Adjoint(E) Administratif(Ve)

La _Société de services financiers Fonds FMOQ inc.,_ filiale de la Fédération des médecins omnipraticiens du Québec, dont les bureaux sont situés à Montréal, est responsable de l’offre de produits et services financiers à l’ensemble de la communauté médicale québécoise. Afin de supporter son développement, la Société recherche, pour son secteur de Opérations, à son bureau de Montréal un/une:
**ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)**

Relevant de la Coordonnatrice aux Opérations, l’adjoint(e) administratif(ve) a la responsabilité principale de soutenir l’équipe des Opérations et de collaborer à certaines tâches reliées aux activités quotidiennes du bureau ainsi qu’aux événements de la Société. Il/elle a aussi la responsabilité de remplacer la réceptionniste au besoin (pauses, lunch, absences, vacances).

**Les principales responsabilités du poste sont les suivantes**:

- Préparation et rédaction de lettres diverses et en assurer le suivis requis ;
- Coordonner la réimpression de divers documents (cartons facturation, enveloppes, formulaires, etc.)
- Organiser les envois de courrier ou de colis qui nécessitent des firmes de livraisons spécialisées ;
- Effectuer les achats des articles de bureaux auprès de fournisseurs accrédités ;
- Effectuer la gestion des papeteries et des salles de classement ;
- Tenir l’inventaire du matériel marketing à jour; planifier des commandes de papeterie et autres en prévision de nos événements ;
- Participer à la préparation des envois (relevés, cartons des conseillers), s’assurer de la conformité des pièces selon les standards de la Société ;
- Participer à la coordination des événements : gestion des inscriptions aux conférences, appels de confirmation, préparation des pochettes et du matériel (bannières, objets promotionnels) pour les kiosques, conférences, ateliers retraite, etc. ;
- Réaliser des tâches liées à la production du matériel marketing (rendements, classement, etc.), leur mise à jour; coordination de l’impression ;
- Assurer les relations avec le gestionnaire de l’immeuble à Montréal (Cominar) ;
- Communiquer avec les fournisseurs de services (appareils de bureau, téléphonie, cartes d’accès, systèmes d’alarme, clés, stationnement etc.) ;
- Collaborer avec la Coordonnatrice aux opérations dans l’exécution des tâches ponctuelles ;
- Assurer le remplacement de la réceptionniste durant les heures de lunch, vacances et autres absences ;
- Effectuer toute autre tâche connexe.

**Vous êtes la personne qu’on recherche si vous répondez aux critères suivants**:

- Diplôme d'études secondaire ;
- Trois (3) à cinq (5) années d’expérience en soutien administratif ;
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
- Très bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit ;
- Souci du détail, rigueur, minutie, sens de l’organisation et discrétion ;
- Professionnalisme, autonomie et discrétion absolue ;
- Bonne maîtrise de la suite d’Office ;
La Société de services financiers Fonds FMOQ inc_._ offre une rémunération concurrentielle en fonction des qualifications et de l’expérience, ainsi qu’une gamme complète d’avantages sociaux.

Si vous êtes intéressé par cette opportunité, nous vous invitons à transmettre votre curriculum vitae à la Société par courriel.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Congés de Vacances et Compensatoires
- Régime de retraite

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour
- Repos la fin de semaine

Expérience:

- Soutien bureautique: 3 ans (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel