Adjoint(E) à La Direction de La Qualité, Gestion

Le CIUSSS de l'Est-de l'Île-de-Montréal regroupe l'Hôpital Maisonneuve-Rosemont, l'Hôpital Santa Cabrini, l'Institut universitaire en santé mentale de Montréal, le CHSLD Polonais Marie-Curie-Sklodowska et les CSSS suivants: Lucille-Teasdale, Saint Léonard et Saint-Michel et de la Pointe-de l'Île. Le CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal exploite les missions suivantes: centre hospitalier de soins généraux et spécialisés, centre hospitalier de soins psychiatriques (mission régionale), centre de santé et de services sociaux et centre d'hébergement de soins de longue durée.

**Site web de l’établissement**

**Description**

Personne qui assiste la directrice adjointe de la qualité, gestion des risques et éthique, dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle accomplit des travaux de secrétariat de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction.

Elle est responsable du fonctionnement administratif de la direction adjointe et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle assure le suivi des décisions du directeur auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés.

Elle traite les requêtes acheminées à la directrice adjointe et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle règle des situations problématiques. Elle détermine les actions à poser, informe la directrice adjointe ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi.

Elle est appelée à assister la directrice adjointe dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques.

Elle assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d’améliorer l’organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau.

DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS RELIÉES À LA FONCTION

Sous l’autorité de la directrice adjointe, la personne titulaire du poste assiste celle-ci dans sa gestion opérationnelle. Par ailleurs, elle soutient les chefs de service et la certification dans l’exercice de leurs fonctions selon les besoins identifiés.

.TÂCHES SPÉCIFIQUES
- Filtre les appels téléphoniques de la direction, transmet les messages aux cadres concernés ;
- Reçoit les visiteurs au bureau du directeur ou de la directrice ;
- Répond aux demandes d’information relevant de sa compétence ;
- S’assure du fonctionnement administratif de la direction ;
- Tient à jour l’agenda du directeur ou de la directrice ;
- Assure la liaison entre les différents services de la direction et les autres directions de l’établissement;
- Organise les rencontres, réunions et autres événements (avis de convocation, ordre du jour, réservation de salles, etc.);
- Gère certaines activités administratives;
- Rédige, selon les besoins, des lettres, des communiqués, des rapports, des procès-verbaux, des politiques et procédures, la correspondance administrative ou tout autre document requis par le directeur;
- Organise les rencontres, réunions et autres événements (avis de convocation, ordre du jour, réservation de salles, etc.);
- Coordonne la circulation des documents pertinents aux activités de la direction dans les délais prescrits;
- Révise les documents, les communiqués, les politiques et procédures émis par la direction pour en faire la correction avant publication;
- Rédige certaines pièces de correspondance et en dispose selon les modalités établies;
- Tient à jour les rapports statistiques ainsi que certains indicateurs requis;
- Accomplit toutes autres tâches connexes à la demande de son supérieur immédiat.

**Qualifications**
- Formation académique- Doit détenir un DEP en secrétariat Ou attestation d’études collégiales (AEC) ou diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en secrétariat ou en bureautique.Exigences requises
- Maîtrise de la langue française parlée et écrite (niveau intermédiaire);
- Maîtrise du logiciel Word (niveau intermédiaire);
- Maîtrise du logiciel Excel (niveau intermédiaire);
- Maîtrise du logiciel PowerPoint (niveau débutant);
- Vitesse au clavier 40 mots/minute;
Aptitudes
- Capacité de travailler sous pression avec de nombreux clients;
- Orienté vers le service à la clientèle;
- Capacité de travailler en étroite collaboration avec les collaborateurs hospitaliers et universitaires;
- Capacité d’établir les priorités;
- Autonomie;
- Initiative;
- Jugement;
- Sens de l’organisation;
- Tact;
- Discrétion.

Compétences requises:

- Orientation vers les partenaires
- Orientation vers l’amélioration continue
- Capacité à œuvrer dans un contexte de transformation
- Communication

Au CIUSSS de l’Est de l’Île de Montréal, nous sommes animés par des valeurs organisationnelles qui définissent notre philosophie de gestion et qui encadrent nos actions. Les valeurs qui nous unissent sont la collaboration, le professionnalisme, la qualité des soins et services, la commun