Adjointe Administrative/administrative Assistant

3 weeks ago

Ottawa, Canada OFFICE MUNICIPAL D'HABITATION DES PAYS D'EN HAUT Full time

**ADJOINTE ADMINISTRATIVE.**

**NATURE DE L'EMPLOI**

Sous la supervision de la directrice générale, le rôle principal du titulaire consiste à alléger le travail de la directrice par la prise en charge et la résolution de problèmes complexes de nature administrative ou opérationnels et d’offrir un service à la clientèle exceptionnel dans la préparation de la correspondance et des documents légaux. Il participe à la coordination des activités et dossiers de l’Office. Il assure également le support administratif, clérical et bureautique de l’Office et est appelé à exécuter les tâches et activités caractéristiques de secrétariat. Le titulaire du poste doit être professionnel, avoir un sens élevé de la discrétion et avoir une bonne connaissance de la réglementation en matière de logements abordables.

**CONDITIONS D’EMPLOI**

Salaire : Entre 18$/h et 24$/h selon expérience.

Horaires : 35h/sem.

Période : dès que possible.

Durée : Temporaire un (1) an renouvelable.

LIEU DE TRAVAIL : 800 rue Blondin, Ste-Adèle (QC) J8B 2R1

Possibilité de télétravail une (1) journée par semaine.

**ADMISSIBILITÉ**

Formation : Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureau.

Expérience : Deux (2) années d’expérience à un poste comparable.
Quatre (4) années d'expérience pertinente (niveau de secrétaire administrative).

Équivalences : Secondaire V général (DES) et une formation complémentaire en secrétariat ou bureautique et six (6) années d’expérience pertinente (niveau de secrétaire administrative)

ou

Secondaire V professionnel (DEP) en techniques de secrétariat et six (6) années d’expérience pertinente (niveau de secrétaire administrative)

**DIVERS**

**Connaissances générales minimum requises**:
Excellente connaissance du français parlé et écrit, aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles, bon sens de l'organisation et de la planification.

Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques.

**TÂCHES ET RESPONSABILITÉS**:
**VOLET ADMINISTRATIF**
- Assiste et supporte au quotidien son supérieur dans l'ensemble de ses fonctions et assure l’exécution, en son absence, de ses demandes et/ou mandats.
- Voit à la gestion de problèmes quotidiens ne nécessitant pas l’intervention de la directrice générale et à la saisie des demandes de logements et renouvellement de baux.
- Aide à la préparation des dossiers pour le comité de sélection.
- Participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein du secteur et suggère des méthodes de fonctionnement.
- Effectue la gestion d’agenda du supérieur selon les priorités planifiées.
- Coordonne et supporte les arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur.
- Assiste à des réunions du comité de sélection, et du conseil d’administration, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues.
- Participe aux rencontres des comités de locataires (comités de secteur) et rencontres avec les préposés à la sécurité des locataires, en prépare la documentation, ainsi que les avis de convocation et en rédige le compte rendu.
- Assure la transmission d’informations relatives aux divers règlements et politiques envers les divers intervenants sociaux et élus politiques et la transmission d’informations corporatives (politiques, procédures, lois et règlements) régissant les activités des secteurs et émanant des différents services centralisés.
- Assure un support dans l’élaboration et la rédaction de documents destinés aux locataires et/ou organisationnels (avis, lettres personnalisées, etc.) et dans la préparation, la planification et la mise en page des contrats de service, tableaux divers, lettres, etc.
- Procède à la saisie et à la numérisation des factures.
- Exécute la réception, le traitement et/ou établit la priorité et l’assignation adéquate du courrier et des appels téléphoniques, rédige des projets de réponse et signe la correspondance d'ordre général pour le traitement des dossiers.
- Effectue la révision finale des documents émis par la directrice et s’assure de la qualité et la justesse de la présentation, de l'absence d'erreurs grammaticales, d'orthographe ou autre.
- Procède au recouvrement des loyers, à la préparation de la correspondance et des documents légaux et en assure la saisie informatique (préparation demande à la Régie, suivi des dossiers, saisie des avis d’auditions, envoi documentation par huissier, mise en demeure, etc.).
- Assure et effectue l’impression massive des correspondances et procède à la cueillette des documents à joindre (vignettes stationnement, guides, enveloppes et étiquettes).
- Reçoit et saisit au système informatique au nom de la directrice toute plainte reçue de locataires et en tient un registre.
- Assure,

  • Bilingual Senior Administrative Assistant

    1 week ago

    Ottawa, Canada EightSix Network Inc Full time

    Canadian Labour Congress - Congrès du travail du CanadaBilingual Senior Administrative Assistant / Adjointe administrative principale ou adjoint administratif principal bilingueBilingual Senior Administrative Assistant / Adjointe administrative principale ou adjoint administratif principal bilingueLe Congrès du travail du Canada cherche à pourvoir un (1)...

  • Bilingual Senior Administrative Assistant

    1 week ago

    Ottawa, Canada EightSix Network Inc Full time

    Canadian Labour Congress - Congrès du travail du CanadaBilingual Senior Administrative Assistant / Adjointe administrative principale ou adjoint administratif principal bilingueBilingual Senior Administrative Assistant / Adjointe administrative principale ou adjoint administratif principal bilingueLe Congrès du travail du Canada cherche à pourvoir un (1)...

  • Bilingual Senior Administrative Assistant

    1 week ago

    Ottawa, Canada EightSix Network Inc Full time

    Canadian Labour Congress - Congrès du travail du CanadaBilingual Senior Administrative Assistant / Adjointe administrative principale ou adjoint administratif principal bilingueBilingual Senior Administrative Assistant / Adjointe administrative principale ou adjoint administratif principal bilingueLe Congrès du travail du Canada cherche à pourvoir un (1)...

  • Administrative Assistant, IT

    1 month ago

    Ottawa, Canada Assembly of First Nations Full time

    Administrative Assistant Information Technology Internal/External Competition Description: The Assembly of First Nations (AFN) IT Sector is seeking a skilled and experienced Administrative Assistant who will be responsible for providing a wide variety of administrative support including, clerical, data entry, customer service, and other office support...

  • Administrative Assistant

    1 month ago

    Ottawa, Canada Medicart Vein clinic Dr Beaupré Full time

    **Administrative assistant**: Emploi Temps plein - **Assistant / Adjoint - administratif** Siège social: Medicart Vein clinic Dr Beaupré -Ottawa Québec K1Z 8N8 Postes à combler: 2 **Dès que possible**Horaire: Lundi au vendredi (Jour) **Description: **Dr. Beaupré’s Vein Clinic in Ottawa has been specializing in phlebology since 1989, making us the...

  • Bilingual Senior Administrative Assistant

    1 week ago

    Ottawa, ON, Canada EightSix Network Inc Full time €66,953 - €70,496

    Canadian Labour Congress - Congrès du travail du Canada Bilingual Senior Administrative Assistant / Adjointe administrative principale ou adjoint administratif principal bilingue Bilingual Senior Administrative Assistant / Adjointe administrative principale ou adjoint administratif principal bilingue Le Congrès du travail du Canada cherche à pourvoir...

  • Administrative Assistant, IT

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada Assembly of First Nations Full time

    **Internal/ External Posting** **Full-time/ Permanent** **Location**: Ottawa (hybrid) **Salary Range**: Commensurate with experience and education. AFN offers competitive salaries, generous time off (3 weeks of paid vacation per year to start, paid time off for December-January holidays, 3 weeks of paid sick leave per year, 9 days of special leave per...

  • Adjointe Administrative

    6 days ago

    Ottawa, Canada Service Coordination For Persons With Special Need Full time

    Date d'affichage Le 23 mai 2024 Titre Adjointe administrative Statut Permanent Bilinguisme Essentiel - Parfaitement bilingue dans les deux langues officielles Date de clôture Le 31 mai 2024 Échelle salariale Niveau 2 - 44,200$ - 52,000$ **Objectif principal** Relevant directement du superviseur administratif, l’adjointe administrative aura...

  • Adjointe Administrative Achats

    1 month ago

    Ottawa, Canada Jardin Dion Full time

    Pourquoi Jardin Dion ? Chez Jardin Dion, nous partageons les mêmes valeurs, on cultive le bien-être, on se serre les coudes, on a le souci du travail bien fait et on a du cœur au ventre ! On t’offre un emploi dans les Laurentides, dans une ambiance chaleureuse et familiale. Nous œuvrons dans le milieu horticole depuis plus de 65 ans et nous sommes...

  • Administrative Assistant for The Justice Sector

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada Assembly of First Nations Full time

    Administrative Assistant Justice Sector Internal/External Competition **Description**: The Assembly of First Nations (AFN) Justice Sector is seeking a skilled and experienced Administrative Assistant who will be responsible for providing a wide variety of administrative support including, clerical, data entry, customer service, and other office support...

  • Education Administrator

    1 month ago

    Ottawa, Canada Equipe de santé familiale académique Montfort Full time

    **L’équipe de santé familiale académique Montfort recherche un(e)** **Adjoint(e) à l’éducation** L’équipe de santé familiale académique Montfort est un groupe dynamique, formé de médecins et autres professionnels de la santé. Nous travaillons au bien-être et au maintien de la bonne santé de nos patients en leur offrant des soins complets...

  • Administrative Assistant

    2 days ago

    Ottawa, Canada Upper Room Home Furnishings Full time

    Upper Room Home Furnishings is one of the top Ottawa furniture stores in the National capital region. We are a dynamic company with endless career opportunities, quickly expanding, and ready to grow our team!_ We are looking for a responsible full time permanent Administrative Assistant to perform a variety of administrative and clerical tasks. Duties of...

  • Administrative Assistant

    1 month ago

    Ottawa, Canada Bilt Rite Disposal Equipment Ltd Full time

    We are seeking an Administrative Assistant to join our team! You will perform clerical and administrative functions in order to drive company success. **Responsibilities**: - Draft correspondences and other formal documents - Plan and schedule appointments and events - Greet and assist onsite guests - Answer inbound telephone calls - Develop and implement...

  • Administrative Assistant

    4 days ago

    Ottawa, Canada The Ottawa Rotary Home Full time

    The Ottawa Rotary Home has been supporting families for over 30 years. We provide both respite and residential support to individuals with special needs. Our professional front-line and nursing staff specialize in helping infants, children, and adults with physical disabilities & complex medical conditions. **Position Responsibilities** Under the direction...

  • Adjointe Administrative

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada EBC Inc. Full time

    Bâtiment : Depuis 50 ans déjà, notre division bâtiment se démarque par la qualité de ses travaux dans d’innombrables projets de construction. Notre équipe chevronnée composée d’ingénieurs et d’architectes travaille d’arrache-pied pour assurer qualité et respect des échéanciers. Bien que nous soyons reconnus pour des projets de grande...

  • Administrative Assistant

    1 month ago

    Ottawa, Canada Horizons Behaviour Consulting Full time

    Administrative Assistant at Horizons Behaviour Consulting Do you have a passion for helping children and families with special needs? Are you organized and want to be part of an environment that supports a culture of TRANSPARENCY, HONESTY, AUTONOMY, INCLUSION, TEAMWORK, AND OPPORTUNITIES FOR GROWTH. If so, you might be the perfect fit for our...

  • Administrative Assistant

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada Assembly of First Nations Full time

    **Administrative Assistant - Water Sector** Internal / External Full-time/ Permanent Application Instructions: Interviews will be held over ZOOM. Closing Date: Open until filled Location: Ottawa (hybrid) is preferred, open to other locations if a suitable applicant is found. Salary Range: Commensurate with experience and education. AFN also offers generous...

  • Administrative Assistant

    1 month ago

    Ottawa, Canada Branton Construction Group Full time

    **About us** We are professional, agile and professional. Must have strong Excel Skills Administrative Assistant **Duties**: - Provide front desk support, including greeting visitors, answering phone calls, and directing inquiries to the appropriate department - Perform data entry tasks, ensuring accuracy and completeness of information - Assist with...

  • Administrative Assistant

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada Pinchin Ltd. Full time

    **Administrative Assistant (Contract)** **Ottawa, ON** Today is the day to boost your career! Pinchin is seeking an Administrative Assistant to join our team in our Ottawa office for a 6 month contract. The Administrative Assistant will assist with general office duties. This is a fast-paced position requiring a pleasant, helpful demeanor, excellent...

  • Administrative Assistant

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada Service Coordination For Persons With Special Need Full time

    Date d'affichage Le 25 juillet 2023 Titre Adjointe administrative/réceptionniste Statut Permanent Bilinguisme Essentiel - Parfaitement bilingue dans les deux langues officielles Date de clôture Le 4 août 2023 Échelle salariale Niveau 1 - $38,250 - $48,375 **Objectif principal** Relevant directement du superviseur administratif, l’adjointe...