’impôts, lettres de remerciement, représentation, bilan, etc.)

**COMPÉTENCES ET PROFIL RECHERCHÉS**
- Minimum de 5 ans d'expérience pertinente dans un rôle administratif
- DEC, Baccalauréat, diplôme en affaires ou équivalent
- Expérience de travail dans le milieu philanthropique
- Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) exigée
- Français parlé et écrit impeccable
- Bilingue anglais (parlé et écrit)
- Haut niveau d'éthique et capacité à maintenir la stricte confidentialité en tout temps
- Souplesse, proactivité, enthousiasme et capacité à travailler en d’équipe
- Gestion des priorités et respect des échéanciers parfois serrés
- Excellentes compétences organisationnelles et logistiques
- Avoir le souci du détail

**CONDITIONS D’EMPLOI**
- Poste permanent, à temps plein (35 heures)
- Bureau situé au métro Place-des-Arts
- Belles conditions Assurances collectives, RÉER, congés personnels, PAE (programme d’aide aux employés), politique de télétravail, comité social, comité mieux-être, etc.

**PROCESSUS**

Nous te remercions de ton intérêt pour la fondation. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes sélectionnées pour une rencontre.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Horaire:

- Du Lundi au Vendredi