Coordonnatrice Principale ou Coordonnateur

3 months ago


Ottawa, Canada Université d’Ottawa Full time

**Type d’emploi**:
Employé

**Durée en mois** **(pour les emplois à durée déterminée):
36

**Famille d’emplois**:
Gestion d’événements

**Nombre de postes à pourvoir**:
1

**Faculté/Service - Département**:
Student Affairs, Client Relations, Reservations & Conventions, Business Development and Partnerships

**Campus**:
Centre universitaire

**Affiliation syndicale**:
PSUO

**Date d’affichage**:
September 19, 2024

**Date de clôture**:
September 29, 2024

**Heures par semaine**:
35

**Classe salariale**:
SSUO Grade 09

**Échelle salariale**:
$69,478.00 - $87,764.00

À propos des affaires étudiantes:
Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

**Raison d’être du poste**:
Sous la supervision du Gestionnaire, Congrès et réservations, coordonne et facilite l’organisation d’activités de Congrès et réservations; conférences, réunions, colloques, séminaires; aide et conseille les clients dans l’organisation de leurs activités; effectue les réservations d’espace et de services; vend et fait la promotion des services et installations de l’Université; supervise le déroulement des événements d’importance; gère les conflits et les plaintes et administre la documentation administrative et financière inhérente. L’agent de coordination détient le mandat de faire en sorte que la clientèle puisse bénéficier de services de qualité et doit s’assurer de maximiser la rentabilité et l’utilisation des installations et services rendus.

Ce poste requiert un haut degré de jugement afin faire face aux événements non-standards comportant un niveau de stress, sensibles dans le temps, ayant une grande visibilité avec des fonctions spéciales tel que des conférences notoires, des événements pour diplômés, des visites officielles de dignitaires, Porte Ouverte, la Semaine d’orientation, des ateliers ou retraites, ou tout autre type d’événement.

**Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes**:

- Valider l’authenticité du client et la nature des activités, ce qui correspond à recueillir et détailler les besoins spécifiques du client : espaces intérieurs et/ou extérieurs (salles, terrasses, etc.) besoins alimentaires, service de bar, besoins logistiques (réservations de tables, nappes, jupes et tentes), soutien technique, stationnement et protection, équipement nécessaire (audiovisuel ou autre), aménagement des lieux et mise en place des installations, entretien ménager, prix, etc. et effectuer en compagnie du client les visites appropriées des installations de l’Université.
- Procéder à la réservation des salles et de s’assurer qu’il n’y a aucun conflit d’horaire avec un autre événement, ainsi qu’identifier et coordonner les services de l’Université tel que le Service des immeubles, Protection et Stationnement, Service audiovisuel et de multi média et les autres services requis pour l’événement, ainsi que les fournisseurs externes (Party Time, Confortable, Labelle Tente, etc.).
- Rencontrer le client et/ou comité en personne ou par téléphone afin de respecter les objectifs et les détails de l’événement en plus d’organiser et participer aux rencontres avec les fournisseurs de services (internes et externes) et les clients, et coordonner leur déroulement, qu’il s’agisse de rencontres à l’intérieur ou à l’extérieur du campus.
- Elaborer les estimations de couts : obtenir tous les renseignements nécessaires (disponibilité des installations) en prenant en considération le budget du client et les revenus potentiels générés par la tenue de l’activité.
- Rédiger les termes et conditions du contrat et en informer le client, en discuter avec lui et s’assurer qu’il soit signé et payé dans les délais requis. Recevoir les paiements initiaux pour toutes les activ



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