Adjoint.e Administratif.ve

AFFICHAGE 23-30 (Régulier temps plein)
- Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises._

L’Université Bishop’s recherche un adjoint.e administratif.ve pour un poste régulier à temps plein pour supporter le département de Bâtiments et Terrains. Relevant du gestionnaire des opérations et de la maintenance, le ou la titulaire du poste fournira un soutien administratif et clérical comprenant des tâches administratives telles que la réception, l’évaluation, le traitement et la distribution des bons de travail, la facturation, l’achat du mobilier et de fournitures ainsi que le suivi des dépenses budgétaires du département. La personne coordonnera les priorités des services afin de garantir une prestation de service optimale à tous les clients. La semaine de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles.

**Nature des tâches**:

- Préparer, traduire et mettre à jour des documents tels que la correspondance, les rapports, les réquisitions et procédures ;
- Établir les priorités des tâches à exécuter. Accueillir, informer et orienter les demandes des visiteurs ;
- Créer et assurer le suivi d’un système de classement de documents; maintenir la liste et l’index de tous les documents. Mettre à jour le calendrier des documents et rechercher les documents, au besoin ;
- Recevoir et analyser les demandes de réparation, de projet, d’entretien, de rénovation, de nouveau mobilier, de déménagement et d’installation émanant de la communauté universitaire. Préparer les bons de travail nécessaires pour répondre à ces demandes de manière efficace et dans les délais impartis, et assurer le suivi pour veiller à ce qu’elles soient satisfaites ;
- Traiter et codifier les factures. Suivre les dépenses du département de bâtiments et terrains par rapport au budget sur une base mensuelle et informer les personnes concernées de tout écart ;
- Administrer le système de bons de travail ;
- Coordonner les demandes de cartes et de clés pour le personnel, les professeurs et les étudiants ;
- Préparer les feuilles de paie des employés du département; maintenir et aviser le service de paie en ce qui concerne les congés maladie, vacances et heures supplémentaires conformément à la convention collective du personnel. Administrer la politique d’allocation de vêtements pour l’ensemble du personnel du département de terrains et bâtiments ;
- Effectuer toutes autres tâches tel que demandé.

**Qualifications et exigences**:

- Diplôme collégial en bureautique (DEC)
- Minimum de 3 à 5 ans d’expérience pertinente
- Capacité à rencontrer les objectifs dans les délais impartis et à déterminer les priorités
- Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de communication - capacité à communiquer de manière efficace et courtoise avec les clients, le personnel et les membres de la communauté
- Compétences organisationnelles exceptionnelles
- Autonomie - aptitude à travailler avec un minimum de supervision et à faire preuve d’initiative
- Excellentes connaissances de Microsoft Office incluant Excel, Word et Powerpoint
- Bonne connaissance de l’anglais et du français, à l’oral et à l’écrit

**À propos de l’Université Bishop’s**:
Fondée en 1843, l’Université Bishop’s est située au cœur de Lennoxville dans la région des Cantons-de-l’Est, au Québec. Elle se distingue par son aspect résidentiel et sa taille modeste, de même que par son modèle d’éducation libérale de haute qualité et offre principalement des programmes de 1er cycle. Situés à Sherbrooke, à environ une heure et demie de route au sud-est de Montréal, les Cantons-de-l’Est offrent une atmosphère accueillante et sécuritaire, des activités récréatives de plein air exceptionnelles et une excellente qualité de vie. Bishop’s est une université anglophone. Elle offre à ses étudiants plus de 100 programmes d’études dans cinq divisions : sciences humaines, sciences naturelles et mathématiques, sciences sociales, administration et éducation. Le campus de 550 acres comprend 25 bâtiments, dont sept résidences, deux bibliothèques, deux théâtres, des salles de classe exceptionnelles, des laboratoires et des installations sportives, un aréna, une chapelle historique, une salle de concert et une garderie. On y retrouve également un étang, un refuge pour la faune et un terrain de golf.

**Ce que nous offrons à nos employés**:

- un programme d’assurances collectives qui comprend : assurance médicament, médicale, soins de la vue et l’assistance-voyage ;
- des vacances généreuses ainsi qu’un congé de 10 jours entre décembre et janvier ;
- des horaires flexibles et la possibilité de travailler à domicile ;
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