Assistante Administrative

4 days ago

Ottawa, Canada EORLA ALREO Full time

**Aperçu du poste**

Fournir un soutien et des services administratifs, de coordination et de logistique pour le site CHEO de l'ALREO.

La fourchette d'embauche pour ce poste est comprise entre 59,426.25 $/an et 68,347.50 $/an.

**Responsabilités**:
Administration de bureau
- Assurer le premier point de contact pour les demandes de renseignements par téléphone et par courrier électronique - fournir des informations, orienter les appels et prendre les messages.
- Triage et suivi du courrier et des courriels entrants en vue d'y répondre et d'y donner suite.
- Photocopie, télécopie et numérise une série de documents et d'informations.
- Organiser les services de messagerie et de courrier; distribuer les documents aux agences extérieures.
- Préparer et distribuer les horaires du personnel (garde, rotation, vacances, enseignement), coder et saisir les données de temps et de présence.
- Établir des listes de distribution de courriels et de téléphones.

Coordination et planification
- Coordonne les dispositions prises pour les consultations, les comités (internes et externes), les réunions et autres événements - programmation, préparation et distribution des invitations, inscription, réservation des salles, organisation des conférences téléphoniques, prise en charge de l'équipement, de la restauration, des déplacements et de l'hébergement.
- Coordonner, collecter, assembler, télécharger et fournir des ordres du jour et des dossiers d'information - rapports, recherches, dossiers et documents d'information.
- Organiser des entretiens (recrutement, nominations) ; identifier, collecter et classer ou distribuer la documentation requise pour soutenir les processus.
- Répondre aux demandes d'informations ou de documents émanant de parties prenantes internes et externes.
- Assister aux réunions, rédiger et distribuer les procès-verbaux aux participants.
- Gérer et coordonner les calendriers - acceptation, hiérarchisation et mises à jour.

Finances
- Contrôler les stocks de fournitures de bureau et de fournitures spécialisées.
- Préparer les demandes d'achat et les bons de commande.
- Examine et prépare ou soumet les factures à des fins de paiement.
- Saisir les données pour les budgets, fournir des mises à jour des écarts, effectuer des transferts de fonds.

Documentation et rapports
- Préparer, mettre en forme et éditer une série de documents sous différentes formes (documents Word, feuilles de calcul, présentations) - notes de service, correspondance, rapports, matériel de formation, présentations, feuilles de calcul, conférences, affiches, manuscrits, politiques, procédures, demandes de recherche, processus d'accréditation.
- Créer ou aider à créer des formulaires et des modèles.
- Gérer des systèmes de suivi pour les documents et les produits livrables, tant sur papier que sous forme électronique.
- Gère les bases de données et les systèmes d'archivage, y compris la constitution des dossiers, la saisie des données, la validation des données et l'archivage.
- Effectuer des recherches sur Internet pour identifier et récupérer des informations, des rapports, des publications, etc. afin de soutenir la recherche et d'autres initiatives.

Communication et compétences interpersonnelles
- Assurer le premier point de contact et le service à la clientèle pour le triage, la fourniture de services et d'informations.
- Interagir avec un éventail de parties prenantes internes et externes en se concentrant sur la fourniture d'un soutien administratif et opérationnel et sur l'échange, la collecte et la diffusion d'informations.
- Expliquer, clarifier et échanger des informations sur les processus et les procédures.

Complexité et résolution de problèmes
- Hiérarchiser la charge de travail en cas de demandes concurrentes et de délais imprévus.
- Trier les appels téléphoniques entrants, les courriels et les visiteurs en personne lorsque les solutions ne sont pas toujours connues.
- Procède à l'identification, à la consolidation et à l'établissement de rapports sur les données - s'assure de l'exactitude et de la validité du codage.
- Apporte des idées et des suggestions pour améliorer les processus de travail et la productivité.

Responsabilité et prise de décision
- Déterminer l'ordre des priorités de travail afin de respecter les délais prévus.
- Vérifie l'exactitude des informations avant la saisie des données (par exemple, temps de travail et de présence) et assure le suivi nécessaire.

**Exigences pré-requis**
- Diplôme d'études supérieures en administration de bureau;
- Minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans une fonction de soutien administratif;
- Connaissance et expérience des pratiques d'administration de bureau, y compris la gestion du temps, la gestion des documents, la programmation, les procès-verbaux/transcriptions, le soutien financier et le service à la clientèle;
- Connaissance et expérience du matérie

  • Assistant Administratif | Assistante Administrative

    1 month ago

    Ottawa, Canada EBC Full time

    Offre d'emploi Partager l'offre Assistant Administratif | Assistante Administrative Travailler chez EBC, c’est se joindre à une entreprise de construction en plein essor, active à la grandeur du Canada et dans une variété de domaines. C’est aussi travailler pour une entreprise soucieuse de la santé et du mieux-être de ses employés, qui...

  • Assistant Administratif | Assistante Administrative

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada EBC Full time

    Offre d'emploi Partager l'offre Assistant Administratif | Assistante Administrative Travailler chez EBC, c’est se joindre à une entreprise de construction en plein essor, active à la grandeur du Canada et dans une variété de domaines. C’est aussi travailler pour une entreprise soucieuse de la santé et du mieux-être de ses employés, qui...

  • Assistante Administrative

    2 weeks ago

    Ottawa, Ontario, Canada EORLA ALREO Full time

    **Aperçu du poste****La fourchette d'embauche pour ce poste est comprise entre 29,233 et 33,621 dollars/heure.**Fournit un soutien et des services administratifs, de coordination et de logistique au département des ressources humaines de l'ALREO.**Responsabilités principales**:- Planification des réunions, y compris la rédaction et la diffusion de...

  • Étudiante-assistante à La Recherche Juridique

    3 days ago

    Ottawa, Canada Canadian Bar Association Full time

    **Résumé du poste** L’équipe des Services aux membres est à la recherche d’un étudiant-assistant ou d’une étudiante-assistante à la recherche juridique pour effectuer des analyses de données et des recherches liées aux Services aux membres au sein de la profession juridique, ainsi que diverses tâches administratives et de bureau pour...

  • Administrative Assistant, Housing

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada Assembly of First Nations Full time

    Administrative Assistant Housing & Homelessness Internal/External Competition Description: The Assembly of First Nations (AFN) Housing & Homelessness is seeking a skilled and experienced Administrative Assistant who will be responsible for providing a wide variety of administrative support including, clerical, data entry, customer service, and other...

  • Personne Assistante, Examen Des Médicaments

    2 weeks ago

    Ottawa, Ontario, Canada CADTH Full time

    **Type d'emploi**: Temps plein, durée indéterminée et durée déterminée d'un an**Lieu de travail**: Ottawa (Ontario) - hybride**Date de clôture**: Le 6 mai 2024**Échelle salariale**: $ à $ par annéeL'ACMTS est l'agence des médicaments et des technologies de la santé au Canada. Nous sommes un organisme indépendant sans but lucratif doté de deux...

  • Personne Assistante, Examen Des Médicaments

    3 weeks ago

    Ottawa, Canada CADTH Full time

    **Type d’emploi**: Temps plein, durée indéterminée et durée déterminée d’un an **Lieu de travail**: Ottawa (Ontario) - hybride **Date de clôture**: Le 6 mai 2024 **Échelle salariale**: 61 000 $ à 76 000 $ par année L’ACMTS est l’agence des médicaments et des technologies de la santé au Canada. Nous sommes un organisme indépendant sans...

  • Assistante Administrative

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada EORLA ALREO Full time

    **Aperçu du poste** Poste temporaire jusqu'au 30 juin 2025, approximativement. Fournit un soutien et des services administratifs, de coordination et de logistique pour la discipline de criminalistique de l'ALREO. La fourchette d'embauche pour ce poste est comprise de 30,475$/heure à 35,05$/heure. - **Il faut savoir que ce poste nécessite d'être...

  • Assistante Administrative

    2 weeks ago

    Ottawa, Canada EORLA ALREO Full time

    **Aperçu du poste** **La fourchette d'embauche pour ce poste est comprise entre 29,233 et 33,621 dollars/heure.** Fournit un soutien et des services administratifs, de coordination et de logistique au département des ressources humaines de l'ALREO. **Responsabilités principales**: - Planification des réunions, y compris la rédaction et la diffusion...

  • Assistante Administrative

    3 weeks ago

    Ottawa, Canada EORLA ALREO Full time

    Aperçu du poste Fournir un soutien et des services administratifs, de coordination et de logistique aux départements de microbiologie et de virologie de l'ALREO. La fourchette d'embauche pour ce poste est comprise entre 55,344.90 $/an et 63,651.90 $/an. **Responsabilités**: Administration de bureau - Assurer le premier point de contact pour les demandes...

  • Assistant Administratif Assistante Administrative

    3 days ago

    Ottawa, Canada EBC Inc. Full time

    Travailler chez EBC, c'est se joindre à une entreprise de construction en plein essor, active à la grandeur du Canada et dans une variété de domaines. C'est aussi travailler pour une entreprise soucieuse de la santé et du mieux-être de ses employés, qui s'implique auprès de ceux-ci ainsi que dans sa communauté. EBC est reconnue pour la qualité de...

  • Assistante Manager

    2 weeks ago

    Ottawa, Canada Boutique La Vie En Rose Full time

    Join a diverse and talented team For years now, we’ve been designing lingerie and swimwear for everyday living. Why do we do what we do? Because we want women around the world to look and feel their best! Join our dynamic team to start a stimulating professional career in a committed and constantly evolving environment. We’re a proudly local company...

  • Assistante Gérante Junior

    3 weeks ago

    Ottawa, Canada La Vie En Rose Full time

    Place Rosemère Fondée en 1985, la Vie en Rose a su se démarquer comme leader canadien dans le domaine de la lingerie et des maillots avec plus de 3000 employés. L’entreprise compte plus de 230 magasins à travers le Canada, et notre but ultime est de vous faire sentir belle et confortable dans notre lingerie et nos maillots de bain et de vous offrir...

  • Assistante Gérante Junior

    2 weeks ago

    Ottawa, Ontario, Canada La Vie En Rose Full time

    Place RosemèreFondée en 1985, la Vie en Rose a su se démarquer comme leader canadien dans le domaine de la lingerie et des maillots avec plus de 3000 employés. L'entreprise compte plus de 230 magasins à travers le Canada, et notre but ultime est de vous faire sentir belle et confortable dans notre lingerie et nos maillots de bain et de vous offrir un...

  • Assistante/assistant D'équipe, Bilingue

    2 weeks ago

    Ottawa, Ontario, Canada Home and Community Care Support Services Champlain Full time

    **Introduction**:Services de soutien à domicile et en milieu communautaire de Champlain est l'un des 14 organismes de Services de soutien à domicile et en milieu communautaire en Ontario. Nous nous engageons à fournir les meilleurs services et soins de santé à plus de patients chaque année, à domicile, dans la communauté et dans les écoles. Nos...

  • Executive Coordinator

    3 weeks ago

    Ottawa, Canada NAFC Full time

    **Job Description**Executive Coordinator** **Job Overview** As an executive coordinator at NAFC, under the direction of the CEO, you will act as the administrative point of contact, and provide personalized administrative support in a well-organized and timely manner to the CEO, senior director, and board members. **Key Responsibilities** - Act as the...

  • Administrative Assistant

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada Eastern Ontario Regional Laboratory Association Full time

    Position OverviewProvides administrative, coordination, and logistics support and services for EORLA's CHEO site.The hiring range for this position is from $59,426.25/annually to $68,347.50/annually.Responsibilities:Office Administration Provides first point of contact for phone and email inquiries – provides information, directs calls and takes messages. ...

  • Administrative Assistant

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada Eastern Ontario Regional Laboratory Association Full time

    Position OverviewProvides administrative, coordination, and logistics support and services for EORLA's CHEO site.The hiring range for this position is from $59,426.25/annually to $68,347.50/annually.Responsibilities:Office Administration Provides first point of contact for phone and email inquiries – provides information, directs calls and takes messages. ...

  • Assistante/assistant D’équipe, Bilingue, Poste

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada Home and Community Care Support Services Champlain Full time

    **Introduction**: Services de soutien à domicile et en milieu communautaire de Champlain est l’un des 14 organismes de Services de soutien à domicile et en milieu communautaire en Ontario. Nous nous engageons à fournir les meilleurs services et soins de santé à plus de 64 000 patients chaque année, à domicile, dans la communauté et dans les...

  • Assistante/assistant D’équipe, Poste Temporaire

    4 weeks ago

    Ottawa, Canada Home and Community Care Support Services Champlain Full time

    **Introduction**: **Services de soutien à domicile et en milieu communautaire de Champlain** est l’un des 14 organismes de Services de soutien à domicile et en milieu communautaire en Ontario. Nous nous engageons à fournir les meilleurs services et soins de santé à plus de 64 000 patients chaque année, à domicile, dans la communauté et dans les...