Office Manager

Mechasys is a high growth Series A robotics technology startup transforming the construction industry. Backed by leading deep tech investors, we are scaling globally. Our mission requires a world class team supported by a world class workspace. We are hiring a foundational operations leader to build, manage, and continuously improve our headquarters environment. Mission This is an operational leadership role. We are moving to a larger headquarters, and your first responsibility will be to project manage this relocation from end to end. After the move, you will fully own the physical workspace and ensure it operates as a high performance hub for engineering, sales, and general operations. Key Responsibilities Phase 1: Office Relocation and Build Out (First 90 Days) Act as the single project owner for the relocation Coordinate with property management, contractors, architects, and moving vendors Oversee procurement and installation of furniture, IT infrastructure, and security systems Create workspace layouts that support hybrid work and R and D needs Ensure zero disruption to team operations during the move Phase 2: Workplace Operations and Facilities Management (Ongoing) Own the quality and function of the headquarters environment Manage facilities vendors including cleaning, maintenance, and security, and hold them to high standards Oversee office procurement and inventory including supplies, coffee, snacks, and team meals, while managing budgets Maintain a professional and organized space that is always ready for client and investor visits Manage safety and access protocols Phase 3: Administrative and Cultural Hub (Ongoing) Serve as the central coordination point for mail, shipping and receiving including sensitive hardware Provide high level administrative support to the CEO and leadership team as needed Partner with HR to deliver smooth onboarding including workspace setup and access credentials Support a positive in office culture through team events, all hands meetings, and client visits Qualifications 5 plus years experience in office management, workplace operations, or executive support in a high growth company Proven experience managing a full office relocation or major space build out Ownership mindset, proactive problem solving, and strong follow through Excellent organizational skills and ability to prioritize in a dynamic environment Experience in vendor management and budgeting Proficiency with Google Workspace and modern operations software Why Join Mechasys You will build the operational headquarters of a future industry leader Your role will grow as the company scales You will work alongside world class engineering and commercial teams Competitive compensation including salary, equity, and full benefits How to Apply Send your resume and cover letter to We look forward to building something extraordinary together---------------------- Mechasys est une entreprise technologique en robotique en forte croissance au stade Série A, qui transforme l’industrie de la construction. Soutenue par des investisseurs de premier plan, l’entreprise se développe à l’échelle internationale. Nous recherchons un(e) responsable des opérations pour bâtir et gérer notre siège social. Mission Ce rôle est un poste de leadership opérationnel. Nous déménageons vers un siège plus grand et votre première responsabilité sera de gérer ce projet de relocalisation de bout en bout. Après le déménagement, vous aurez la pleine responsabilité du fonctionnement et de la qualité de l’environnement de travail. Responsabilités principales Phase 1 : Déménagement et aménagement (90 premiers jours) Point de contact principal pour le projet Coordination avec la gestion immobilière, les entrepreneurs, les architectes et les déménageurs Gestion de l’achat et de l’installation du mobilier, de l’infrastructure TI et de la sécurité Conception d’un espace adapté au travail hybride et aux besoins de R et D Assurer une transition fluide pour l’équipe Phase 2 : Opérations et gestion des installations (en continu) Responsabilité complète de l’environnement du siège social Gestion des fournisseurs liés à l’entretien, la sécurité et la maintenance Gestion des achats, fournitures, collations, café et repas d’équipe, avec contrôle du budget Maintien d’un espace professionnel et accueillant pour visites et démonstrations Mise en place et supervision des procédures de sécurité et d’accès Phase 3 : Soutien administratif et culture interne (en continu) Point central pour le courrier, les réceptions et expéditions, y compris les pièces de robotique Soutien administratif aux dirigeants selon les besoins Collaboration avec les RH pour une intégration fluide des nouveaux employés Participation active à la culture interne et à l’organisation d’événements Compétences et exigences Minimum 5 ans d’expérience en gestion de bureau, opérations, ou soutien exécutif en environnement en croissance Expérience confirmée en gestion de projet de déménagement ou d’aménagement d’espace Sens prononcé de l’initiative, organisation, rigueur et autonomie Expérience en gestion de fournisseurs et budget Maîtrise de Google Workspace et des outils modernes de gestion Pourquoi rejoindre Mechasys Impact concret sur le développement du siège social Évolution du rôle avec la croissance de l’entreprise Collaboration avec des équipes de calibre international Salaire compétitif, participation en actions et avantages sociaux complets Postulez Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à Construisons l’avenir ensemble.