Agent Administratif Aux Formations Et à La Gestion

5 months ago

Old Montreal, Canada Barreau du Québec Full time

**Agent administratif aux formations et à la gestion des accréditations**:
Le Barreau cherche à pourvoir un poste permanent administratif syndiqué d’agent administratif aux formations et à la gestion des accréditations (AS-24A).

**Description sommaire**:
L’agent administratif aux formations et à la gestion des accréditations soutient des associations et des groupements d’avocats en assurant leur secrétariat et en coordonnant différentes activités (événements spéciaux, organisation de réunions de conseils d’administration, etc.). Il voit aussi à la trésorerie des différentes associations.

Polyvalent, il réalise la gestion administrative des accréditations liées à divers comités, tout en assurant, au besoin, un soutien aux agents liés à la formation continue, notamment au niveau du déploiement des formations et des communications avec les conférenciers.

**Tâches et responsabilités**:

- Assure le secrétariat de divers groupements d'avocats ou associations (appels téléphoniques, correspondances, courriels et envois de courriels massifs);
- Tient à jour les listes informatisées (Excel-BQAPP) des membres des diverses associations (courriels massifs, adhésions, conférences, production bottins, etc.);
- Perçoit les cotisations annuelles pour les associations;
- Coordonne les événements spéciaux pour chacune des associations (colloques, congrès, formations, assemblées générales, etc.) et organise la logistique des événements;
- Assure l’organisation des réunions des conseils d’administration ou assemblées générales des membres (réservation de salles, avis de convocation, préparation de documents);
- Assure la mise à jour du site Web de certaines associations (mise à jour du profil, coordonnées, mot de passe, etc.);
- Voit à la production du bottin annuel (liste des membres, publicités, distribution, etc.);
- Voit à la trésorerie des différentes associations (paiements, dépôts, facturation, etc.);
**Tâches liées aux accréditations**
- Assure la gestion administrative des accréditations liées à divers comités (Comité aviseur (COAMF), Comités accréditeurs (médiation familiale, médiation civile, commerciale et travail, petites créances, arbitrage et autres):

- Reçoit les demandes d’accréditation et s’assure de leur conformité;
- Ouvre les dossiers, s’assure que les dossiers sont complets, accuse réception des documents;
- Prépare les dossiers pour le Comité aviseur (COAMF) et les Comités accréditeurs;
- Assure la logistique des comités, agit comme secrétaire et produit les procès-verbaux;
- Produit, à la suite de la séance du comité concerné, les lettres, accréditations et documents;
- Assure la mise à jour au Tableau de l’Ordre du Barreau, au ministère de la Justice et au site Web du Barreau;
- Répond aux questions générales des membres en lien avec les accréditations.

**Autres tâches**
- Au besoin, assure un soutien aux agents liés à la formation continue, notamment à l’égard des tâches suivantes:

- déploiement des formations (envoi de la documentation, des informations de connexion, des attestations, des sondages de satisfactions);
- communications avec les conférenciers, les formateurs mandatés ainsi que les participants aux formations;
- suivi de la vérification du dossier des conférenciers;
- compilation des données dans les différentes plateformes et outils en lien avec la mise en ligne de l’évènement (création de l’activité dans le BQAPP, VIA, EDIT, etc.);
- création et suivi des sondages de satisfaction des participants aux formations.
- Effectue toute autre tâche demandée par les présidents d’associations ou par ses supérieurs.

**Qualifications requises**:
**Formation**:

- Diplôme d’études collégiales ou l’équivalent

**Expérience**:

- Deux années d’expérience pertinente

**Habiletés**:

- Organisation et gestion des priorités
- Savoir gérer son temps
- Capacité interpersonnelle
- Communication interactive
- Service à la clientèle
- Rigueur
- Maîtrise des langues française et anglaise parlées et écrites
- Maîtrise intermédiaire de la suite Microsoft Office

**Horaire de travail**:
33 h 45 / semaine

**Lieu de travail**:
Vieux-Montréal

**Entrée en fonction**:
Le plus tôt possible
- Prenez note que les termes employés pour désigner des personnes sont pris au sens générique et qu’ils ont à la fois valeur d’un féminin et d’un masculin. Le genre masculin est utilisé afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire._

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