Adjoint(E) Exécutif(Ve), Affaires Juridiques

2 months ago

Montréal, Canada Pharmascience Inc. Full time

**Pharmascience et vous : Une chimie qui change des vies**

**Tâches et Responsabilités**:
**ADMINISTRATION DE BUREAU**
- Commander les
- Ouvrir la correspondance et y répondre, au besoin.
- Gérer la boîte aux lettres de l’avocat général et celle des Affaires juridiques.
- Faire la tenue des dossiers et documents au moyen de systèmes de classement efficaces.
- Aider les membres de l’équipe des Affaires juridiques à préparer et à gérer les budgets du service, y compris la procédure de facturation.
- Rédiger et/ou corriger des lettres, des présentations et des rapports.
- Tenir une liste d’envoi pour nos fournisseurs et une liste d’envoi interne pour le service.
- Assurer la liaison avec les clients, les fournisseurs et les cabinets d’avocats, y compris les envois individuels et de groupe ainsi que les demandes d’information et d’action.
- Élaborer, mettre en œuvre et maintenir des politiques et des lignes directrices pour le bureau.
- Gérer les sondages auprès de la clientèle et les rapports de nos clients.
- Offrir de la formation à tous les membres de l’équipe des Affaires juridiques sur les politiques et les lignes directrices du service.

**TÂCHES CONNEXES AUX RESSOURCES HUMAINES**
- S’occuper des réunions et des programmes d’intégration des nouveaux employés, notamment en préparant le matériel dont ils auront besoin, les droits d’accès, les cartes professionnelles, etc.
- Établir des procédures à suivre pour les employés qui quittent l’entreprise.
- Aider le personnel des RH en organisant les entrevues.
- S’assurer que l’information relative aux Affaires juridiques est à jour dans le système IRIS, et agir à titre de représentant pour IRIS, au besoin.

**GESTION DES SYSTÈMES**
- Mettre en œuvre et maintenir les procédures liées à l’utilisation des systèmes de TI de l’entreprise.
- Organiser et tenir à jour les systèmes de gestion informatiques des Affaires juridiques, dont GaLexy, Sharepoint, le lecteur G, Concur, ReadSoft, IRIS, etc.
- Voir à la disponibilité des logiciels et des licences dont ont besoin les membres des Affaires juridiques.
- Former les avocats et le personnel administratif pour qu’ils soient en mesure d’utiliser tous les systèmes du bureau.
- Générer des rapports de gestion à partir des systèmes d’information.
- Tenir à jour l’intranet des Affaires juridiques et l’intranet sur la conformité.

**SOUTIEN AUX MEMBRES DE L’ÉQUIPE**
- Offrir un soutien administratif aux membres de l’équipe des Affaires juridiques, notamment en ce qui concerne le renouvellement des adhésions aux ordres professionnels et des permis, les crédits de formation continue et les échanges avec les associations professionnelles.
- Gérer les horaires du VP des Affaires juridiques et de ses subordonnés directs.
- Préparer des notes de frais.
- Coordonner les rendez-vous, les réunions et les voyages d’affaires, notamment en réservant le transport et l’hébergement.
- Organiser les réunions d’équipe des Affaires juridiques (préparer les ordres du jour et les procès-verbaux, réserver les salles de conférence ou créer les réunions virtuelles, et s’assurer que tout le matériel nécessaire est fourni).

**COLLABORATION ET COORDINATION ENTRE LES SERVICES**
- Établir des relations professionnelles avec d’autres adjoints de direction et les partenaires d’affaires du service (RH, Finances, TI, etc.) ainsi qu’avec le personnel d’autres secteurs dans le but de rendre les procédures plus efficaces et cohérentes et, le cas échéant, assurer une communication claire et la transmission fluide de renseignements.

**Habiletés, connaissances et aptitudes**:

- Désir d’exceller.
- Minutie et souci d’exactitude.
- Capacité à anticiper les besoins et à évaluer les recommandations pour améliorer l’intégration des opérations et des services, et à formuler des recommandations à cet égard.
- Capacité à gérer plusieurs projets qui nécessitent la communication avec plusieurs services et la collecte de renseignements divers.
- Capacité à déceler et à résoudre les problèmes et à analyser l’information de façon censée avec un minimum de supervision.
- Tact, discrétion et capacité à garder pour soi des informations confidentielles.
- Aptitude manifeste à travailler en équipe et à créer un environnement de travail convivial.
- Bon jugement, et capacité à résoudre des problèmes et à prendre des décisions de façon proactive et indépendante.
- Excellentes compétences de gestion du temps permettant d’établir les priorités de façon autonome.
- Excellentes habiletés interpersonnelles et organisationnelles.
- Excellentes habilietés à travailler en équipe.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite (anglais et français).
- Connaissances avancées de Microsoft Word, Outlook, Excel et Power Point.
- Au moins 5 à 8 ans d’expérience dans un rôl

  • Adjoint(E) Exécutif(Ve), Affaires Juridiques

    2 days ago

    Montréal, Canada Pharmascience Inc. Full time

    L’équipe juridique interne de Pharmascience, composée de neuf avocats, de deux chimistes, de 2 parajuristes, fournit des services liés entre autres aux contrats, à la conformité d’entreprise, aux litiges, à la propriété intellectuelle, aux investissements et aux partenariats commerciaux aux trois unités d’affaires de Pharmascience qui vendent...

  • Adjoint(E) Administratif(Ve) Exécutif(Ve)

    2 months ago

    Montréal, Canada Aubainerie Full time

    HFN est la société mère qui détient entre autres le groupe Aubainerie et le fabriquant Studios Spark Factory inc. Présentement pleine croissance, nous sommes à la recherche d’un(e) Adjoint(e) Administratif(ve) Exécutif(ve). Voici ce que nous t’offrons: - Rejoindre une entreprise québécoise en pleine transformation; - Assurances collectives; -...

  • Adjoint(E) Exécutif(Ve)

    3 weeks ago

    Montréal, Canada ROBIC Full time

    **Tu aimes avoir un quotidien rempli de responsabilités variées? Tu es reconnu∙e pour tes compétences de coordination et de communication? Nous voulons te rencontrer!** **ROBIC est à la recherche d'un∙e adjoint∙e exécutif×ve bilingue et passionné∙e par sa profession afin de se joindre à son équipe dynamique de Montréal**. La personne...

  • Adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve)

    2 months ago

    Montréal, QC, Canada Aubainerie Full time

    HFN est la société mère qui détient entre autres le groupe Aubainerie et le fabriquant Studios Spark Factory inc. Présentement pleine croissance, nous sommes à la recherche d’un(e) Adjoint(e) Administratif(ve) Exécutif(ve). Voici ce que nous t’offrons : - Rejoindre une entreprise québécoise en pleine transformation; - Assurances collectives; -...

  • Adjoint-e Exécutif-ve

    1 week ago

    Montréal, Canada Ordre des orthophonistes et audiologistes du Québec (OOAQ) Full time

    Chargé d’assurer la protection du public, l’OOAQ est un acteur incontournable et influent dans les domaines de la communication, de la fonction auditive et vestibulaire et de la déglutition. Pourquoi rejoindre l’équipe de l’OOAQ ? Travailler en tant qu’adjointe exécutive / adjoint exécutif au sein de l’OOAQ, c’est: Intégrer une équipe...

  • Adjoint(E) Exécutif(Ve)

    2 months ago

    Montréal, Canada Conseil de presse du Québec Full time

    Le Conseil de presse du Québec (CPQ) offre un milieu de travail stimulant dans l’univers des médias et du journalisme, un univers en perpétuelle mouvance où les défis ne manquent pas. **À propos du Conseil de presse du Québec** Le Conseil de presse du Québec est un organisme privé, à but non lucratif, qui œuvre depuis 50 ans à la protection...

  • Adjoint(E) Exécutif(Ve) Coo

    1 month ago

    Montréal, Canada Groupe Touchette Inc. Full time

    **Raison du poste** L’**Adjoint(e) exécutif(ve**) a pour principale responsabilité d’offrir un support administratif et organisationnel au Chef de l’exploitation (COO), dans la gestion des tâches quotidiennes et lors de différentes réunions, comités aviseurs et comités de direction, en plus d’une assistance personnelle. **Responsabilités...

  • Adjoint(E) Corporatif(Ve)

    2 months ago

    Montréal, Canada la Chambre de Commerce du Montréal Métropolitain Full time

    **Adjoint(e) corporatif(ve)** **Chambre de commerce du Montréal métropolitain** **La Chambre de commerce du Montréal métropolitain (la Chambre)** compte 8 000 membres. Elle a pour mission d’être la voix du milieu des affaires montréalais et d’agir pour la prospérité de la métropole. Elle s’engage dans des secteurs clés du développement...

  • Adjoint (e) exécutif(ve)

    2 weeks ago

    Montréal, QC, Canada Le Groupe Maurice Full time

    Nous sommes actuellement à la recherche d'un (e) :ADJOINT(E) EXECUTIF(E)L’adjoint(e) de direction fournit un soutien administratif aux vice-présidents (marketing, ressources humaines, affaires légales, finances et technologies de l’information) et est responsable de la gestion et de la coordination de leurs agendas respectifs. Le titulaire collabore...

  • Adjoint (e) exécutif(ve)

    2 weeks ago

    Montréal, QC, Canada Le Groupe Maurice Full time

    Nous sommes actuellement à la recherche d'un (e) :ADJOINT(E) EXECUTIF(E)L’adjoint(e) de direction fournit un soutien administratif aux vice-présidents (marketing, ressources humaines, affaires légales, finances et technologies de l’information) et est responsable de la gestion et de la coordination de leurs agendas respectifs. Le titulaire collabore...

  • Adjoint (e) exécutif(ve)

    2 weeks ago

    Montréal, QC, Canada Le Groupe Maurice Full time

    Nous sommes actuellement à la recherche d'un (e) :ADJOINT(E) EXECUTIF(E)L’adjoint(e) de direction fournit un soutien administratif aux vice-présidents (marketing, ressources humaines, affaires légales, finances et technologies de l’information) et est responsable de la gestion et de la coordination de leurs agendas respectifs. Le titulaire collabore...

  • Adjoint (e) exécutif(ve)

    2 weeks ago

    Montréal, QC, Canada Le Groupe Maurice Full time

    Nous sommes actuellement à la recherche d'un (e) :ADJOINT(E) EXECUTIF(E)L’adjoint(e) de direction fournit un soutien administratif aux vice-présidents (marketing, ressources humaines, affaires légales, finances et technologies de l’information) et est responsable de la gestion et de la coordination de leurs agendas respectifs. Le titulaire collabore...

  • Adjoint (e) exécutif(ve)

    2 weeks ago

    Montréal, Canada Le Groupe Maurice Full time

    Nous sommes actuellement à la recherche d'un (e) :ADJOINT(E) EXECUTIF(E)L’adjoint(e) de direction fournit un soutien administratif aux vice-présidents (marketing, ressources humaines, affaires légales, finances et technologies de l’information) et est responsable de la gestion et de la coordination de leurs agendas respectifs. Le titulaire collabore...

  • Adjoint (e) exécutif(ve)

    1 day ago

    montréal, Canada Le Groupe Maurice Full time

    Nous sommes actuellement à la recherche d'un (e) :ADJOINT(E) EXECUTIF(E)L’adjoint(e) de direction fournit un soutien administratif aux vice-présidents (marketing, ressources humaines, affaires légales, finances et technologies de l’information) et est responsable de la gestion et de la coordination de leurs agendas respectifs. Le titulaire collabore...

  • Adjoint (e) exécutif(ve)

    1 week ago

    Montréal, Canada Le Groupe Maurice Full time

    Nous sommes actuellement à la recherche d'un (e) :ADJOINT(E) EXECUTIF(E)L’adjoint(e) de direction fournit un soutien administratif aux vice-présidents (marketing, ressources humaines, affaires légales, finances et technologies de l’information) et est responsable de la gestion et de la coordination de leurs agendas respectifs. Le titulaire collabore...

  • Adjoint-e Exécutif-ve

    1 week ago

    Montréal, Canada Jewish General Hospital Foundation Full time

    ADJOINT-E EXÉCUTIF-VE DES SOINS EXCEPTIONNELS. SANS EXCEPTION. Depuis 1969, la Fondation de l’Hôpital général juif constitue une source essentielle de soutien pour l’HGJ, le meilleur hôpital du Québec*, dans le but d’améliorer les soins extraordinaires offerts aux patients, d’appuyer la recherche scientifique et de transformer la prestation...

  • Adjoint(e) exécutif(ve)

    2 months ago

    Montréal, QC, Canada Groupe Touchette inc. Full time

    L’ Adjoint(e) exécutif(ve) a pour principale responsabilité d’offrir un support administratif et organisationnel au Chef de la direction financière (CFO) dans la gestion des tâches quotidiennes et lors de différentes réunions, comités aviseurs et comités de direction. Responsabilités confiées · Prendre en charge la planification,...

  • Adjoint (e) exécutif(ve)

    2 weeks ago

    Montréal, QC, Canada Le Groupe Maurice Full time

    Nous sommes actuellement à la recherche d'un (e) : ADJOINT(E) EXECUTIF(E) L’adjoint(e) de direction fournit un soutien administratif aux vice-présidents (marketing, ressources humaines, affaires légales, finances et technologies de l’information) et est responsable de la gestion et de la coordination de leurs agendas respectifs. Le titulaire...

  • Adjoint (e) exécutif(ve)

    1 week ago

    Montréal, QC, Canada Le Groupe Maurice Full time

    Nous sommes actuellement à la recherche d'un (e) : ADJOINT(E) EXECUTIF(E) L’adjoint(e) de direction fournit un soutien administratif aux vice-présidents (marketing, ressources humaines, affaires légales, finances et technologies de l’information) et est responsable de la gestion et de la coordination de leurs agendas respectifs. Le titulaire...

  • Adjoint(e) exécutif(ve)

    1 week ago

    Montréal, Canada Groupe Touchette inc. Full time

    L’Adjoint(e) exécutif(ve) a pour principale responsabilité d’offrir un support administratif et organisationnel au Chef de la direction financière (CFO) dans la gestion des tâches quotidiennes et lors de différentes réunions, comités aviseurs et comités de direction.Responsabilités confiées· Prendre en charge la planification, l’organisation...