Coordonnateur(Trice) Administratif(Ive)

**COORDONNATEUR.RICE ADMINISTRATIF.VE**

**SOMMAIRE DU POSTE**:
Reconnue pour la qualité de ses produits et services, la **Société du Vieux-Port de Montréal** (SVPM) gère un vaste site récréotouristique. À travers la mise en valeur du site du Vieux-Port et du Centre des sciences de Montréal, la Société participe activement au développement de la métropole. Un lieu dynamique et diversifié vous attend

À titre de coordonnateur administratif, vous assurez un support administratif à plusieurs directions (Direction ventes et services aux visiteurs, Direction sécurité et mobilité et Direction Centre des sciences) afin de fournir un support aux membres des équipes respectives.

**RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES**:

- Des clients enchantés de l'efficacité de l'accueil et de l'information reçue_
- Accueille les invités des directions ;
- Applique les normes de service à la clientèle établie par la Société ;
- S’assure d’une bonne compréhension des besoins de ses clients, tant internes qu’externes ;
- Répond avec courtoisie et diligence aux demandes internes et externes, par courriel et par téléphone, et ce, de manière la plus autonome possible. Le cas échéant, achemine toute autre communication entrante aux personnes concernées ;
- Discerne toute communication sensible et les achemine aux personnes concernées ;
- Participe aux tables d’accueil lors des événements spéciaux.
- Une coordination efficace des activités des directions_
- Reçoit, traite et assure le suivi des demandes de laisser-passer des produits de la Société pour répondre aux besoins internes et externes et en fonction des normes en vigueur ;
- Assure le suivi des documents soumis pour approbation et/ou signature selon les normes établies. Exemples : contrat, lettre d’entente, facture, etc ;
- Reçoit, répond et assure le suivi et la compilation des plaintes et/ou commentaires reçues des clients selon les normes établies ;
- Organise des rencontres pour les directions et prépare l’ordre du jour, la réservation des locaux et le matériel nécessaire ;
- Met à jour nos renseignements et s’assure du suivi de nos engagements auprès de divers organismes. Exemples : associations sectorielles, organismes gouvernementaux ;
- Gère l’inventaire de fournitures diverses pour les directions et effectue les commandes en fonction des besoins ;
- S’assure du bon fonctionnement des équipements et du bon état des locaux du secteur administratif et, le cas échéant, effectue les demandes de services et en effectue le suivi. Exemples : imprimantes, équipements TI, GMAO ;
- Effectue le tri et le suivi du courrier des directions ;
- Coordonne les besoins pour des activités promotionnelles des directions (salons, congrès, etc.) ;
- Des documents impeccables, accessibles et actualisés_
- Assure la mise à jour des statistiques des directions ;
- Rédige les documents requis en français et en anglais pour les besoins des membres de l’équipe ;
- Effectue, au besoin, la relecture et la mise en page des divers documents des directions afin d’en contrôler la qualité ;
- Classe et archive les documents des directions et tient à jour le système de classement ;
- Assure la confidentialité des informations auxquelles elle a accès.

**EXPÉRIENCES & CONNAISSANCES RECHERCHÉES**:

- Diplôme d’études secondaires complété
- Connaissance de Word, Excel et Power Point dans l’environnement Windows Office
- Français et anglais écrit impeccable (vérifié par un test)
- Anglais oral intermédiaire (vérifié par un test)
- 1 année d’expérience en travail administratif
- 1 année d’expérience en service à la clientèle

**APTITUDES RECHERCHÉES**:

- Orientation client
- Autonomie
- Sens de l’organisation et du suivi
- Habileté de rédaction
- Tact et diplomatie
- Jugement
- Flexibilité
- Habileté interpersonnelle
- Discrétion
- Sens de la collaboration du travail d’équipe
- Tolérance au stress
- Dynamisme

**CONDITIONS DE TRAVAIL PARTICULIÈRES**:

- Environnement de travail dynamique
- Assurances médicales et dentaires avantages payés à 100% par l'employeur
- Participation de l'employeur au REER pour 3,75% du salaire
- 3 semaines de vacances annuelles rémunérées, dès l'embauche
- 10 jours de congé de maladie payées par année
- 5 jours de congé pour obligations personnelles
- Stationnement gratuit sur place (avantage imposable)
- Programme d'aide aux employés offert par l'employeur
- Rabais et avantages chez les différents commerçants sur le site du Vieux-Port
- Type d’emploi : permanent, à temps plein (lundi au vendredi)
- L'emploi du genre masculin a pour but d'alléger le texte et d'en faciliter la lecture._

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : à partir de 17,63$ par heure

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Vie
- Congés de Vacances et Compensatoires
- Programme d'Aide aux Employés
- Programmes de Bien-êt