Secrétaire de Direction

3 weeks ago

Quebec City, Canada Université du Québec (siège social) Full time

SECRÉTAIRE DE LA PRÉSIDENTE
CONCOURS 22-23/30

**Poste régulier**

**SOMMAIRE DE LA FONCTION**
Sous la direction de la Présidente, la personne titulaire du poste assume diverses tâches administratives de nature variée et complexe auprès de sa supérieure. Elle assiste sa supérieure dans la planification et l’organisation des activités de son secteur et assure le suivi des opérations qui en découlent. Elle voit à la liaison entre la Présidence, les vice-présidences, le Secrétariat général et les organismes externes. Elle assure la continuité des dossiers et règle un grand nombre de détails administratifs, notamment en l’absence de sa supérieure.

**TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES**
Cette personne:

- Accueille les personnes qui s’adressent à la Présidence et leur fournit des renseignements sur des sujets variés. Effectue les recherches nécessaires, valide l’information auprès de différents intervenants et réfère les personnes aux responsables concernés.
- Gère l'agenda de sa supérieure, planifie et coordonne son horaire d’activités, organise la logistique de ses rencontres, de ses déplacements et de ses voyages d’affaires; tient compte des urgences et des priorités; s’assure du respect des échéanciers et rappelle les cas en suspens à sa supérieure.
- Assure les communications et les échanges d’information avec les responsables des différentes vice-présidences et du

Secrétariat général de l’Université, d’autres universités et établissements d’enseignement, des ministères et de divers organismes régionaux, provinciaux ou internationaux.
- Voit à l’organisation des réunions de comités sous la responsabilité de la Présidence. Effectue des recherches et collige l’information pertinente aux dossiers de réunions. Au besoin, assiste à certaines réunions, prend note des délibérations et des décisions, rédige les comptes rendus et les soumet pour approbation. Informe les responsables concernés des suivis découlant de ces réunions.
- Assume la coordination et le suivi de certains dossiers reliés aux activités de la Présidence. Prend les dispositions appropriées pour en assurer la réalisation selon le cheminement et les échéances prévus.
- Prend connaissance du courrier et des courriels, fait les vérifications d’usage, traite les demandes selon les priorités et transmet l’information ou les renseignements appropriés afin d’accélérer les réponses, le cas échéant.
- Tient à jour les systèmes d’information nécessaires aux opérations de la Présidence et participe à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations.
- Prépare des documents aux fins de diffusion et de présentation, participe à la production de divers rapports administratifs et en assure l’organisation technique à l’aide des technologies appropriées. S’assure également de la qualité du travail.
- Assume la responsabilité de la gestion des documents inhérents aux activités de la Présidence et traite des informations et des dossiers de nature confidentielle ou d’ordre légal.
- Coordonne l’organisation et la mise à jour des informations diffusées sur les pages Web de la Présidence.
- Accomplit tout autre mandat pouvant lui être confié par sa supérieure.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant cette fonction.
Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur la classe.

**QUALIFICATIONS REQUISES**
- **Scolarité **: Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente.
- **Expérience **: Minimum de dix (10) années d’expérience pertinente dans un poste de secrétaire de direction.
- **Français **: Excellente habileté à communiquer verbalement et par écrit. Posséder une bonne habileté rédactionnelle.
- **Anglais **: Connaissance de l’anglais, considérée comme un atout.
- **Connaissances informatiques**:

- Connaissance avancée de la suite MS Office;
- Bonne connaissance de l’environnement Office 365.
- **Compétences**:

- Excellent sens de l’organisation;
- Professionnalisme;
- Autonomie et initiative;
- Rigueur, précision et souci du détail;
- Excellentes relations interpersonnelles et habiletés à interagir avec les membres de la haute direction;
- Posséder une grande capacité d’adaptation;
- Savoir gérer les priorités tout en travaillant sous pression avec de courtes échéances;
- Savoir faire preuve d’une très grande discrétion considérant la nature privilégiée et confidentielle des dossiers et des communications.

**TRAITEMENT**
Conformément à la politique salariale en vigueur pour le personnel administratif.

**HORAIRE DE TRAVAIL**
Du lundi au vendredi de 8 h 30

  • Secrétaire Administratif.ve à La Direction Des

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  • Secrétaire

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    Titre d'emploi: Secrétaire Statut: Régulier Sommaire: À titre de secrétaire, vous serez au cœur de nos activités, fournissant un soutien indispensable à nos équipes de direction et contribuant à notre succès global. Dans ses fonctions à titre de secrétaire, vous aurez également l'occasion de travailler dans un environnement stimulant et en...

  • Super-secrétaire

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    La personne salariée de cette classe d'emplois agit à titre d’experte du secrétariat des écoles primaires. Par son expertise, elle soutient et accompagne les secrétaires des écoles primaires: - Accompagner et soutenir les secrétaires des écoles primaires dans les taches quotidiennes et dans les périodes de pointes; - Former les secrétaires des...

  • Secrétaire

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    **Horaire de travail vraiment intéressant et très belle ambiance ainsi qu'une excellente opportunité de développement.** Le centre d'obstétrique et gynécologie de la cité de Charlesbourg est à la recherche d'un(e) secrétaire à temps complet. Joignez-vous à une équipe dynamique dans une entreprise qui a à cœur le bien-être de ses employés et...

  • Secrétaire-réceptionniste

    1 month ago

    Quebec City, Canada Médi-Clinique de la capitale Full time

    **Poste de secrétaire** Horaire de travail du lundi au vendredi et excellentes opportunités d'avancement. La Médi-Clinique de la capitale est à la recherche d'un(e) secrétaire à temps complet. Joignez-vous à une équipe dynamique dans une entreprise qui a à cœur le bien-être de ses employés et dans laquelle vous pourrez mettre à profit vos...

  • Secrétaire D'école

    1 month ago

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  • Secrétaire de Direction

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    L’APTS est une organisation syndicale représentant le personnel professionnel et technique du réseau québécois de la santé et des services sociaux. Elle compte quelque 65 000 membres répartis dans plusieurs établissements à travers le Québec. Pour ce faire, elle compte sur une équipe d’environ 265 personnes basées à son siège social de...

  • Secrétaire Dentaire

    1 week ago

    Quebec City, Canada Centre de parodontie et d'implantologie de Québec Full time

    **À propos de nous** Villa Espace Paro - Centre de parodontie et d’implantologie de Québec est une petite entreprise située à Ville de Québec, QC G1N 2E5. Notre entreprise est agile, axée sur la collaboration et en évolution perpétuelle, et notre objectif est de prodiguer des soins d’une qualité exceptionnelle afin de redonner à tous nos...

  • Secrétaire Médicale

    1 month ago

    Quebec City, Canada Clinique de santé M Full time

    Le (la) secrétaire médicale est le contact premier des clients avec l'organisation et véhicule les valeurs et la philosophie de celle-ci. Il (elle) s'assure que l'expérience-client est une priorité en tout temps. Il (elle) est notamment responsable du service à la clientèle (réception des clients et appels téléphoniques) et de la gestion...

  • Secrétaire Dentaire

    4 weeks ago

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    **Offre d'Emploi**: Secrétaire dentaire en chef à temps plein **Description du poste**: Nous recherchons un(e) secrétaire dentaire en chef pour rejoindre notre équipe. En tant que secrétaire dentaire en chef, vous serez responsable de superviser les opérations administratives de notre clinique. Vos tâches principales incluront la gestion des...

  • Secrétaire Médicale Clinique de Santé M

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    **Secrétaire médicale** **Description** La clinique GMF-U de la Haute-Ville est une destination de choix! Nous offrons, bien sûr, des services médicaux d’une qualité exemplaire et accessible à nos patients mais nous avons aussi une vocation académique puisque nous formons la nouvelle génération de professionnels de la santé en utilisant une...

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    1 month ago

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    Rôle principal Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, des tâches de secrétariat afin de participer au suivi des processus relatifs aux études et à l'administration de son secteur. Note Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas...

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    Quebec City, Canada CHU de Québec Université Laval Full time

    Nous sommes à la recherche d'un(e) secrétaire médicale à la transcription médicale pour occuper un emploi au sein des archives. Il s'agit d'un emploi permanent à temps complet ou à temps partiel en présentiel soit à l'Hôpital Saint-François d'Assise ou au CHUL. Vous devez être disponible sur le quart de jour. L'emploi exige de faire quelques...

  • Secrétaire Médicale

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    7 days ago

    Quebec City, Canada Beneva Full time

    Comme secrétaire, votre rôle consiste à assurer un soutien technique à la direction dans l’exécution des travaux de secrétariat, de même que certains travaux à caractère administratif et un soutien dans les activités de recrutement des conseillers en sécurité financière de sa région. **Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes**: -...

  • Agent(E) - Support Aux Secrétaires D'école

    4 weeks ago

    Quebec City, Canada Centre de services scolaire des Découvreurs Full time

    La personne salariée de cette classe d'emplois agit à titre d’experte du secrétariat des écoles primaires. Par son expertise, elle soutient et accompagne les secrétaires des écoles primaires: - Accompagner et soutenir les secrétaires des écoles primaires dans les taches quotidiennes et dans les périodes de pointes; - Former les secrétaires des...

  • Agent(E) - Support Aux Secrétaires D'école

    4 weeks ago

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  • Secrétaire Médicale

    7 days ago

    Quebec City, Canada MÉDIC AXION médecine familiale et soins infirmiers (privée) Full time

    La clinique MedicAxion médecine familiale et soins infirmiers est à la recherche d' une secrétaire médicale pour un poste à temps plein permanent ou partiel 24 à 38 heures/semaine. La secrétaire médicale devra avoir un excellent service à la clientèle, souriante, une attitude positive et empathique. Les principales tâches reliés au poste sont: -...