Executive Assistant

**WHAT WE NEED**

We are looking for a dynamic **Executive Assistant** to work closely with our CEO and provide him with the required support and assistance with his day-to-day tasks and projects.

**WHAT YOU WILL BE DOING**
- Provide administrative and operational support to the CEO
- Effectively organize and maintain the personal and business schedule of the CEO
- Ensure optimal calendar management (managing scheduling conflicts, sending invitations, organizing meetings, confirming all appointments, etc.)
- Answer and transfer incoming calls with professionalism and confidence
- Coordinate travel arrangements
- Interact cross-functionally with departments, employees or suppliers in need of meeting with the CEO
- Greet visitors and prepare conference room for meetings
- Provide support during meetings (documentation, tracking follow ups, restaurant reservations, catering orders, etc.)
- Participate in the organization of professional and social events (on occasion) both internally and externally (team building activities, end of year party, etc.)
- General office administrative tasks/support as required

**WHAT WE ARE LOOKING FOR**
- A minimum of 5 years of relevant administrative experience, including prior experience providing support at the executive level
- Superior organizational and time management skills
- Must be proactive and have excellent follow through skills
- Ability to manage highly confidential information and possess solid judgement
- Ability to manage priorities in a fast-paced environment according to their relative importance and urgency
- Ability to anticipate needs and take action proactively
- Excellent oral and written communication skills and attention to detail
- Excellent interpersonal skills
- Proficient use of Microsoft Teams & Office (Word, Excel, Outlook and PowerPoint)
- Bilingualism (English and French), oral and written

**WHAT’S IN IT FOR YOU**
- Competitive base salary
- Comprehensive group insurance plan including medical, dental, life insurance, telemedecine and a wellness spending account
- Education and professional membership reimbursements
- Flexible workweek schedules with work from home flexibility
- Summer holiday hours
- Employee referral program/incentives
- Employee volunteer opportunities
- 3 weeks paid vacation per year

We provide an inclusive and equal opportunity work environment where everyone has opportunities for growth and development. If you are interested in being part of our dynamic team, let’s make it happen. Our commitment to you is that you will be provided with ample challenges and will gain invaluable experience.
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**CE QUE NOUS DÉSIRONS**

Nous recherchons un(e) **Adjoint(e) exécutif(ve) **dynamique pour travailler en étroite collaboration avec notre PDG et lui apporter le soutien et l’assistance nécessaires dans ses tâches et projets quotidiens.

**CE QUE VOUS FEREZ**
- Fournir un soutien administratif et opérationnel au PDG
- Organiser et maintenir efficacement l’agenda personnel et professionnel du PDG
- Assurer une gestion optimale du calendrier (gestion des conflits d’horaires, envoi d’invitations, organisation de réunions, confirmation de rendez-vous, etc.)
- Répondre aux appels entrants et les transférer avec professionnalisme et assurance
- Répondre rapidement aux courriels, aux messages vocaux et aux correspondances écrites
- Coordonner les préparatifs de voyage
- Interagir de manière interfonctionnelle avec les départements, les employés ou les fournisseurs qui ont besoin de rencontrer le PDG
- Accueillir les visiteurs et préparer la salle de conférence pour les réunions
- Fournir un soutien pendant les réunions (documentation, effectuer des suivis, réservations de restaurant, commandes de traiteur, etc.)
- Participer à l’organisation d’événements professionnels et sociaux (à l’occasion) tant à l’interne qu’à l’externe (activités de team building, fête de fin d’année, etc.)
- Tâches administratives générales/support selon les besoins

**CE QUE NOUS RECHERCHONS**
- Un minimum de 5 ans d'expérience administrative pertinente, y compris une expérience préalable de soutien au niveau exécutif
- Compétences supérieures en matière d’organisation et de gestion du temps
- Doit être proactif(ve) et avoir d’excellentes capacités de suivi
- Capacité à gérer des informations hautement confidentielles et à faire preuve de jugement
- Capacité à gérer les priorités dans un environnement au rythme rapide en fonction de leur importance relative et de leur urgence
- Capacité à anticiper les besoins et à agir de manière proactive
- Excellentes aptitudes en communication orale et écrite et souci du détail
- Excellentes aptitudes interpersonnelles
- Maîtrise de Microsoft Teams & Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint)
- Bilinguisme (anglais et français), à l’oral et à l’écrit

**CE QUE VOUS BÉNÉFICIEZ**
- Un salair