Agente, agent aux affaires administratives

Polytechnique Montréal

Agente, agent aux affaires administratives - Département de génie physique

Référence : 00002098

Durée : Emploi régulier, Temps complet

Endroit : Montréal

Date d’échéance : mardi 14 mai 2024, à 17 h.

Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.

Fière de ses 150 ans d'histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.

Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.

Sous la responsabilité de la supérieure immédiate, la personne recherchée assiste celle-ci en assurant les travaux reliés aux activités administratives du département telles que compilation de données statistiques ou financières, suivi des comptes budgétaires et des revenus et dépenses, des fonds de recherche, de l'organisation de l'enseignement et du suivi des dossiers du personnel de recherche. Assure la liaison avec les communautés professorale et étudiante, le personnel, les fournisseurs et les services administratifs. Assure la mise à jour des dossiers et fichiers; recueille, compile, traite et diffuse, s'il y a lieu, l'information reliée à son secteur d'activités; prépare et effectue la saisie et le traitement de différents rapports et tableaux.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Collabore à l'élaboration des budgets du département. À cette fin, recueille les données nécessaires, participe à l'analyse de ces données et produit les tableaux de données et statistiques pertinentes;
• Collabore au contrôle, à la conciliation et au suivi des budgets et fonds de recherche alloués au département. À cette fin, effectue les vérifications appropriées, s'assure de la disponibilité des fonds, prépare ou valide différents formulaires administratifs tels que documents comptables, demandes d'achat, demandes de paiements et remboursements, transferts de fonds, etc.; prend les mesures requises relevant de sa compétence et/ou signale toute anomalie à qui de droit. Tient à jour la comptabilité et prépare, selon les procédures établies, les différents formulaires comptables requis. Prépare et assure le suivi de la facturation émanant du département. Assure le suivi des aides financières;
• Collabore à l'organisation de l'enseignement. Assure, à cette fin, la cueillette, la compilation, le traitement et la validation de diverses informations relatives à l'enseignement telles que l'analyse de cours, plans de cours, clientèle, assignation des charges, besoins particuliers (salles, horaires, logiciels, etc.). Collabore également à la coordination du dossier de recrutement des aides à l'enseignement et au suivi, conjointement avec le service des ressources humaines;
• Tient à jour l'inventaire des locaux, des téléphones, des prises réseau, de l'ameublement, des systèmes de clés et lecteurs de cartes. Participe au suivi des travaux d'aménagement faits au département;
• Prépare et fait, selon les procédures établies, le suivi des dossiers relatifs à tout mouvement et renouvellement de personnel : prépare les différents formulaires administratifs requis tels que demandes, lettres d'embauche, contrats d'engagement. Tient à jour les banques de temps (vacances, maladie, etc.);
• Collabore à l'organisation de différentes activités départementales telles que : portes ouvertes, recrutement étudiant, visite de laboratoires, accueil des étudiantes et étudiants;
• Assume la responsabilité de l'application de la politique d'allocations et d'accès de divers locaux du département;
• Effectue des recherches dans la documentation et communique avec différents services de Polytechnique Montréal pour obtenir et fournir des renseignements relatifs aux secteurs d'activités relevant de sa compétence;
• Recueille, compile, traite et diffuse divers renseignements administratifs reliés à son secteur d'activités tels que les politiques internes de Polytechnique Montréal; *
• Participe à des rencontres à caractère administratif, fait des suggestions, prend note des décisions et donne les suites appropriées;
• Produit, sur demande, des statistiques ou relevés de données relatifs à son travail. Effectue la saisie et le traitement de textes et de données tels que lettres, rapports, tableaux statistiques et formulaires administratifs. Utilise les logiciels en usage;
• Initie d'autres membres du personnel dont le travail est relié aux affaires administratives;
• Assume la responsabilité d'un système de classement et d'archivage, selon les politiques en vigueur;
• Utilise et voit à l'entretien courant de divers appareils tels que système informatisé de traitement de l'information, photocopieur, télécopieur;
• Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Scolarité

• Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction ou toute autre formation jugée équivalente.

Expérience

• Minimum de trois (3) années d'expérience pertinente.

Autres

• Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.
• Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
• Connaissance des systèmes de gestion SAFIRH - GEADE.

RÉMUNÉRATION

Classe 8 (de 26,46 $ à 34,50 $).

Avantages de travailler à Polytechnique Montréal

• 20 jours de vacances annuelles
• 16 jours fériés
• Congés sociaux et parentaux
• Horaire de travail réduit durant la période estivale
• Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
• Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
• Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
• Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement
• Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées

DURÉE ET/OU HORAIRE DE TRAVAIL

Emploi régulier.

Temps complet - 35 heures par semaine.

MISE EN CANDIDATURE

À des fins d'analyse, veuillez joindre à votre candidature, les copies de vos diplômes, de vos relevés de notes ainsi que l'évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), si vos diplômes ont été obtenus à l'extérieur du Québec.

L'Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d'accompagnement aux personnes souffrant d'un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d'évaluation.

Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.

Date limite de soumission des candidatures : mardi 14 mai 2024, à 17 h.