Technicien-ne en Soutien Administratif Aux Projets

3 weeks ago


Montréal, Canada Institut du Nouveau Monde Full time

Offre d'emploi

Technicien-ne en soutien administratif aux projets

L’INM est une organisation indépendante et non partisane qui a pour ambition d’accroître la participation des citoyens et des citoyennes à la vie démocratique. L’action de l’INM a pour effet d’encourager la participation citoyenne et de contribuer au développement des compétences civiques, au renforcement du lien social et à la valorisation des institutions démocratiques. L’équipe de l’INM est animée par la conviction que la participation citoyenne renforce la démocratie.

Les membres de l’équipe de l'INM partagent des motivations communes:

- Accroître les compétences citoyennes des Québécoises et des Québécois;
- Stimuler l’étincelle d’intérêt des jeunes pour la vie démocratique;
- Contribuer à développer une culture de la participation citoyenne dans une grande diversité d’organisations et de milieux;
- Travailler sur l’impact à long terme en bâtissant des projets structurants;
- Découvrir différents environnements et rencontrer des personnalités inspirantes.

LE DÉFI PROFESSIONNEL PROPOSÉ

L’INM cherche à pourvoir un poste de Technicien-ne en soutien administratif aux projets.

La personne occupant le poste sera appelée à prendre en charge les processus administratifs en soutien aux projets ainsi que les processus corporatifs (tableau du portefeuille de projets, des financements, de la facturation, du paiement des fournisseurs). Elle appuiera également l’équipe de direction par la prise en charge de processus administratifs tels que ceux qui concernent les ressources financières, matérielles et humaines (en excluant la tenue de livres comptables).

Son travail est encadré par le directeur des services administratifs et elle travaille en étroite collaboration avec le directeur des opérations.

La personne recherchée aime travailler dans un environnement dynamique et qui s’adapte aux contextes changeants. Elle est motivée par la mission de l’organisation qui vise à accroître la participation des citoyennes et des citoyens à la vie démocratique et désire, par ses fonctions, permettre à l’équipe de réaliser pleinement sa mission.

Plus particulièrement, la personne assumera les fonctions suivantes:

- Soutien à la gestion du portefeuille de projets
- Gestion documentaires des ententes et redditions de compte
- Coordonne la mise à jour du tableau des projets et mandats et celui des financements

Nutcache
- Soutien administratif aux projets
- Supervise le processus de facturation et des encaissements afin d’avoir une vue d’ensemble de leur avancement
- Prépare les factures et reçoit les encaissements
- Prépare le rapport financier du projet
- Recherche et maintien à jour une liste de fournisseurs de services et soutien les personnes en charge de projets dans l’usage de leurs services
- Offre un soutien en matière de rédaction et de suivi du plan de projet (heure et budget)
- De manière générale, offre un soutien ponctuel sur d’autres aspects administratifs

(ex : expédition des publications, suivi du paiement des inscriptions aux activités et des achats, etc.)
- Soutien aux relations avec les personnes membres, donatrices et participantes
- Suis le statut et les renouvellements de membership
- Contribue aux efforts de communications
- Effectue des recherches
- Prise en charge de processus corporatifs
- Ressources financières
- Recueille, valide et prépare l’information de la paie
- Reçoit et valide les comptes de dépenses
- Reçoit et traite les demandes d’adhésion et les dons reçues
- Ressources matérielles

Maintien à jour l’inventaire Effectue l’approvisionnement
- Ressources informationnelles
- Maintien de système de classement ordonné
- Ressources humaines

S’assure du classement de la documentation des dossiers d’employés Maintient le tableau des employés à jour
- Gestion des demandes d’informations générales

Reçoit et redirige ou traite les appels entrants et courriels entrant du numéro de téléphone et adresse courriel principal de l’INM Toutes autres tâches connexes.LE PROFIL RECHERCHÉLa personne idéale pour le poste : dispose d'au minimum 2 à 3 ans d’expérience confirmée dans un fonction de nature comparable; détient un diplôme de technicien-ne en administration de niveau collégial (ou l’équivalent);
- aime le travail d'équipe;
- démontre de bonnes aptitudes en communications interpersonnelles;
- gère habilement son temps de travail et son stress;
- fait preuve de polyvalence, d'autonomie et de jugement;
- est professionnelle et responsable;
- souhaite apprendre, s'améliorer et innover dans son travail;
- dispose de bonnes habiletés de communication : verbale, écrite, en français et en anglais (un atout);
- dispose d'une bonne compréhension des logiciels de bureautique, notamment l'environnement Google (courriel, document, feuille de calcul, disque, etc.);
- s’intéres



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