Administrative Assistante

3 weeks ago

Québec, Canada AECOM Full time

Company Description
**Work with Us. Change the World.**

At AECOM, we're delivering a better world. Whether improving your commute, keeping the lights on, providing access to clean water, or transforming skylines, our work helps people and communities thrive. We are the world's trusted infrastructure consulting firm, partnering with clients to solve the world’s most complex challenges and build legacies for future generations.

There has never been a better time to be at AECOM. With accelerating infrastructure investment worldwide, our services are in great demand. We invite you to bring your bold ideas and big dreams and become part of a global team of nearly 50,000 planners, designers, engineers, scientists, digital innovators, program and construction managers and other professionals delivering projects that create a positive and tangible impact around the world.

We're one global team driven by our common purpose to deliver a better world. Join us.

**Job Description**:
The responsibilities of this position providing administrative support to Project Managers, Engineers and Designers including, but not limited to, the following:

- Word processing / preparation of documents including engineering specifications, shop drawings, technical reports, PowerPoint presentations, contracts, and letters as required.
- Providing project management assistance to Project Managers, including but not limited to the review, approval and coding of Subconsultant / Subcontractor invoices, reviews of project and supporting documentation for invoicing, set-up and tracking of proposal and projects in AECOM’s project management system.
- Leading projects through AECOM’s Quality Management System and ensuring documentation of quality control tasks completed by project teams is compliant with AECOM’s Policies and Procedures.
- File management, both hard copy and electronic, on both servers and through ‘cloud-based’ programs such as SharePoint and ProjectWise.
- Coordinating of Department-level and project meetings, taking minutes and preparing slide-decks for meetings.
- Preparing components of and coordinating proposal submissions to prospective Clients.
- Assisting in the on-boarding of new staff for the Water Department.
- Health and safety coordination for the Whitby Water contingent of staff.
- Providing office facilities support as required (i.e. front-office reception coverage, organizing office-level supplies, assisting in the resolution of office-level administrative initiatives)

**Qualifications**

**Minimum Requirements**:

- Relevant degree or Diploma/Certificate + 2 years of related administrative experience
- Proficiency - Advanced use of Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc)
- Working knowledge of computerized project management software
- Ability to work overtime as required

**Preferred Qualifications**:

- Degree or Diploma in Administration, Project Management or related field
- Previous experience in the consulting industry (engineering or architectural) would be an asset
- Excellent communication skills
- Exceptional organizational, time-management, and strong attention to detail skills
- Ability to self-manage assignments from start to finish with mínimal oversight
- Ability to handle stressful situations with professionalism and calm composure
- Committed to providing exceptional client service, both internal and external
- Able to interact professionally with all levels of business personnel and build strong working relationships

**Qualifications**:
**Minimum Requirements**:

- Relevant degree or Diploma/Certificate + 2 years of related administrative experience
- Proficiency - Advanced use of Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc)
- Working knowledge of computerized project management software
- Ability to work overtime as required

**Preferred Qualifications**:

- Degree or Diploma in Administration, Project Management or related field
- Previous experience in the consulting industry (engineering or architectural) would be an asset
- Excellent communication skills
- Exceptional organizational, time-management, and strong attention to detail skills
- Ability to self-manage assignments from start to finish with mínimal oversight
- Ability to handle stressful situations with professionalism and calm composure
- Committed to providing exceptional client service, both internal and external
- Able to interact professionally with all levels of business personnel and build strong working relationships

Additional Information
- Sponsorship for Canadian employment authorization is not available for this position.
- The rate of compensation provided in New Brunswick will be determined according to an individual's educational background, qualifications, professional experience, and the specific work location. The salary range for this position falls between 38 557$ and 65 547.00$.

**About AECOM**

AECOM is the world’s trusted infrastructure consulting firm, de

  • Assistante Administrative, Assistant Administratif

    1 month ago

    Québec, Canada Université du Québec à Montréal Full time

    **EMPLOI PROVISOIRE (6 MOIS AVEC PROLONGATION) SYNDIQUÉ ! À QUI LA CHANCE?** Titre du poste : Assistante administrative, assistant administratif (SBZ01) Unité organisationnelle | Secteur de travail : Faculté des arts | Département de musique Groupe d'emploi : Technique Numéro du poste : Mandat temporaire pour une durée de 6 mois avec possibilité de...

  • Réceptionniste Et Assistante

    4 weeks ago

    Québec, Canada Clinique Podiatrique Saint-Nicolas & Clinique Chiropratique des Ponts (même établissement) Full time

    Nous embauchons! Nous sommes une clinique de médecine podiatrique et de chiropratique. Nous sommes 4 professionnels de la santé. Nous sommes à la recherche d'une réceptionniste /assistante afin de se joindre à nous. **Horaire**: Poste de jour entre 09h00 et 16h45 du lundi au jeudi et vendredi entre 08h00 et 15h00. - Accueillir les patients et les...

  • Assistante Administrative Junior Au Recrutement

    4 weeks ago

    Québec, Canada Procom Full time

    **Company Overview** **L’entreprise**: Notre entreprise connaît la réussite en raison de notre fiabilité. Nos clients ont confiance en nous, et nous déployons de grands efforts pour mériter cette confiance en communiquant des perspectives utiles et en mettant l’accent sur la transparence. Grâce à nos partenariats, nous sommes maintenant reconnus...

  • Assistante, Assistant de Direction

    7 days ago

    Québec, Canada Université du Québec à Montréal Full time

    Titre du poste : Assistante, assistant de direction (NBN31) Secteur de travail | Unité organisationnelle : Service du développement organisationnel (6356) Groupe d'emploi : Soutien administratif Numéro du poste : A576 Statut : Régulier temps complet Horaire : Régulier 35 heures / semaine Pavillon : D : Athanase-David **EXIGENCES NORMALES**: Scolarité...

  • Assistante de Conseiller en Placements

    4 days ago

    Québec, Canada Patrimoine Manuvie - Diligence Gestion de Patrimoine Full time

    **Description du Poste :** Nous recherchons actuellement une assistante de conseiller en placements hautement qualifiée pour rejoindre notre équipe dynamique. Le candidat retenu travaillera en étroite collaboration avec notre conseiller en placements pour offrir un service exceptionnel à notre clientèle haut de gamme. Ce poste offre une opportunité...

  • Assistante de Conseiller en Placements

    4 days ago

    Québec, Canada Patrimoine Manuvie - Diligence Gestion de Patrimoine Full time

    **Description du Poste :** Nous recherchons actuellement une assistante de conseiller en placements hautement qualifiée pour rejoindre notre équipe dynamique. Le candidat retenu travaillera en étroite collaboration avec notre conseiller en placements pour offrir un service exceptionnel à notre clientèle haut de gamme. Ce poste offre une opportunité...

  • Assistante de Conseiller en Placements

    4 days ago

    Québec, Canada Patrimoine Manuvie - Diligence Gestion de Patrimoine Full time

    **Description du Poste :**Nous recherchons actuellement une assistante de conseiller en placements hautement qualifiée pour rejoindre notre équipe dynamique. Le candidat retenu travaillera en étroite collaboration avec notre conseiller en placements pour offrir un service exceptionnel à notre clientèle haut de gamme. Ce poste offre une opportunité...

  • Assistante de Conseiller en Placements

    5 days ago

    Québec, Canada Patrimoine Manuvie - Diligence Gestion de Patrimoine Full time

    **Description du Poste :**Nous recherchons actuellement une assistante de conseiller en placements hautement qualifiée pour rejoindre notre équipe dynamique. Le candidat retenu travaillera en étroite collaboration avec notre conseiller en placements pour offrir un service exceptionnel à notre clientèle haut de gamme. Ce poste offre une opportunité...

  • Adjointe administrative experte avec QUICKBOOKS

    4 weeks ago

    Québec City, Canada TEHORA Full time

    Nous recherchons une adjointe administrative hors pair pour supporter la croissance de notre entreprise.Tâches principalesPréparer et surveiller les factures Rédiger, réviser et relire des documents (correspondance, factures, présentations, brochures, rapports). Garder à jour la tenue de livre dans le logiciel de comptabilité Quickbooks Coordonner la...

  • Assistant(E) Administrative en Clinique

    4 weeks ago

    Québec, Canada Groupe Forget, Audioprothésistes Full time

    **Le Groupe Forget, Audioprothésistes **est le plus grand réseau en correction auditive au Québec comptant aujourd’hui plus de **90 cliniques à travers la province.** Nous sommes actuellement à la recherche d’un **Assistant(e) administrative en clinique / agente administrative **afin de faire partie de l’équipe supportant le personnel régulier...

  • Réceptionniste de Soir

    1 month ago

    Québec, Canada Clinique Podiatrique Saint-Nicolas & Clinique Chiropratique des Ponts (même établissement) Full time

    Nous sommes une clinique de médecine podiatrique et de chiropratique. Nous sommes 4 professionnels de la santé. Nous sommes à la recherche d'une assistante de soir afin de combler le poste de **16h45 jusqu'à 20h00, et ce, de 1 à 2 jour(s) / semaine.** - Accueillir les patients et les diriger vers les bonnes salles d'examen - Faire la facturation -...

  • Coordonnatrice Aux Opérations en Clinique

    1 month ago

    Québec, Canada Groupe Forget, Audioprothésistes Full time

    **Le Groupe Forget, Audioprothésistes **est le plus grand réseau en correction auditive au Québec comptant aujourd’hui plus de **90 cliniques à travers la province.** Nous sommes actuellement à la recherche d’un **Coordonnatrice aux opérations en clinique **afin de faire partie de l’équipe supportant le personnel régulier en clinique situé à...

  • Assistant juridique/Assistante juridique

    2 weeks ago

    Québec, Canada 247 Expertise en soins de santé Full time

    Vous êtes passionné.e par le domaine juridique et vous souhaitez mettre votre talent au service d'une entreprise en plein essor ? Nous avons une opportunité excitante pour vous !Nous recherchons activement un.e Assistant.e / Technicien.ne juridique pour rejoindre une équipe exceptionnelle. Si vous êtes organisé.e, rigoureux.se et que vous avez une...

  • Assistant juridique/Assistante juridique

    2 weeks ago

    Québec, Canada 247 Expertise en soins de santé Full time

    Vous êtes passionné.e par le domaine juridique et vous souhaitez mettre votre talent au service d'une entreprise en plein essor ? Nous avons une opportunité excitante pour vous ! Nous recherchons activement un.e Assistant.e / Technicien.ne juridique pour rejoindre une équipe exceptionnelle. Si vous êtes organisé.e, rigoureux.se et que vous avez une...

  • Assistant juridique/Assistante juridique

    2 weeks ago

    Québec, Canada 247 Expertise en soins de santé Full time

    Vous êtes passionné.e par le domaine juridique et vous souhaitez mettre votre talent au service d'une entreprise en plein essor ? Nous avons une opportunité excitante pour vous ! Nous recherchons activement un.e Assistant.e / Technicien.ne juridique pour rejoindre une équipe exceptionnelle. Si vous êtes organisé.e, rigoureux.se et que vous avez une...

  • Assistant juridique/Assistante juridique

    2 weeks ago

    Québec, Canada 247 Expertise en soins de santé Full time

    Vous êtes passionné.e par le domaine juridique et vous souhaitez mettre votre talent au service d'une entreprise en plein essor ? Nous avons une opportunité excitante pour vous ! Nous recherchons activement un.e Assistant.e / Technicien.ne juridique pour rejoindre une équipe exceptionnelle. Si vous êtes organisé.e, rigoureux.se et que vous avez une...

  • Assistant juridique/Assistante juridique

    2 weeks ago

    Québec, Canada 247 Expertise en soins de santé Full time

    Vous êtes passionné.e par le domaine juridique et vous souhaitez mettre votre talent au service d'une entreprise en plein essor ? Nous avons une opportunité excitante pour vous ! 🔍 Nous recherchons activement un.e Assistant.e / Technicien.ne juridique pour rejoindre une équipe exceptionnelle. Si vous êtes organisé.e, rigoureux.se et que vous avez...

  • Assistant juridique/Assistante juridique

    6 days ago

    Québec, Canada 247 Expertise en soins de santé Full time

    Vous êtes passionné.e par le domaine juridique et vous souhaitez mettre votre talent au service d'une entreprise en plein essor ? Nous avons une opportunité excitante pour vous ! ???? Nous recherchons activement un.e Assistant.e / Technicien.ne juridique pour rejoindre une équipe exceptionnelle. Si vous êtes organisé.e, rigoureux.se et que vous avez...

  • Assistant juridique/Assistante juridique

    2 weeks ago

    Québec, Canada 247 Expertise en soins de santé Full time

    Vous êtes passionné.e par le domaine juridique et vous souhaitez mettre votre talent au service d'une entreprise en plein essor ? Nous avons une opportunité excitante pour vous ! 🔍 Nous recherchons activement un.e Assistant.e / Technicien.ne juridique pour rejoindre une équipe exceptionnelle. Si vous êtes organisé.e, rigoureux.se et que vous avez...

  • Assistante Événementielle et Administrative- Ville de Québec

    2 weeks ago

    Québec City, Canada Drake International Full time

    Dans un environnement professionnel dynamique, l'adjoint(e) administratif(ve) joue un rôle crucial en fournissant un soutien complet dans la gestion administrative et logistique des événements. En étroite collaboration avec le directeur du secteur, cette personne assure une organisation efficace des activités, tout en garantissant la confidentialité et...