Secrétaire Administratif(Ve) à La Direction Des

2 weeks ago


Quebec City, Canada Cegep Limoilou Full time

Votre mandat

**Intitulé du poste**:

- Secrétaire administratif(ve) à la Direction des études

**Catégorie de personnel**:

- Personnel de soutien

**Description de la fonction**:

- À titre de secrétaire administratif(ve), votre rôle consistera à assister le directeur des études en effectuant diverses tâches administratives, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.De façon plus spécifique, vous réaliserez les tâches suivantes:
- Concevoir, composer et rédiger différents documents (ordres du jour, comptes rendus, plans de travail, bilans, rapports, lettres, courriels, tableaux, graphiques, formulaires, listes, organigrammes, appels de projets, modèles de documents, etc.), ainsi que la correspondance courante ;
- Créer des présentations multimédias : diaporamas pour différentes occasions, soutien lors de conférences, etc. ;
- Tenir à jour les échéanciers et en vérifier le respect (plan de travail de différentes instances, livrables attendus pour certains projets, etc.) ;
- Tenir à jour l’agenda du directeur des études et d'autres collaborateurs et organiser les activités liées à leurs rencontres internes ou externes ;
- Préparer les réunions de différentes instances (Comité de direction des études, Assemblée des coordonnateurs de départements, Commission des études, etc.), réserver les locaux, convoquer les participants, préparer les documents (ordres du jour et comptes rendus, avis de présentation, etc.), assurer la prise de notes et effectuer les suivis nécessaires ;
- Utiliser les outils technologiques mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser et proposer des solutions technologiques pour faciliter le travail collaboratif ;
- Préparer et assurer le suivi des budgets en émettant des factures, en remplissant des rapports de dépenses et en compilant les factures et les dépenses ;
- Effectuer le suivi de l’émission de bourses aux étudiants ;
- Assurer la préparation et le suivi de contrats d’engagement ;
- Participer au système de classement du Cégep et être responsable de la gestion documentaire de la Direction des études ;
- Collaborer à la mise à jour du site Internet du Cégep et de l’Intranet ;
- Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.
- Choisir le Cégep Limoilou, c'est...- Un milieu de vie actif, collaboratif et soucieux de l’environnement ;
- Des avantages variés : 4 semaines de vacances par année, accès au régime de retraite dès l’embauche, etc. ;
- Des programmes diversifiés favorisant le développement professionnel et la conciliation travail-vie personnelle (perfectionnement, activités de Santé globale, congés variés, etc.) ;
- Et plus encore

**Exigences spécifiques**:

- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir cinq (5) années d'expériences pertinentes.Mais aussi...- Très bonne connaissance des méthodes et usages propres à la tenue d'un secrétariat, du traitement et de la disposition de textes ;
- Excellentes aptitudes en bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Adobe) ;
- Excellente connaissance du français parlé et écrit et très bonnes habiletés à la rédaction et révision de documents ;
- Excellentes aptitudes pour le service à la clientèle, le travail d'équipe et la communication ;
- Habiletés à la gestion des priorités, très bon sens de l'organisation et bon jugement ;
- Souci du détail ;
- Capacité à travailler dans plusieurs dossiers et avec plusieurs intervenants ;
- Sens des responsabilités, honnêteté et discrétion pour le traitement de dossiers confidentiels.

**Tests requis**:

- Exigences susceptibles d'être mesurées par des tests (connaissances du travail, mises en situation, français).**Statut de l'emploi**:

- Régulier

**Temps de travail**:

- Temps complet

**Horaire de travail**:

- 35 h par semaine, du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h

**Échelle salariale**:

- 22.54 - 26.00 $/h

Emplacement du poste

**Lieu de travail**:

- Campus de Québec

Informations complémentaires

**Poste à pourvoir le**:

- 2023-08-14

Informations générales-
**Référence **:2023-209**Date de début de diffusion **:2023-05-31**Date de fin de diffusion **:2023-06-13



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