Registration and Exhibit Services Coordinator

7 months ago

Westmount, Canada Canadian Institute of Mining (CIM) Full time

**Coordinateur.rice de l’inscription et des services aux exposants**

**(English version follows)**

L’Institut canadien des mines, de la métallurgie et du pétrole (ICM) est à la recherche d’un.e coordinateur.rice expérimenté.e de l’inscription et des services aux exposants pour se joindre à son
équipe. L’ICM a son siège à Montréal et compte des membres partout au Canada et à l’international.
L’ICM est l'un des principaux organisateurs nationaux d'événements de grande envergure et de niche pour le secteur des minéraux, des métaux et des matériaux. Ce poste relève de la Directrice des
événements et implique une collaboration étroite avec cette dernière et avec tous les membres de l’équipe des événements.

De l’expérience dans le secteur à but non lucratif ou en entreprise est un atout. Une connaissance de l’industrie minière n’est pas une condition préalable (mais c’est un plus).

Il s’agit d’un poste à temps plein. L’ICM travaille en mode hybride (jusqu’à 3 jours de télétravail par semaine).

**Rôle et responsabilités**

**Inscription**
- Capturer tous les détails liés aux participants des conférences pour planifier les inscriptions.

Diriger, superviser et tester le logiciel ou la compagnie d’inscription pour toutes les conférences de l’ICM dans le but d’offrir une interface facile à utiliser pour les usagers, comprenant le moins d’étapes possibles pour s’inscrire.
- Gérer le processus d’inscription pour tous les participants et toutes les parties prenantes, avant l’événement, sur place et post-événement. Responsable de tous les documents, processus, personnel suppléant et rapports.
- Fournir un soutien complet/service à tous les participants de l’événement au téléphone, par courriel et tout autre moyen de communication pour/avec les membres, les délégués, les exposants, les visiteurs, les présentateurs, les bénévoles, les VIP, les intervenants, etc.
- Superviser la fonction administrative de l’équipe des événements **. **Travail administratif et de coordination - par exemple, émettre des invitations génériques ou spécifiques à l’événement, préparer des présentations et des rapports, le comptoir d’inscription et d’information, les horaires du personnel, la formation du personnel et superviser les activités de l’inscription sur place et le personnel suppléant.
- Soutenir la Directrice et collaborer avec l’équipe dans diverses capacités, notamment la recherche et le développement, des tâches et des projets divers liés aux conférences et au marketing, ainsi que toute autre activité dérivée.

**Services aux exposants**
- Soutenir la Gestionnaire des ventes, Exposition et commandites, pour tous les aspects du programme d’exposition et de commandites.
- Servir de contact principal pour les fournisseurs, y compris la coordination de la logistique des exposants.
- Gérer la logistique sur place des exposants, y compris leur inscription, les salons des exposants, l’installation/démontage de la salle d’exposition et les opérations quotidiennes avec les fournisseurs.
- Assister la Gestionnaire des ventes dans la mise-en-œuvre d’une stratégie de rétention pour les expositions et les commandites.
- Répondre aux demandes par courriel et par téléphone des exposants et des commanditaires potentiels et existants.
- Mettre à jour et maintenir les informations de la base de données.
- Gérer les sections pertinentes (expositions, commandites et FAQ) du site Web pour maintenir l'exactitude des informations.
- Aider à la collecte et à la gestion des logos des commanditaires, ainsi qu'à la rédaction de rapports post-événement.
- Participer à la préparation du guide de l'exposant pour chaque conférence.
- Élaborer et rapporter les tendances en matière de rétention des exposants et de satisfaction globale grâce à des sondages et à des communications de suivi directes.
- Gérer d'autres projets liés aux événements au besoin, tels que la planification de conférences, la production d'événements virtuels, la coordination avec les hôtels, etc.

**Connaissances, Expérience et Compétences**
- Formation/éducation formelle en administration de bureau ou en planification d'événements
- 2 ans d'expérience dans un rôle de coordination ou de soutien événementiel
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite dans les deux langues officielles
- Compétences en organisation, capacité à effectuer plusieurs tâches et souci du détail
- Compétences en résolution de problèmes et en gestion du stress
- Maîtrise de l'utilisation de la suite MS Office ainsi que d'un logiciel de gestion des inscriptions
- Aptitude à la technologie pour apprendre et utiliser différents systèmes (Expocad entre autres)
- Disponible à voyager au Canada (4 à 5 déplacements par année)

**Comment postuler**

**À propos de l’ICM**

L'Institut canadien des mi

  • Bilingual English

    2 weeks ago

    Westmount, Canada Musitechnic Full time

    Key Responsibilities: Deliver engaging and effective English and French language lessons tailored to students' needs. Assess students’ progress and provide constructive feedback to improve their skills. Assist in developing curriculum materials and innovative teaching strategies. Act as a liaison between students, parents, and administrative staff to...

  • Freight Coordinator

    6 months ago

    Westmount, Canada Mantoria Inc. Full time

    **Summary of Role** As a Freight Coordinator you will report to the Sales and Operations Manager. The incumbent will be required to execute transport operations for our customers throughout North America and must be able to accomplish these tasks in a fast paced environment while ensuring exemplary customer service. **Main Responsibilities**: Major...

  • Superviseur Services Alimentaires

    7 days ago

    Westmount, Canada Les Ymca Du Québec Full time

    **Ici, briller a de l'impact** Aimeriez-vous que votre talent ait un impact positif dans la vie des gens avec qui vous travaillez ? Recherchez-vous de nouvelles occasions de maximiser et de développer votre expertise ? Souhaitez-vous évoluer dans un milieu qui révèle le potentiel des gens ? Vous êtes au bon endroit, parce qu’au Y, briller a de...

  • Surgical Coordinator

    6 months ago

    Westmount, Canada Westmount Medical Institute Full time

    About Us: As a premier provider of aesthetic medical services, our primary focus is on elevating our clients' confidence and overall well-being by offering tailored, state-of-the-art treatments. Backed by a team of proficient experts and an unwavering dedication to quality, we are driven to achieve remarkable outcomes while ensuring unparalleled patient...

  • Superviseur(E) Services Alimentaires

    1 month ago

    Westmount, Canada Les Ymca Du Québec Full time

    Be the Spark Do you want your talent to have a positive impact on the people you work with? Are you seeking new ways to maximize and develop your expertise? Do you want to work in an environment where people come first? We have an opportunity for you, because here, you can be the spark. Every day, more than 1,200 people work with the YMCAs of Québec...

  • Coordonnateur(Trice) Services Alimentaires

    3 months ago

    Westmount, Canada Les Ymca Du Québec Full time

    Be the Spark Do you want your talent to have a positive impact on the people you work with? Are you seeking new ways to maximize and develop your expertise? Do you want to work in an environment where people come first? We have an opportunity for you, because here, you can be the spark. Every day, more than 1,200 people work with the YMCAs of Québec...

  • After- School Program Coordinator

    6 months ago

    Westmount, Canada Laurus Lifestyles Inc Full time

    **JOB DESCRIPTION**: Laurus is currently seeking one (1) new team member to coordinate and deliver our after school program to school-aged students at a private school in the Westmount Montreal area. The successful applicant will be an energetic and experienced independent worker who enjoys a collaborative and flexible approach and is someone who values a...

  • Aide Familial Résident

    6 months ago

    Westmount, Canada Marc and Celine Elfassy Full time

    **Durée de l'emploi**: Temporaire **Langue de travail**: Anglais ou Français **Heures de travail**: 40 heures par semaine **Education**: Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent **Expérience**: 1 an à moins de 2 ans ou experience équivalente Environnement de milieu de travail Non-fumeurs Milieu de travail Domicile de l'employeur Propre...

  • Aesthetic Surgical Coordinator

    3 weeks ago

    Westmount, Canada Station L MediSpa Full time

    English Below.. **Présentation du poste** **Principales responsabilités** - Coordination des patients : Servir de point de contact principal pour les patients en chirurgie, en gérant leur parcours depuis la consultation jusqu'à l'opération et au-delà. - Gestion des consultations : Planifier et coordonner les consultations, les rendez-vous...

  • Housekeeping Attendant

    6 months ago

    Westmount, Canada American Iron and Metal Full time

    **Company Description** American Iron & Metals (AIM) is a Canadian company founded by the Black family in Montreal, Quebec. Recognized as one of North America's leading metal recyclers, AIM specializes in the recovery and recycling of scrap metal by-products. The Black family is now looking for a residential assistant housekeeper in Montreal. Be...

  • Office Operations Coordinator

    2 weeks ago

    Westmount, Quebec, Canada Musitechnic Full time

    At Musitechnic, we are seeking an experienced Office Operations Coordinator to join our team. This role is ideal for individuals who possess strong organizational skills and can effectively manage administrative tasks.Key Responsibilities:Process incoming and outgoing mail, both manually and electronicallySend and receive messages in a timely mannerPerform...

  • Digital Marketing Event Coordinator

    2 weeks ago

    Westmount, Quebec, Canada Musitechnic Full time

    We are seeking a skilled Digital Marketing Event Coordinator to join our team at Musitechnic. This role will be responsible for developing various events for publicity, fundraising, and information purposes.Job SummaryThe Digital Marketing Event Coordinator will play a key role in creating engaging events that showcase our organization's mission and values....

  • Surgical Coordinator

    6 months ago

    Westmount, Canada Westmount Medical Institute Full time

    About Us: As a premier provider of aesthetic medical services, our primary focus is on elevating our clients' confidence and overall well-being by offering tailored, state-of-the-art treatments. Backed by a team of proficient experts and an unwavering dedication to quality, we are driven to achieve remarkable outcomes while ensuring unparalleled patient...

  • Freight Coordinator

    6 months ago

    Westmount, Canada Mantoria Inc. Full time

    **Join Our Team!** We are always scouting for talented individuals to join our team. Come join a winning team and grow with us! We are interested in finding self-motivated and dynamic team members for whom: - Client services is a priority and a passion - Your industry knowledge is a point of pride - Positive and team oriented attitude is a must - Computer...

  • Manager, Advisory Services

    7 months ago

    Westmount, Canada Crowe BGK Full time

    **We are currently looking for a Manager to join our Advisory Services department in Montreal to contribute to the success of the team.** You will be immersed in a fast-paced environment with varied and complex challenges that will require innovative recommendations backed by a depth and breadth of expertise. The Advisory team focuses on transaction...

  • Assistant Residential Housekeeper

    6 months ago

    Westmount, Canada American Iron and Metal Full time

    Company Description American Iron & Metals (AIM) is a Canadian company founded by the Black family in Montreal, Quebec. Recognized as one of North America's leading metal recyclers, AIM specializes in the recovery and recycling of scrap metal by-products. The Black family is now looking for a residential assistant housekeeper in Montreal. Be responsible...

  • Assistant Residential Housekeeper

    7 months ago

    Westmount, Canada American Iron and Metal Full time

    Company Description American Iron & Metals (AIM) is a Canadian company founded by the Black family in Montreal, Quebec. Recognized as one of North America's leading metal recyclers, AIM specializes in the recovery and recycling of scrap metal by-products. The Black family is now looking for a residential assistant housekeeper in Montreal. Be responsible...

  • Chef Des Services de Santé Et Du Développement

    6 months ago

    Westmount, Canada Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux de l'Ouest-de-l’Île-de-Montréal Full time

    Choisir le CIUSSS de l’Ouest-de-l’Île-de-Montréal pour votre carrière en gestion, c’est: - Évoluer au sein d’une organisation qui prône des valeurs de respect, d’agilité et de partenariat ; - Joindre une équipe experte et passionnée dans son domaine d’activité ; Bénéficier d’opportunités de progression de carrière, de...

  • Business Affairs Manager

    3 months ago

    Westmount, Canada Muse Entertainment Enterprises Inc. Full time

    **MUSE ENTERTAINMENT ENTERPRISES** a leading film and television production company and international distributor known for its well-crafted and high-quality productions is currently looking for a _**Business Affairs Manager **_for its head office in Montreal. **ROLES, RESPONSIBILITIES AND SPECIFIC DUTIES**: - Preparing project financing and recoupment...

  • Sterilization Technician

    7 months ago

    Westmount, Canada Westmount Medical Institute Full time

    **Responsabilités** - Trier et preparer des appareils et outils de stérilisation - Se tenir au courant des meilleures pratiques et des développements de l’industrie - Inspecter, trier et remonter l’équipement décontaminé - Effectuer des tâches techniques liées à la décontamination, à l’inspection, à l’assemblage, à la stérilisation, à...