Agent-e à L'administration Et Aux Communications

3 weeks ago

Montréal, Canada Association québécoise des Salons du livre Full time

L’Association québécoise des Salons du livre (AQSL) est un organisme à but non lucratif qui a pour mission de représenter l'ensemble des Salons du livre membres et de défendre leurs intérêts. Elle soutient ses membres dans l'organisation d’événements d’envergure culturels et littéraires suscitant la rencontre et la découverte auprès des différents publics en plus de gérer plusieurs projets collaboratifs en lien avec la jeunesse et le numérique qui bénéficient à ses membres.

**Sommaire de la fonction**:
Relevant de la direction, l’agent-e à l’administration et aux communications offrira un soutien professionnel à la direction, tout en jonglant avec des mandats liés à l’administration, aux communications et à l’événementiel.

**Principales responsabilités**:
Soutien à la direction

Participer à l’élaboration et l’actualisation des politiques, procédures, règlements et documents administratifs de l’AQSL ;
Préparer l'ordre du jour des réunions des comités, des conseils d'administration et d'autres réunions et prendre les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions ;
Assurer la prise de note et les rapports de rencontres lorsque nécessaire ;
Participer à la rédaction de tout autre document (rapport, mémoires, comptes rendus, etc.) à la demande de la direction ;
Exécuter des recherches, compiler des données et préparer des documents qui seront étudiés et présentés par la direction aux membres ou à des partenaires ;
Participer à des rencontres de personnes ou groupes d'intérêt spéciaux et d'autres personnes ou groupes pour déterminer les problèmes, et évaluer et recommander diverses mesures ;
Assurer la liaison avec la direction, les membres et autres partenaires au nom de la direction, des comités et des conseils d'administration ;
Traiter et classer les comptes à payer et à recevoir ;
Traiter, classer et archiver la documentation administrative ;
Gérer la boîte courriel générique de l’Association ;
Accomplir tout autre tâche connexe à la demande de la direction pour le bon fonctionnement de l’organisme.

Communications

Réaliser ou actualiser des outils promotionnels pour l’Association ;
Préparer le bulletin Liaisons, infolettre hebdomadaire de l’AQSL ;
Mettre à jour le site WEB de l’Association ;
Collaborer à la réalisation de la page WEB du projet Lis-moi qui met en valeur diverses initiatives jeunesse destinées au 12 à 29 ans réalisées par l’AQSL et ses membres et en effectuer la mise à jour ;
Rédiger des communiqués, invitations ou autres communications destinées aux membres ou aux partenaires de l’AQSL ;
Participer à l’organisation de toute action de communication ou de promotion (lancements, conférence de presse, etc.) en lien avec l’AQSL, ses projets ou ses membres.

Services aux membres

En collaboration avec la direction, organiser des activités d’information, de formation ou d’échange pour les membres et leurs équipes en présence ou en virtuel ;
Assurer la logistique des activités, le suivi des inscriptions et la préparation de la documentation liées à ces activités ;
En collaboration avec la direction, préparer tout document d’information sur des sujets touchant les membres et leurs équipes ;
Tenir un registre à jour des membres de l’Association et de leurs équipes de travail.

**Exigences**:
Formation académique dans une discipline en lien avec le poste et/ou expérience équivalente de deux (2) années dans un poste semblable et/ou dans des fonctions similaires ;
Excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit ;
Grandes habiletés rédactionnelles ;
Bonne maîtrise des outils collaboratifs (Google Drive, SLACK, Miro, etc.) ;
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel et Powerpoint ou logiciels équivalent) ;
Connaissance du milieu du livre québécois, un atout.
Expérience au sein d’un OBNL à caractère culturel, un atout.

**Aptitudes recherchées**:
Sens des responsabilités et engagement ;
Sens de l’organisation ;
Respect des échéanciers ;
Capacité à gérer plusieurs dossiers de front et à s’adapter à un environnement évolutif ;
Créativité et attitude axée sur la recherche de solutions ;
Entregent et diplomatie.

**Conditions de travail**:
28 heures par semaine

**Lieu de travail**: à déterminer

**Rémunération**: à discuter selon expérience

**Entrée en poste**: Août 2023

**Pour postuler**:
Les personnes répondant aux exigences intéressées à postuler sont invitées à faire parvenir leur curriculum vitae via le formulaire au plus tard le 6 août, à 23h59.

Pour postuler, rendez-vous sur le site du Grenier aux talents :

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