Secrétaire de Cadre Supérieur

2 weeks ago

Quebec City, Canada Université du Québec (siège social) Full time

**SOMMAIRE DE LA FONCTION**

Sous la direction du secrétaire général, la personne titulaire du poste apporte son soutien à la planification et à l’organisation des activités du Secrétariat général en effectuant différentes tâches administratives de nature variée et complexe. Elle agit à titre de collaboratrice ou de collaborateur dynamique et engagé en participant à l’administration des affaires courantes et en fournissant des services et l’assistance nécessaire au bon fonctionnement du Secrétariat général. En l’absence de son supérieur, elle voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche de son secteur.

**TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES**

Cette personne:

- Prend les dispositions relatives à l’agenda de son supérieur. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous et organise les rencontres selon les priorités. Réaménage à l’occasion l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s’assure de la présence de son supérieur à ses différents rendez-vous.
- Assure un suivi des courriels de son supérieur de façon efficace en analysant et en priorisant le contenu.
- S’assure de la conformité et de la qualité des documents produits. Effectue la mise en page de différents documents tels que rapports, règlements, politiques, directives, lettres, contrats, avis juridiques rédigés par le secrétaire général et par l’adjointe au secrétaire général et conseillère juridique.
- Assiste le secrétaire général dans la gestion de dossiers spécifiques dont la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
- En collaboration avec le secrétaire général, participe à la préparation des budgets annuels et révisés du Secrétariat général.
- En collaboration avec le secrétaire général et l’adjointe au secrétaire général et conseillère juridique, voit à l’organisation, à la tenue des réunions, au suivi de celles-ci et aux formations pour la Commission des secrétaires généraux.
- Rédige et prépare la correspondance courante et les rapports requis au traitement des dossiers.
- Tient à jour la comptabilité de l’unité. Compare les écritures comptables avec les pièces justificatives. Effectue les vérifications périodiques des soldes des comptes du Secrétariat général et la saisie des factures en vue de leur traitement.
- Collabore, au besoin, à l’organisation, la tenue et le suivi des travaux des différentes instances décisionnelles, dont l’Assemblée des gouverneurs, le Conseil des études et le Comité exécutif. Effectue des recherches et collige l’information pertinente aux dossiers des réunions, le cas échéant. Peut informer les personnes responsables concernées des décisions et effectuer des suivis découlant de ces réunions.
- Accueille les personnes qui s’adressent au Secrétariat général et leur fournit des renseignements sur des sujets variés. Effectue les recherches nécessaires, valide l’information auprès de différents intervenants et réfère les personnes aux responsables concernés.
- Assure les communications et les échanges d’information avec les responsables des différentes unités au sein du Secrétariat général, de l’Université, d’autres universités et établissements d’enseignement, des ministères et de divers organismes régionaux, provinciaux ou internationaux.
- Prend connaissance du courrier, fait les vérifications d’usage, traite les demandes selon les priorités et prépare la correspondance courante en effectuant la recherche, la cueillette et l’agencement des renseignements nécessaires. En l’absence de son supérieur, évalue l’importance des demandes, règle celles qui ne requièrent pas son intervention et achemine les plus urgentes aux personnes responsables concernées.
- Organise sur demande les rencontres, planifie la logistique et les déplacements des membres de l’équipe du Secrétariat général.
- Collabore à l’administration du Secrétariat général, notamment en préparant les rapports de dépenses, les demandes de paiements, en procédant à de la refacturation, en assurant la saisie des bons de commande et le suivi du processus d’approbation des bons de commande ainsi que la réception des fournitures dans le système de gestion administrative lorsque requis.
- Traite des informations et des dossiers stratégiques, de nature confidentielle ou d’ordre légal. Maintient un système de classement.
- Assure la mise à jour des informations relatives au Secrétariat général et à leurs activités en vue d’une saisie dans les systèmes ou d’une diffusion appropriée. Tient à jour différentes listes.
- Maintient à jour ses connaissances en lien avec son domaine d’activités.
- Participe à l’amélioration des processus et des façons de faire.
- Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou infér

  • Une ou Un Analyste en Financement Des Réseaux de

    4 days ago

    Quebec City, Canada Ministère de l'Enseignement supérieur Full time

    **Contribuer au savoir de demain, plus qu’une carrière!** Le **ministère de l’Enseignement supérieur** **a pour mission de soutenir la communauté étudiante et les établissements d’enseignement et promouvoir l’enseignement supérieur afin de contribuer, de façon durable, à l’essor économique, social et culturel du Québec. Un **emploi...

  • Secrétaire Médicale

    4 weeks ago

    Quebec City, Canada Clinique de santé M Full time

    Le (la) secrétaire médicale est le contact premier des clients avec l'organisation et véhicule les valeurs et la philosophie de celle-ci. Il (elle) s'assure que l'expérience-client est une priorité en tout temps. Il (elle) est notamment responsable du service à la clientèle (réception des clients et appels téléphoniques) et de la gestion...

  • Secrétaire Dentaire

    4 weeks ago

    Quebec City, Canada YG.RH Consultations Full time

    **Secrétaire dentaire** 4 JOURS PAR SEMAINE - **Idéale pour conciliation travail-famille**_ Très belle opportunité à titre de secrétaire dentaire pour une superbe clinique dentaire située à Québec. Ce magnifique poste vous est offert sur 4 jours par semaine. Vous y trouverez une ambiance de travail très chaleureuse et conviviale, un environnement...

  • Conseillère ou Conseiller en Sécurité de

    4 days ago

    Quebec City, Canada Ministère de l'Enseignement supérieur Full time

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  • Poste Temps Complet

    3 days ago

    Quebec City, Canada CHU de Québec Université Laval Full time

    Nous sommes à la recherche d'un(e) secrétaire médicale à la transcription médicale pour occuper un emploi au sein des archives. Il s'agit d'un emploi permanent à temps complet ou à temps partiel en présentiel soit à l'Hôpital Saint-François d'Assise ou au CHUL. Vous devez être disponible sur le quart de jour. L'emploi exige de faire quelques...

  • Secrétaire Médicale

    3 days ago

    Quebec City, Canada Médicina Inc. Full time

    Titre du poste : Secrétaire / réceptionniste Horaire : Lundi au vendredi : 8h à 16h30 et vendredi 8h à 16h Lieu de travail : 1165 boulevard Lebourgneuf, suite 150, Québec (Qc) G2K 2C9 Description du type d'emploi: La secrétaire/réceptionniste est le premier contact des patients avec notre clinique. Elle se doit d'être à l'écoute de ses besoins,...

  • Super-secrétaire

    4 weeks ago

    Quebec City, Canada Centre de services scolaire des Découvreurs Full time

    La personne salariée de cette classe d'emplois agit à titre d’experte du secrétariat des écoles primaires. Par son expertise, elle soutient et accompagne les secrétaires des écoles primaires: - Accompagner et soutenir les secrétaires des écoles primaires dans les taches quotidiennes et dans les périodes de pointes; - Former les secrétaires des...

  • Secrétaire

    4 weeks ago

    Quebec City, Canada Centre d'obstétrique et de gynécologie de la cité Full time

    **Horaire de travail vraiment intéressant et très belle ambiance ainsi qu'une excellente opportunité de développement.** Le centre d'obstétrique et gynécologie de la cité de Charlesbourg est à la recherche d'un(e) secrétaire à temps complet. Joignez-vous à une équipe dynamique dans une entreprise qui a à cœur le bien-être de ses employés et...

  • Secrétaire Dentaire

    3 weeks ago

    Quebec City, Canada Dentarius Management Service Inc. Full time

    SECRÉTAIRE DENTAIRE - 4 jours Québec - Beauport Tu es secrétaire dentaire avec de l'expérience et tu cherches une nouvelle aventure professionnelle dans la magnifique ville de Québec? Cette offre pourrait bien te plaire dans le secteur de Beauport ! Ce superbe poste est offert sur 4 jours par semaine, sans travail le soir, avec la possibilité de...

  • Secrétaire-réceptionniste

    4 weeks ago

    Quebec City, Canada Médi-Clinique de la capitale Full time

    **Poste de secrétaire** Horaire de travail du lundi au vendredi et excellentes opportunités d'avancement. La Médi-Clinique de la capitale est à la recherche d'un(e) secrétaire à temps complet. Joignez-vous à une équipe dynamique dans une entreprise qui a à cœur le bien-être de ses employés et dans laquelle vous pourrez mettre à profit vos...

  • Secrétaire de Gestion

    4 weeks ago

    Quebec City, Canada Université Laval Full time

    Rôle principal Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, des tâches de secrétariat afin de participer au suivi des processus relatifs aux études et à l'administration de son secteur. Note Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas...

  • Secrétaire Dentaire

    4 days ago

    Quebec City, Canada Centre de parodontie et d'implantologie de Québec Full time

    **À propos de nous** Villa Espace Paro - Centre de parodontie et d’implantologie de Québec est une petite entreprise située à Ville de Québec, QC G1N 2E5. Notre entreprise est agile, axée sur la collaboration et en évolution perpétuelle, et notre objectif est de prodiguer des soins d’une qualité exceptionnelle afin de redonner à tous nos...

  • Coordonnatrice ou Coordonnateur Du Financement Des

    7 days ago

    Quebec City, Canada Ministère de l'Enseignement supérieur Full time

    **Contribuer au savoir de demain, plus qu’une carrière!** Le **ministère de l’Enseignement supérieur** **a pour mission d’offrir au plus grand nombre d’étudiantes et d’étudiants des parcours de formation accessibles, flexibles, adaptés à leurs besoins qui leur permettront d’acquérir les connaissances et les compétences utiles à leur...

  • Secrétaire

    4 weeks ago

    Quebec City, Canada Beneva Full time

    Titre d'emploi: Secrétaire Statut: Régulier Sommaire: À titre de secrétaire, vous serez au cœur de nos activités, fournissant un soutien indispensable à nos équipes de direction et contribuant à notre succès global. Dans ses fonctions à titre de secrétaire, vous aurez également l'occasion de travailler dans un environnement stimulant et en...

  • Secrétaire Dentaire

    4 weeks ago

    Quebec City, Canada Clinique dentaire Myriam Hebert Full time

    **Offre d'Emploi**: Secrétaire dentaire en chef à temps plein **Description du poste**: Nous recherchons un(e) secrétaire dentaire en chef pour rejoindre notre équipe. En tant que secrétaire dentaire en chef, vous serez responsable de superviser les opérations administratives de notre clinique. Vos tâches principales incluront la gestion des...

  • Agent(e) de bureau et secrétaire

    7 days ago

    Quebec City, Canada Centre de services scolaire des Premières-Seigneuries Full time

    Statut :                              Remplacements à temps partiel ou temps plein durant l’année scolaire 2023-2024Lieu de travail :                   Écoles primaires, secondaires et spécialisées et centres administratifsEntrée en fonction :          Selon vos disponibilitésVotre rôleVous devrez...

  • Agent(E) - Support Aux Secrétaires D'école

    4 weeks ago

    Quebec City, Canada Centre de services scolaire des Découvreurs Full time

    La personne salariée de cette classe d'emplois agit à titre d’experte du secrétariat des écoles primaires. Par son expertise, elle soutient et accompagne les secrétaires des écoles primaires: - Accompagner et soutenir les secrétaires des écoles primaires dans les taches quotidiennes et dans les périodes de pointes; - Former les secrétaires des...

  • Agent(E) - Support Aux Secrétaires D'école

    4 weeks ago

    Quebec City, Canada Centre de services scolaire des Découvreurs Full time

    La personne salariée de cette classe d'emplois agit à titre d’experte du secrétariat des écoles primaires. Par son expertise, elle soutient et accompagne les secrétaires des écoles primaires: - Accompagner et soutenir les secrétaires des écoles primaires dans les taches quotidiennes et dans les périodes de pointes; - Former les secrétaires des...

  • Secrétaire-réceptionniste

    3 days ago

    Quebec City, Canada Lapointe CPA inc. Full time

    **Description du Poste** Titre du poste : Secrétaire-réceptionniste Régime d’emploi : Temps plein (35 heures / semaine) Date d’entrée en fonction : Immédiat **Description des tâches** Sous l’autorité de son supérieur immédiat, le titulaire du poste exécutera diverses tâches administratives dans le contexte d'un cabinet d'expertise...

  • Secrétaire Médicale

    4 days ago

    Quebec City, Canada MÉDIC AXION médecine familiale et soins infirmiers (privée) Full time

    La clinique MedicAxion médecine familiale et soins infirmiers est à la recherche d' une secrétaire médicale pour un poste à temps plein permanent ou partiel 24 à 38 heures/semaine. La secrétaire médicale devra avoir un excellent service à la clientèle, souriante, une attitude positive et empathique. Les principales tâches reliés au poste sont: -...