Adjoint(E) Administratif(Ive)

2 weeks ago


Quebec City, Canada Groupe RP Full time

**Nous recherchons un(e) Adjoint(e) administratif(ve) pour une entreprise bien établie spécialisée dans la construction.**
***
**Poste permanent, à temps plein.**

**Responsabilités**:

- Créer des dossiers de soumission sur l'ordinateur et en format papier ;
- Saisir les dossiers de soumission dans la liste ;
- Organiser les visites et la fermeture de soumissions dans Outlook ;
- Faire suivre la correspondance à qui de droit ;
- Approuver les documents à soumettre lors de la fermeture et faire les démarches si nécessaire (Ex. : cautionnement) ;
- Préparer les soumissions (Exécution et Ouverture des dossiers de projet) ;
- Faire les copies (ordi + dossiers) ;
- Approuver les infos à fournir lors de l’ouverture (Ex. Cautionnement, Assurance amendé, Ouverture CSST etc.) ;
- Compléter liste « ouverture d’un projet » à faire plus assidûment ;
- Elaborer les bons de commande, faire les copies et classer les dossiers sur l'ordinateur et en format papier ;
- Préparer les échéanciers et la liste d’intervenants ;
- Valider s’il y a des plans émis pour construction et en faire la distribution ;
- Effectuer le suivi, la compilation et la distribution des dessins d’atelier ;
- Réaliser la distribution et le suivi des avis de changement ;
- Organiser les prix suite aux changements et préparer les soumissions de prix ;
- Faire le suivi des approbations de soumissions de prix du client ;
- Planifier les bons de commandes aux sous-traitants ;
- Préparer les minutes de réunion si requis ;
- Vérifier les appels et courriels ;
- Acheter les articles de bureau ;
- Mettre à jour les réunions et les grilles de chantier ;
- Classer et élaborer différents rapports ;
- Faire des copies pour les suivis des tâches des collègues ;
- Organiser et réaliser les suivis des dossiers non réglés.

**Exigences**:

- 10 ans d'expérience dans un poste similaire ;
- Expérience en construction ;
- Maitrise de la Suite Microsoft Office ;
- Bilinguisme requis ;
- Sens de l'organisation ;
- Proactivité et dynamisme.



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