Adjoint(E) Administratif(Ve) Gouvernance Envisage

3 weeks ago

Montréal, Canada Innovitech Full time

**SOMMAIRE DU POSTE**

Relevant de la vice-présidente MEDTEQ+ et directrice exécutive envisAGE la personne occupant le poste d’adjoint.e administratif.ve accorde un soutien administratif aux activités du consortium MEDTEQ+, en particulier au programme envisAGE.

Le (La) adjoint.e administatif.ve assure spécifiquement la gestion de la gouvernance en apportant un soutien complet aux activités des comités de l’initiative envisAGE. Le (La) adjoint.e administratif.ve mobilise efficacement le personnel d’envisAGE et les membres de la gouvernance afin d'assurer le bon fonctionnement des fonctions des comités, notamment les Comité de Direction, Comité de Sélection des projets, Comité Consultatif de l’écosystème, Comité de Finance et Risques, et le Comité de Aînés et des Proches aidants.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**

**Gestion de l’ensemble des processus de gouvernance**:

- Assister à la gestion des calendriers et à l’organisation des réunions en fonction des priorités;
- Confirmer les points de l'ordre du jour dans les réunions et gérer les communications internes afin d'assurer la préparation.

**Organiser les différents comités de gouvernance, veiller à la bonne gouvernance de l’ensemble de l’initiative envisAGE et collaborer à maintenir une concordance avec la gouvernance du consortium MEDTEQ+**:

- Préparer le calendrier annuel de gouvernance;
- Planifier et organiser les réunions des comités, y compris les réunions préalables de préparation;
- Préparer et envoyer la documentation appropriée aux membres de chaque comité;
- Assurer l’envoi de la correspondance aux membres des différents comités;
- Veiller à l’engagement des membres de la gouvernance;
- Gérer la tenue des comités (suivi du quorum et de l’ordre du jour, prise de notes, liaison téléphonique avec les membres présents par téléphone, visionnement des documents);
- Assurer la documentation et le suivi des conflits d’intérêts identifiés et potentiels dans le cadre des activités d’envisAGE et de sa gouvernance, selon la procédure de conflit d'intérêts mise en place pour les comités;
- Coordonner efficacement la logistique des réunions des comités et rédiger les procès-verbaux afin de s'assurer qu'elles se déroulent conformément aux normes de gouvernance en vigueur;
- Coordonner avec l'équipe de direction et d'autres membres du personnel pour veiller à ce que la préparation des réunions et les mesures à prendre après les réunions soient achevées dans les délais impartis;
- Offrir un soutien au recrutement d'experts pour l’évaluation des projets;
- Assister la directrice exécutive dans le suivi du recrutement de nouveaux membres de la gouvernance;
- Analyser les données pour présentation aux membres;
- Assurer la gestion de la documentation sur les méthodes et les procédures pour toutes les activités de gouvernance de l’initiative envisAGE;
- Rédiger les lettres, comptes-rendus et divers documents.

**Rôle de soutien administratif à la Directrice exécutive envisAGE de MEDTEQ+**:

- Coordination de l’information;
- Gestion de calendriers;
- Gestion des réunions internes;
- Assister à certaines rencontres et rédiger les comptes-rendus;
- Assurer la mise en page et la révision linguistique des documents devant être mis en circulation;
- Assurer la gestion documentaire, dont le classement et la saisie des données;
- Gérer la base de données des contacts et partenaires de l’initiative envisAGE;
- Participer à la préparation et à la diffusion des communications stratégiques : rapports annuels, communiqués, lettres ouvertes, discours, plan de communication
- Participer à la gestion du compte et de la publication de la VP pour les médias sociaux.

**Projets ad hoc selon les besoins et autres tâches assignées**

**EXPÉRIENCE PERTINENTE**
- Posséder de trois à cinq ans d’expérience en gestion administrative et/ou dans un poste similaire.
- Expérience et/ou connaissance en préparation de conseils d’administration (un atout)

**FORMATION**
- Diplôme d’études collégiales en bureautique ou formation universitaire en administration, ou toute autre formation jugée pertinente jumelée à une expérience de travail en administration.
- Formation en gouvernance (un atout)

**CONNAISSANCES PERTINENTES**
- Connaissance de la suite Office et surtout Outlook, OneNote, Teams, Excel.
- Excellente capacité rédactionnelle en français et en anglais

**HABILETÉS REQUISES**
- Capacité à mener **plusieurs dossiers en parallèle** et à respecter des échéanciers serrés ;
- Approche rigoureuse et efficace;
- **Capacité d'adaptation et autonomie;**:

- **Bilinguisme français/anglais parlé et écrit** (essentiel : doit communiquer avec des collègues, clients, parties prenantes unilingues anglophones);
- Sens du travail en équipe et de l’autonomie;
**Date d’entrée en fonction** : immédiate

**CONDITIONS DE TRAVAIL**

Inn

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