Adjoint(e) administratif(ive)

3 days ago

Montreal, Canada Exo Full time

Introduction

Deuxième plus important réseau de transport collectif dans la région métropolitaine de Montréal, exo exploite les services de train, d’autobus et de transport adapté des couronnes nord et sud de Montréal.

Chez exo vous retrouverez une organisation à dimension humaine, tournée vers l’avenir et l’innovation, au service des communautés. Un milieu de travail où, selon la nature de l’emploi, la flexibilité des horaires et le télétravail en mode hybride sont favorisés, facilitant la conciliation travail-vie personnelle.

Travailler chez exo c’est aussi bénéficier d’une foule d’avantages, tels que : carte Opus gratuite, assurances collectives, régime de retraite, vacances généreuses, congés fériés, congés maladie et personnels, programme d’aide aux employés, service gratuit de télémédecine pour vous et votre famille et un club social des plus dynamiques. Faites le saut chez exo

Sous l’autorité du Directeur Principal Exploitation, gestion des actifs, vous aurez la responsabilité d’assurer un soutien en matière de tâches administratives pour ce dernier et assurer la bonne marche des opérations de la direction principale. Vous apporterez également un soutien administratif à l’équipe de gestionnaires sous la direction principale. Vous collaborez avec les adjointes de la direction exécutive exploitation, le tout conformément à la mission et aux valeurs organisationnelles d’exo.


Responsabilités principales
  • Agir comme personne-ressource pour son unité administrative en s’assurant d’avoir une connaissance des dossiers de son unité ;
  • Assurer le suivi de l’agenda et des rencontres du Directeur principal et lui offrir un soutien actif au quotidien ;
  • Assurer un suivi de la boîte courriel du Directeur principal (filtrer et prioriser les messages, répondre à certains courriels de manière autonome) au quotidien ;
  • Organiser les réunions, s’assurer d’avoir les ressources matérielles et informationnelles requises, coordonner les invitations, convoquer les participants et y assister si nécessaire ;
  • Support administratif proactif pour les points passants au CA ;
  • Préparer, assister et prendre note des actions diverses et entreprendre les suivis dans certains comités internes ;
  • Être responsable de la préparation des documents administratifs, dont les réquisitions de main-d’œuvre et les calendriers d’arrivée des employés et stagiaires (y compris pour organiser les rencontres), les demandes de formation, les autorisations de congrès-colloques ou toute autre formalité ;
  • Être responsable du processus lié au mouvement interne de son équipe (arrivée, départ et prolongation) ;
  • Sur demande, rédiger, corriger toute correspondance ou document officiel et assurer le contrôle de la qualité des documents préparés par les personnes de son unité en respectant les normes officielles d’exo et en effectuer l’envoi ;
  • Assurer un rôle clé dans la gestion des équipes sur l’outil Teams ;
  • Assurer un rôle clé dans la gestion des documents de la direction principale pour le dépôt, le classement et la codification dans le système général de classement d’exo (SharePoint) ;
  • Préparer et voir au lancement des demandes d’achat (DOT, DDS, DBS, DMC, DDE) dans SAP et faire le suivi des approbations; faire la réception de factures ;
  • Sur demande, vérification des budgets et mise à jour des rapports mensuels dans SAP ;
  • Apporter un support administratif pour la préparation et le suivi des libérations de retenues, réquisitions de paiement, demandes de facturation, demandes de capitalisation ;
  • Apporter un support administratif et opérationnel dans les divers dossiers qui concernent sa direction principale et/ou les opérations : réviser les documents pour approbation par le Directeur principal, préparer et suivre le tableau des gardes des coordonnateurs, suivi des comptes de dépenses et autres demandes…;
  • Soutenir les autres unités de l’organisation (Finances et Portefeuille de projets) en participant à la rédaction de divers documents (certificats de conformité, rapports de clôture et autres…);
  • Être responsable de la conciliation bancaire des cartes de crédit liées à sa direction principale;
  • Prendre connaissance du courrier destiné à son unité et en assurer la remise aux personnes concernées.

La liste des responsabilités et tâches énumérées précédemment est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des responsabilités et tâches susceptibles d’être effectuées par le titulaire du poste.

Exigences normales du poste

Scolarité

  • Diplôme d’études collégiales en bureautique ou dans un domaine connexe.

Expérience

  • Minimum de 5 années d’expérience pertinente.

Compétences et aptitudes

  • Posséder de bonnes compétences pour les nouvelles technologies en bureautique ;
  • Posséder des aptitudes pour le travail d’équipe, les relations interpersonnelles et avoir un bon sens du jugement ;
  • Démontrer un niveau élevé d’autonomie, une excellente maîtrise à gérer plusieurs dossiers à la fois et à établir des priorités ;
  • Détenir une excellente capacité de rédaction et une connaissance approfondie du français et des règles de traitement des correspondances ;
  • Faire preuve de proactivité, d’organisation, d’initiative, de rigueur et de discrétion ;
  • Avoir une connaissance approfondie de la suite Microsoft Office 365 et maîtriser l’application SharePoint à un niveau intermédiaire ;
  • Posséder une connaissance du système SAP constitue un atout ;
  • Avoir une très bonne maîtrise de français tant à l’oral et à l’écrit ;
  • Avoir une compréhension de l’anglais constitue un atout.
Conditions de travail

Période d’emploi et horaire

Emploi régulier à temps plein, soit 37.5 heures par semaine, en mode hybride.

Lieu

Siège social, 1001 boulevard Robert-Bourassa, 26e étage, Montréal, Québec, H3B 4L4.


Le masculin est utilisé de façon générique afin d’alléger le texte. Seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des candidatures seront contactées.

Domaine d'activité: Administration et service à la clientèle Direction exécutive: Exploitation Statut d'emploi: Permanent Horaire de travail: Temps plein Type de lieu de travail: Hybride

  • Adjoint(e) administratif(ive)

    2 days ago

    Montreal, Canada Manoir Sainte-Geneviève Full time

    Description du poste Adjointe administrative RH Résidence pour aînés avec soins Notre devise : « Exceller dans les soins pour accompagner la personne à travers les phases de sa vie » Souhaitez-vous rejoindre une organisation exceptionnelle, professionnelle et offrant un climat de travail respectueux ? Joignez-vous à la grande équipe du Groupe...

  • Adjoint administratif/Adjointe administratif

    4 weeks ago

    Montreal, Canada Alan Allman Associates Full time

    Adjointe AdministrativeTa vie chez Alan Allman AssociatesBienvenue à bord d’un écosystème international, en pleine croissance, et où tu peux prendre part à la cocréation du futur d’Alan Allman Associates. Alan Allman Associates, c’est la force d’une grande équipe participant activement à la réussite de ses cabinets et où tous...

  • Adjoint(e) administratif(ve)

    2 weeks ago

    Montreal, Canada Thomson Tremblay inc. Full time

    Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) hautement organisé(e) et soucieux(se) du détail pour rejoindre notre équipe. Le(la) candidat(e) idéal(e) aura de l'expérience en administration de bureau dans le secteur immobilier et possédera d'excellentes compétences en communication et en organisation. En tant qu'adjoint(e) administratif(ve),...

  • Adjoint(e) administratif(ve)

    2 weeks ago

    Montreal, Canada Thomson Tremblay inc. Full time

    Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) hautement organisé(e) et soucieux(se) du détail pour rejoindre notre équipe. Le(la) candidat(e) idéal(e) aura de l'expérience en administration de bureau dans le secteur immobilier et possédera d'excellentes compétences en communication et en organisation. En tant qu'adjoint(e) administratif(ve),...

  • Adjoint(e) administratif(ve)

    2 weeks ago

    Montreal, Canada Thomson Tremblay inc. Full time

    Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) hautement organisé(e) et soucieux(se) du détail pour rejoindre notre équipe. Le(la) candidat(e) idéal(e) aura de l'expérience en administration de bureau dans le secteur immobilier et possédera d'excellentes compétences en communication et en organisation. En tant qu'adjoint(e) administratif(ve),...

  • Adjoint(e) Exécutif(ve)

    3 weeks ago

    Montreal, Canada AWL-E Full time

    L’entreprise est en pleine croissance et nous recherchons une adjoint(e) exécutif(ve) organisée et proactive pour soutenir notre équipe dans les domaines de financement non dilutif, administratifs et structurels.Description Générale: En tant qu'adjoint(e) exécutif(ve) chez AWL-Électricité, vous occuperez un rôle essentiel dans la gestion...

  • Adjoint(e) administratif(ve)

    2 weeks ago

    Montreal, Canada Thomson Tremblay inc. Full time

    Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) hautement organisé(e) et soucieux(se) du détail pour rejoindre notre équipe. Le(la) candidat(e) idéal(e) aura de l'expérience en administration de bureau dans le secteur immobilier et possédera d'excellentes compétences en communication et en organisation. En tant qu'adjoint(e) administratif(ve),...

  • Adjoint administratif/Adjointe administratif

    1 month ago

    Montreal, Quebec, Québec, Canada Alan Allman Associates Full time

    Adjointe AdministrativeTa vie chez Alan Allman AssociatesBienvenue à bord d’un écosystème international, en pleine croissance, et où tu peux prendre part à la cocréation du futur d’Alan Allman Associates. Alan Allman Associates, c’est la force d’une grande équipe participant activement à la réussite de ses cabinets et où tous...

  • Réceptionniste / Adjoint(e) administratif(ive)

    7 days ago

    Montreal, Canada Quantum Management Services Ltd. Full time

    Poste : réceptionniste / adjoint(e) administratif(ve)Lieu de travail : Centre-ville de Montréal Salaire : 50 k$ à 60 k$ (basé sur l'expérience)Type de poste : permanentVous êtes à la recherche d'un milieu de travail où vous vous sentez chez vous, où vous faites partie d'une équipe soudée qui se soutient et s'apprécie mutuellement ? Vous vous...

  • Réceptionniste / Adjoint(e) administratif(ive)

    7 days ago

    Montreal, Canada Quantum Management Services Ltd. Full time

    Poste : réceptionniste / adjoint(e) administratif(ve)Lieu de travail : Centre-ville de Montréal Salaire : 50 k$ à 60 k$ (basé sur l'expérience)Type de poste : permanentVous êtes à la recherche d'un milieu de travail où vous vous sentez chez vous, où vous faites partie d'une équipe soudée qui se soutient et s'apprécie mutuellement ? Vous vous...

  • Adjoint(e) administratif(ive)

    5 days ago

    Montreal, Canada exo – Réseau de transport métropolitain Full time

    Introduction Deuxième plus important réseau de transport collectif dans la région métropolitaine de Montréal, exo exploite les services de train, d’autobus et de transport adapté des couronnes nord et sud de Montréal. Chez exo vous retrouverez une organisation à dimension humaine, tournée vers l’avenir et l’innovation, au service des...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve)

    6 months ago

    Greater Montreal Area, Canada GROUPE HELIOS Full time

    **Statut du poste**: Permanent temps plein **Type de poste**: Temps plein **Titre du poste**: ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE) **Description**: **GROUPE HELIOS** offre depuis 1981 des services de qualité en gestion d'installations et de services pour des clients des secteurs municipal, institutionnel, commercial et industriel. Les activités du GROUPE HELIOS...

  • Adjoint(e) administratif(ive)

    2 months ago

    Montreal, Canada Métier Plus Full time

    Nous sommes une entreprise dans le secteur de l’immobilier. Pour nous, le secret pour réussir est de prendre le temps d’écouter, d’accompagner et de créer un lien de confiance avec notre clientèle. C’est aussi par notre professionnalisme, notre dynamisme et notre constante quête d’avancement que nous avons réussi à bâtir une réputation...

  • Adjoint(e) administratif(ive)

    4 weeks ago

    Montreal, Canada Métier Plus Full time

    Nous sommes une entreprise dans le secteur de l’immobilier. Pour nous, le secret pour réussir est de prendre le temps d’écouter, d’accompagner et de créer un lien de confiance avec notre clientèle. C’est aussi par notre professionnalisme, notre dynamisme et notre constante quête d’avancement que nous avons réussi à bâtir une réputation...

  • Adjoint(e) administratif(ive)

    3 months ago

    Montreal, Canada Métier Plus Full time

    Nous sommes une entreprise dans le secteur de l’immobilier. Pour nous, le secret pour réussir est de prendre le temps d’écouter, d’accompagner et de créer un lien de confiance avec notre clientèle. C’est aussi par notre professionnalisme, notre dynamisme et notre constante quête d’avancement que nous avons réussi à bâtir une réputation...

  • Adjoint(e) administratif(ive)

    3 months ago

    Montreal, Canada Métier Plus Full time

    Nous sommes une entreprise dans le secteur de l’immobilier. Pour nous, le secret pour réussir est de prendre le temps d’écouter, d’accompagner et de créer un lien de confiance avec notre clientèle. C’est aussi par notre professionnalisme, notre dynamisme et notre constante quête d’avancement que nous avons réussi à bâtir une réputation...

  • Adjoint administratif/Adjointe administrative

    1 month ago

    Montreal, Canada Alan Allman Associates Full time

    Bienvenue à Alan Allman Associates, une entreprise en pleine croissance qui recherche un(e) adjoint(e) administratif(ive) motivé(e) pour rejoindre notre équipe à Montréal.Vous êtes à la recherche d'un nouveau défi qui vous permettra d'utiliser vos compétences en administration et en logistique pour soutenir notre équipe dans ses activités...

  • Adjoint(e) administratif(ive)

    6 months ago

    Montreal, Canada AtkinsRéalis Full time

    Job Description Adjoint(e) administratif(ive) – Prolongement de la ligne bleue AtkinsRéalis, en collaboration avec ses partenaires, est fière d’avoir gagné le projet du prolongement de la ligne bleue du métro de Montréal, estimé à plus de 2.6 milliards de dollars. Ce prolongement s’étendra sur une longueur de tunnel d’environ 5,8...

  • Adjoint(e) administratif(ive)

    4 weeks ago

    Montreal, Canada exo – Réseau de transport métropolitain Full time

    IntroductionDeuxième plus important réseau de transport collectif dans la région métropolitaine de Montréal, exo exploite les services de train, d’autobus et de transport adapté des couronnes nord et sud de Montréal. Chez exo vous retrouverez une organisation à dimension humaine, tournée vers l’avenir et l’innovation, au service des...

  • Adjoint(e) administratif(ive)

    4 weeks ago

    Montreal, Canada exo – Réseau de transport métropolitain Full time

    Introduction Deuxième plus important réseau de transport collectif dans la région métropolitaine de Montréal, exo exploite les services de train, d’autobus et de transport adapté des couronnes nord et sud de Montréal. Chez exo vous retrouverez une organisation à dimension humaine, tournée vers l’avenir et l’innovation, au service des...