Secrétaire de Direction

2 weeks ago


Quebec City, Canada Beneva Full time

Titre d'emploi:
Secrétaire de direction

Statut:
Régulier

Sommaire:
La Direction principale du Contentieux est à la recherche d’un ou une secrétaire de direction pour agir à titre d’ajointe au Directeur principal et en support à l’équipe de gestion de celui-ci. Dans votre rôle, vous serez appelé à jouer un rôle de collaboration dans le déploiement et l’actualisation des processus sous la responsabilité du contentieux. Habille dans le traitement et la communication des informations des natures légales et financières vous contribuez notamment à la gestion administrative et à la productions des rapports découlant des indicateurs de performance de ce secteur.

Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes:
- Préparer la correspondance appropriée, effectuer les suivis nécessaires, tout en gérant les priorités selon les délais convenus.- Participer à l’élaboration de divers documents tels que présentations Power Point, tableaux, formulaires, lettres, mémos, procès-verbaux, rapports et rédiger la correspondance courante.- Manipuler des documents légaux et dossiers confidentiels.- Recevoir les appels téléphoniques, fournir les informations adéquates, transmettre les messages.- Voir à l’organisation de réunions, conférences téléphoniques, ateliers et formations, incluant la réservation de salles et du matériel requis.- Planifier les voyages d’affaires (réservations de chambres d’hôtel, d’avion et de train) avec l’outil Concur et compléter les comptes de dépenses des employés de la direction.- Voir à la gestion des absences et des vacances de la Direction principale (suivi des absences dans les systèmes de gestion de temps et mise à jour du calendrier de vacances).- Effectuer le paiement de factures et collaborer au suivi budgétaire de la Direction Principale.- Effectuer les demandes d’accès aux différents systèmes lors de l’embauche et du départ d’employés des secteurs qu’il soutient. (Workday, Juris Evolution),- Procéder à l’ouverture des dossiers, assurer leur mise à jour, classer, numériser et archiver tout document et fichier électronique.- Agir comme super utilisateur et comme coadministrateur de la base de données du système de mission de la Direction Principale et voir à son bon fonctionnement.- Recueillir l’information de différents secteurs aux fins de production de rapports.- Effectuer, à l’occasion, différents travaux reliés aux activités de la Direction Principale.

Vos talents et vos qualifications:
- DEC en technique de secrétariat ou l’équivalent,- Posséder un minimum d’expérience à titre d’adjointe, de secrétaire ou de technicienne juridique, un atout.- Maîtrise des logiciels de la suite office (Excel, PowerPoint), Adobe Professionnel et tout autre logiciel pertinent.- Maitrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit, ainsi qu’une maitrise avancée de la langue anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit, en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d’interactions avec des collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones, ou afin de répondre aux objectifs de croissance de l’entreprise.

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- Raison d'être :_
- Les gens sont au cœur de nos actions. Nous les accompagnons dans leurs projets de vie en leur apportant la tranquillité d'esprit et nous contribuons au bien-être de la collectivité._

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