Réceptionniste (Bilingue)

Votre lien avec la faune

À titre d'un des plus importants chefs de file nationaux sans but lucratif consacré à la conservation de la faune, la recherche et la sensibilisation, nous cherchons à doter le poste suivant:
Réceptionniste (bilingue)

Qui nous sommes

La Fédération canadienne de la faune est un organisme de bienfaisance national à but non lucratif qui se consacre à la conservation de la faune et des habitats naturels du Canada afin que tous puissent en tirer des ressources ou y trouver de l'agrément. Par la diffusion de connaissances sur l'incidence des activités humaines sur la faune et les écosystèmes, la réalisation de mesures pour protéger et rétablir les espèces et les habitats, la création et l'offre de programmes didactiques, la recommandation de changements de politiques et la coopération avec des partenaires aux vues similaires, la FCF vise à créer un avenir où les Canadiens et Canadiennes vivront en harmonie avec la nature.

Résumé du poste

La FCF recherche un(e) réceptionniste à son siège social à Ottawa (Ontario). Relevant du directeur des opérations, cette personne sera principalement chargée de créer une première impression positive et durable pour toutes les personnes qui ont des échanges avec la FCF dans les deux langues officielles du Canada. Le ou la titulaire du poste sera chargé(e) d'effectuer diverses tâches administratives et de bureau, de veiller au bon déroulement des opérations quotidiennes et de fournir un service d'accueil exceptionnel aux différentes parties susceptibles de communiquer avec la FCF. La personne idéale doit posséder l'expérience et la formation mentionnées ci-dessous, ainsi que de solides compétences en matière de leadership et de communication.

Compétences essentielles

Communication - S'exprime et transmet de l'information clairement et uniformément.
Souci du détail - Aspire à la qualité dans la réalisation des tâches.
Organisation - Suit les processus établis, propose des mises à jour pour rationaliser les processus et définit de nouveaux processus pour veiller à ce que les renseignements et outils pertinents soient faciles d'accès.
Responsabilité - Démontre de la fierté dans le travail réalisé et comprend la raison d'être des tâches qui s'inscrivent dans l'ensemble des activités de l'organisme. Respecte les délais et exécute le travail correctement.
Professionnalisme - Démontre un niveau professionnel de conduite en dirigeant les échanges entre les individus dans un environnement de travail.
Ingéniosité - Réagit aux situations ou aux exigences professionnelles difficiles en utilisant les outils et l'information disponibles pour soutenir les décisions et les solutions. Capable de déterminer lorsqu'il faut demander à la haute direction de régler la situation.
Axé(e) sur le service - Fournit un service exceptionnel aux clients internes et externes.
Gestion du temps - Réalise une myriade de tâches et établit leur ordre de priorité au besoin. Gère un grand volume de demandes et de travail durant les périodes achalandées et maintient l'équilibre de la charge de travail durant les périodes plus calmes.

Fonctions

**Gérer la réception**:
Accueillir les visiteurs, les client(e)s et les employé(e)s chaleureusement et avec professionnalisme.
Gérer les appels entrants, transférer les appels à la bonne personne et prendre des messages précis au besoin.
Maintenir une réception bien organisée et propre.

**Aider les visiteurs**:
Enregistrer les visiteurs et leur remettre un insigne d'identification.
Répondre aux questions des visiteurs et leur donner des indications si nécessaire.
Informer rapidement les employé(e)s de l'arrivée des visiteurs.

**Fournir un soutien administratif**:
Effectuer des tâches administratives générales, notamment faire des photocopies, envoyer et recevoir des télécopies et scanner et classer des documents.
Recevoir et distribuer le courrier et les colis entrants.
Mettre à jour les informations sur les donateurs et donatrices et maintenir l'intégrité et l'exactitude des données en suivant les procédures établies.

**Communiquer**:
Communiquer efficacement avec le personnel interne et les intervenants externes.
Transmettre les messages importants et les mises à jour aux personnes concernées.
Gérer les demandes de renseignements par courrier électronique et y répondre rapidement.

**Contrôler l'accès et la sécurité des lieux**:
Assurer la sécurité des locaux en surveillant les systèmes de contrôle de l'accès.
Suivre les protocoles de sécurité établis pour l'enregistrement et l'accès des visiteurs.
Maintenir un haut niveau de confidentialité dans tous les échanges.

**Fournir un soutien ad hoc**:
Fournir un soutien administratif à différentes sections au besoin.
Contribuer à des projets spéciaux et à diverses tâches telles qu'attribuées.

Expérience et éducation

Diplôme d'école secondaire ou l'équivale