Adjointe Administrative Bilingue, Services

4 weeks ago

Montréal, Canada Banque Scotia Full time

21 janvier 2023
Industries Banques, Assurances, Services financiers
Catégories Banque, Assurance, Services financiers, Relations investisseurs
Télé-travail
Montreal, QC - Temps plein

**Numéro de la demande**: 170505

Joignez une équipe gagnante, engagée et axée sur les résultats qui évolue dans une culture inclusive et de haut rendement.

Adjointe administrative bilingue, Services bancaires internationaux et marchés (Hybride) - Montréal

Objectif
Contribuer au succès global des Services bancaires aux grandes entreprises et d’investissement au sein de la division Services bancaires et marchés mondiaux de la Banque Scotia au Canada, en offrant un soutien administratif de premier ordre qui facilitera la réalisation de nos activités. L’adjoint administratif ou l’adjointe administrative veille à ce que toutes les activités respectent les règlements en vigueur ainsi que les politiques et les procédures internes. Il ou elle établit des partenariats solides au sein de la Banque afin de soutenir l’équipe.

Ce poste vous convient-il?
- Établir les priorités du groupe de façon à assurer le respect des échéances et l’atteinte des objectifs. Agir à titre d’ambassadeur de la culture et veiller au respect des politiques. Soumettre les problèmes à l’échelon supérieur, au besoin.
- Entretenir de solides relations d’affaires en offrant une aide courtoise et efficace aux clients internes et externes.
- Favoriser un environnement axé sur le rendement et contribuer à rendre le milieu de travail inclusif.
- Participer à des projets ponctuels visant à soutenir l’équipe de gestion dont la nature est la suivante : recueillir et compiler des données provenant de diverses sources pour les réunions hebdomadaires, en gérant la logistique derrière les événements pour les clients (y compris les réservations), effectuer des recherches sur les dates clés liées aux clients (AGA, conférences téléphoniques trimestrielles des Relations avec les investisseurs, etc.) et voir à ce que les membres de l’équipe soient en mesure d’y participer, etc.
- Rédiger ou réviser les communications destinées à l’équipe de la haute direction.

Soutien lié à la clientèle
- Gestion des horaires : Coordonner les horaires des équipes et organiser des rencontres avec les clients, selon les besoins. Gérer la logistique derrière les réunions, notamment la réservation des salles, le soutien technique et audiovisuel et les services de traiteur, le cas échéant.
- Voyages et déplacements : Organiser et coordonner les voyages (y compris les voyages internationaux), planifier les réservations et les itinéraires et en assurer le suivi, obtenir les visas (le cas échéant), etc.
- Gestion des dépenses : 1. Consigner les reçus et préparer des relevés des dépenses détaillés à des fins d’approbation et de paiement dans les délais prévus, en s’assurant d’utiliser le code client adéquat. 2. Préparer les factures et les soumettre à l’équipe des comptes fournisseurs pour traitement. Faire le suivi auprès de cette équipe concernant les éléments non réglés.
- Interactions avec les clients : Fournir un soutien quant à la maintenance des données liées aux clients (noms, titres, coordonnées, etc. à l’aide d’Excel et de Salesforce), la mise à jour des rapports d’appels, etc.
- Événements destinés aux clients : Organiser et coordonner les événements destinés aux clients, ce qui comprend les réservations, la planification, les invitations et les suivis avec les clients.
- Dossiers des clients et documentation : Organiser, copier et tenir à jour les dossiers administratifs, la correspondance et d’autres dossiers ou documents, selon les besoins. Relier des présentations, au besoin, au moyen du système de reliure de la Banque Scotia.
- Téléphonie : Répondre aux appels téléphoniques et les filtrer à l’aide d’un système à lignes multiples, organiser des conférences téléphoniques et des vidéoconférences en ayant recours aux fournisseurs privilégiés de la Banque Scotia.

Gestion des opérations et soutien à l’équipe administrative
- Participer au processus d’accueil et de départ des employés, en collaboration avec les RH et les équipes Technologie et Gestion des installations.
- Agir à titre de personne-ressource auprès du personnel en visite. Préinscrire tous les invités, y compris les employés d’autres bureaux. Offrir un soutien local, notamment en préparant des cartes d’accès, des places de travail, des salles pour réservation, etc.
- Remplacer les autres adjoints administratifs pendant les heures de dîner, les pauses, les fins de journée, les congés de maladie et les autres absences, et partager les responsabilités de l’équipe administrative afin de soutenir l’équipe du secteur et les activités des Services bancaires aux grandes entreprises et d’investissement.

Comprendre et respecter les politiqu

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    _English to follow_ - Chez Raymond James, _**nous nous **_perfectionnons, _**nous**_ _collaborons, _**nous **_prenons des décisions, _**nous **_obtenons des résultats et _**nous nous **_améliorons ensemble_. Courtier en valeurs mobilières indépendant le plus important du Canada, Raymond James Ltée offre des produits et services de placement de grande...

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