Executive Assistant

1 month ago


PointeClaire, Canada CIUSSS de l'Ouest-de-l’Île-de-Montréal Full time

Reason for Post:
- Vacant position- Position Status:
- Permanent - Full-time- Work Shifts:
- Day- Organization:
- CIUSSS de l'Ouest-de-l’Île-de-Montréal- Job Territory:
- Pointe-Claire- Division:
- General Direction- Service:
- Reference number:
- CNS-23-8490- Number of days:
- Length of Assignment:
- Work Schedule:
- Salary:
- Number of positions available:
- 1- Job Category:
- Administrative and Office Personnel (Admin. Agent, Secretary (medical, legal ) Admin. Tech., etc.)- Posting Start Date:
- 2023-02-21- Posting End Date:
- 2023-03-21- Description:
- Job description available in french only **
- Le CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal est présentement à la recherche d'un ou d'une adjointe de direction pour combler un poste au sein de son Centre administratif situé à Pointe-Claire.
- Titre d'emploi à l'interne : Spécialiste en procédés administratifs.
- Sous l’autorité du président-directeur général, la personne titulaire du poste assure la gestion des activités de soutien au président-directeur général, analyse les besoins, et élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d’améliorer le fonctionnement des services. Elle contribue aux orientations et objectifs de la direction, favorise la collaboration et agit à titre de personne-ressource dans son champ de compétence. Elle assume également le soutien professionnel et le suivi nécessaire des dossiers d’envergure qui lui sont confiés.
- DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS RELIÉES À LA FONCTION:

- La personne titulaire du poste répond aux besoins des clients internes et externes de la direction générale dans la perspective de l’approche clientèle et de l’amélioration continue des services. À titre de spécialiste en procédés administratifs, elle assiste l’équipe de la direction générale dans l’exercice de ses fonctions par la planification, l’organisation et l’exécution de certains travaux. En l’absence de son supérieur immédiat, elle voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche des activités. Elle anticipe les demandes et effectue des suivis de façon proactive avec les partenaires internes et externes.
- La personne titulaire du poste traite des données de nature confidentielle et assure la communication et la collaboration entre les différents programmes et directions sous l’autorité du président-directeur général. Cette personne peut aussi être amenée à se déplacer au sein des différentes installations de l’établissement.
- Élaborer les procédés de contrôle pour certains dossiers en fonction des besoins (échéanciers, relances);
- Proposer des réponses dans des dossiers complexes et/ou des solutions pour résoudre les problématiques, diriger les demandes vers les personnes concernées pour le suivi et en informer le président-directeur général tout au long du processus;
- Collaborer à la bonne marche des dossiers en colligeant l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités de son secteur;
- Gérer le processus de traitement de la correspondance entrant et sortant au bureau de la présidence-direction générale;
- Coordonner l’agenda du président-directeur général et le soutien requis aux activités ;
- Produire, valider et réviser des documents pour la présidence-direction générale (correspondance, sommaires, tableaux, rapports, etc.) ;
- Coordonner l’organisation de certaines réunions (ordre du jour, comptes-rendus, suivis, etc.);
- Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

Salaire horaire : 25,07$ à 46,30$ l'heure, selon expérience
- Au CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal, vous profiterez de nombreux avantages:
- Vastes possibilités de développement de carrière à l’interne;
- Quatre (4) semaines de vacances, treize (13) congés fériés et 9.6 journées de maladie pour une année de travail à temps complet;
- Participation, avec l’employeur, à un régime de retraite à prestations déterminées assurant un revenu de retraite fiable;
- Protection par des assurances collectives (vie, maladie, salaire) après 3 mois de service;
- Accès à un programme d’aide aux employés gratuit;
- Possibilité de télétravail.
- Requirements :- Doit détenir un baccalauréat en science de l’administration ou en sciences humaines et en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée;
- Posséder au moins deux ans d’expérience reliée à la fonction;
- Maîtrise le français écrit et parlé (Excellentes capacités rédactionnelles);
- Est apte à communiquer en anglais, à l’oral comme à l’écrit;
- Maîtrise les outils informatiques de la suite Office, tel que Word avancé, Excel, Powerpoint, et Teams.

Compétenc



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    **Spice foods is an international company with offices and facilities in different countries. we are a leading spice and seasoning manufacturer.** **Who You'll Work With** You’ll work in Montreal as part of our Canadian office. You’ll be part of our Canadian team, and report to the CEO. the CEO is based in Montreal however you will accompany the CEO...

  • Executive Assistant

    1 month ago


    Pointe-Claire, Canada Lakeshore General Hospital Foundation Full time

    _(français ci-dessous)_ **EXECUTIVE ASSISTANT** **Full-time position 35 hrs/week** *** The Lakeshore General Hospital Foundation, a non-profit organization whose mission is to enhance the quality of health care for West Island residents, is seeking an individual who will work closely with the Managing Director. This position is a full-time in-office...


  • Pointe-Claire, Canada TD Bank Full time

    **TD Description** Stay current and competitive. Carve out a career for yourself. Grow with us. **Department Overview** The legendary customer experience is paramount to everything we do at TD and to achieve the same, our executives seek out and rely on exceptional administrative and executive assistance support. Our administrative and executive...


  • Pointe-Claire, Quebec, Canada Randstad Canada Full time

    Job Posting: Executive Assistant to the Mayor's OfficeLocation: West IslandContract Duration: [6Months with the possibility of extension]The Mayor's Office of [City/Town Name] is seeking a highly organized, motivated, and professional individual to serve as an Executive Assistant to the Mayor. This is a pivotal role that requires a high level of discretion,...

  • Executive Assistant

    1 month ago


    Pointe-Claire, Canada CIUSSS de l'Ouest-de-l’Île-de-Montréal Full time

    Reason for Post: - Vacant position- Position Status: - Permanent - Full-time- Work Shifts: - Day- Organization: - CIUSSS de l'Ouest-de-l’Île-de-Montréal- Job Territory: - Pointe-Claire- Division: - General Direction- Service: - Reference number: - CNS-23-8685- Number of days: - Length of Assignment: - Work Schedule: - Salary: - Number of positions...

  • Marketing Assistant

    1 month ago


    Pointe-Claire, Canada Simex Defence Inc. Full time

    **Company Overview**: We are a small, but growing defence procurement company committed to providing cutting-edge solutions to our clients in the defense industry. As a team, we work collaboratively to ensure the success of our projects and contribute to the security and advancement of our nation. We are currently seeking a talented and motivated Marketing...


  • Pointe-Claire, Canada Pharmacie Grégoire Arakelian (dans les entrepôts Costco) Full time

    You have **customer service** at heart, and you are known for excelling in your interactions with patients? We want to collaborate with you. We currently have an ATP permanent position available in Pointe-Claire, **30 hours and more**. We have been operating for more than 15 years in Costco warehouses in Quebec. By joining our team, you will gain a...


  • Pointe-Claire, Canada Mircom Group Of Companies Full time

    Summary: The Administrative Assistant is responsible for a wide variety of clerical office duties in support of company administration. This includes coordinating and communicating office activities, greeting and screening visitors in, answering and referring inbound telephone calls, and scheduling appointments. The Administrative Assistant should...


  • Pointe-Claire, Canada Pharmacie Grégoire Arakelian (dans les entrepôts Costco) Full time

    You have **customer service** at heart, and you are known for excelling in your interactions with patients? We want to collaborate with you. We currently have an ATP permanent position available in Pointe-Claire, **30 hours and more**. We have been operating for more than 15 years in Costco warehouses in Quebec. By joining our team, you will gain a...


  • Pointe-Claire, Canada Mircom Group of Companies Full time

    Administrative Assistant  Founded in 1991, the Mircom Group of Companies is North America’s largest independent designer, manufacturer and distributor of intelligent building and life safety solutions. Reaching customers in over 100 countries worldwide, our portfolio includes: fire detection & alarm, communications & security, mass notification, nurse...

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    4 weeks ago


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    **Position Purpose**: Merchandising Execution Associates (MEAs) merchandise and maintain various product sets in The Home Depot retail environment to enhance the customer experience, increase sales and maximize inventory turns. MEAs execute merchandising strategies and ensure product is displayed correctly. MEAs work individually with moderate supervision...

  • Keyholder Full Time

    1 month ago


    Pointe-Claire, Canada La Senza Full time

    La Senza is a Canadian fashion retailer that sells women's lingerie and intimate apparel. The La Senza brand is currently owned by Regent which operates and owns La Senza stores in Canada and the United States and uses a franchise model for the operation of stores outside Canada and the United States. **O**verview** Key Holders assist Management team in...


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  • Pointe-Claire, Canada Pharmacie Grégoire Arakelian (dans Costco) Full time

    Vous avez à cœur le **service à la clientèle**, vous êtes reconnus pour exceller au niveau de vos interactions auprès des patients? Nous souhaitons collaborer avec vous. Nous avons actuellement un poste d’ATP disponible. Nous opérons depuis plus de 15 ans au sein des entrepôts Costco du Québec. En vous joignant à notre équipe, vous gagnerez un...

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    1 month ago


    Pointe-Claire, Canada GUESS?. Inc. Full time

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  • Assistant Manager

    4 weeks ago


    Pointe-Claire, Canada Banana Republic Full time

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  • Pointe-Claire, QC, Canada Mircom Group of Companies Full time

    Administrative Assistant Founded in 1991, the Mircom Group of Companies is North America’s largest independent designer, manufacturer and distributor ofintelligent building and life safety solutions. Reaching customers in over 100 countries worldwide, our portfolio includes: fire detection & alarm, communications & security, mass notification, nurse...

  • Data Coordinator/ It

    4 weeks ago


    Pointe-Claire, Canada Parrainage Civique de la Banlieue Ouest Full time

    **Position Title**:Data Coordinator/ IT Support **Reporting to**:Executive Director **Role**: Under the Executive director’s supervision, the Database Coordinator/ IT Support works to manage the MS Access database and offers technical support to the staff to ensure the organization’s smooth operation. **Primary Duties and Responsibilities**: -...


  • Pointe-Claire, Canada West Island Women's Centre Full time

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