Adjointe Administrative ou Adjoint Administratif
2 months ago
Type d’emploi:
Employé
Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée):
N/A
Famille d’emplois:
Soutien administratif
Nombre de postes à pourvoir:
1
Faculté/Service - Département:
Administration, Département de mathématiques et statistique
Campus:
Campus principal
Affiliation syndicale:
PSUO
Date d’affichage:
July 20, 2023
Date de clôture:
July 31, 2023
Heures par semaine:
35
Classe salariale:
PSUO, classe 07
Échelle salariale:
$55,245.00 - $69,783.00
Au sujet de la Faculté des sciences:
Nous sommes devenus un véritable centre d'excellence, reconnu au Canada et à l'étranger pour nos prouesses en enseignement et dans nos laboratoires, où nos chercheurs s'attaquent à certaines des questions scientifiques les plus importantes et les plus pertinentes de notre époque. Notre passé est un témoignage de notre passion, tout comme le sera notre avenir. En ferez-vous partie?
Raison d'être du poste
Relevant de l'Agente responsable, Soutien administratif, la personne titulaire va fournir un soutien administratif au directeur de département au sein d’une faculté pour assurer le bon fonctionnement du bureau et appuyer la mise en œuvre des activités et des projets. Assurer le service à la clientèle de première ligne, notamment accueillir, renseigner et rediriger les clients internes et externes. Fournir un appui aux opérations scolaires et aux activités de recrutement du personnel enseignant du département tout en respectant les procédures et règlements de l’Université.
Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:
- Recrutement du personnel enseignant : Coordonner la logistique relative aux processus d’embauche du personnel enseignant notamment, l’affichage, la sélection, les entrevues et l’intégration des nouveaux employés afin de soutenir les besoins opérationnels du département.
- Opérations scolaires : Effectuer une variété de tâches pour soutenir les opérations scolaires du département. À cette fin, coordonner le processus de gestion des horaires de cours et d’examens afin d’éviter les conflits dans les programmes conjoints; coordonner et contrôler l'allocation des salles de cours en fonction des projections d’inscriptions (contingentements, etc.), des besoins des professeurs et en lien avec les règlements de l’Université; coordonner les commandes des manuels de cours afin de s’assurer qu’ils arrivent à temps et en nombre suffisant.
- Rédaction administrative : Rédiger, réviser des documents à partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative au nom du directeur. Assister aux réunions de la direction pour prendre des minutes et rédiger les procès-verbaux afin d’assurer les suivis des décisions prises. Préparer des présentations, des brochures, des publications et autres documents connexes à partir de notes manuscrites pour appuyer le directeur.
- Service à la clientèle : Accueillir, informer et rediriger les personnes de l’interne et de l’externe au nom du directeur. Recevoir et filtrer la correspondance et les appels téléphoniques adressés au directeur, en juger la pertinence et l’urgence pour assurer les suivis et impliquer le directeur lorsque nécessaire. Agir à titre de personne ressource auprès des personnes de l’interne et de l’externe en ce qui concerne les demandes de renseignements touchant les programmes, procédures et règlements du département afin d’en assurer la compréhension.
- Gestion de dossiers : Établir et maintenir un système efficace de classement pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Coordonner l’archivage des dossiers. Maintenir un système de rappel pour les dossiers nécessitant un suivi.
Ce que vous apportez:
- Formation postsecondaire en administration et bureautique ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
- Au moins deux (2) années d’expérience manifestées dans un rôle semblable.
- Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.
- Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.
- Connaissance des structures de l’Université, de la Faculté et ses programmes d’études et les règlements scolaires serait un atout.
- Expérience dans la rédaction administrative bilingue.
- Expérience de la production de rapports.
- Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.
- Initiative, autonomie et jugement.
- Sens de l’organisation.
- Bilinguisme - français et anglais (expression orale et écrite).
LI-Onsite
Compétences clés à l’Université d’Ottawa:
Voici les compétences exigées de tous les membres d
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