Adjoint.e Executif.ve/Executive Assistant

3 weeks ago

Montréal, Canada Innovation Insiders Full time

English will follow

Rôle
Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour supporter notre PDG. La personne recherchée possède des habiletés interpersonnelles et linguistiques, de même qu’une attitude positive et empreinte de professionnalisme.

Tâches
Gérer les agendas, le courrier, les courriels et les appels;
Organiser la logistique des réunions du conseil exécutif et préparer les présentations;
Coordonner tous les préparatifs de voyage ainsi que les rencontres tenues à l'extérieur du bureau (itinéraires, avions, hôtels, véhicules, etc.);
Gestion et suivi de différentes demandes ou dossiers;
Traitement de documents confidentiels;
Traitement des feuilles de temps et comptes de dépenses;
Conception et mise en page de divers documents (mémos, lettres et présentations, etc.);
Assurer le suivi et la complétion de certains projets spéciaux;
Préparer l’ordre du jour des rencontres et prendre les minutes au besoin;
Paiement de factures;
Effectuer des tâches pour supporter la PDG au plan personnel (au besoin).

Compétences professionnelles
Expérience de 5 ans dans un poste similaire;
Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
DEC en techniques de bureautique, ou expérience équivalente.

Exigences
Excellente capacité organisationnelle;
Bonne capacité de gérer plusieurs tâches/demandes à la fois;
Autonomie;
Flexibilité;
Discrétion;
Empathie;
Résistance au stress;
Dynamisme;
Professionnalisme;
Diplomatie.

Executive Assistant

Role
We are looking for an Executive Assistant to support our CEO. The Executive Assistant has interpersonal and linguistic skills, as well as a positive and professional attitude.

Tasks
Manage schedules, emails, and calls;
Organize board meeting logistics and prepare the presentations;
Coordinate travel preparations and meetings held outside the office (itineraries, flights, hotels, transportation, etc.);
Manage and follow up on various requests and files;
Handle confidential information;
Submit timesheets and expense accounts;
Write and format various documents such as memos, letters, and presentations;
Follow up on and finalize certain special projects;
Prepare the order of the day and take meeting minutes;
Carry out tasks to support the CEO’s personal life, as needed.

Professional skills
5 years of experience in a similar position;
Perfectly fluent in French and English, both spoken and written;
DEC in Office Technology, or equivalent experience.

Requirements
Excellent organizational skills;
Ability to manage numerous tasks/requests at once;
Autonomy;
Flexibility;
Discretion;
Empathy;
Resistance to stress;
Dynamism;
Attention to detail;
Knowledge of account service, an asset.

  • Adjoint.e Administratif.ve

    3 days ago

    Montréal, Canada AECSHEC Montréal Full time

    **OFFRE D'EMPLOI : ADJOINT.E ADMINISTRATIF.VE** AECS HEC Montréal, situé à 3000 chemin de la Côte-Ste-Catherine, local RJ-862, Montréal, H3T 2A7, est à la recherche d’un.e adjoint.e administratif.ve pour un contrat à durée indéterminée. **L’ENTREPRISE**: **DESCRIPTION DU POSTE**: En tant qu’adjoint.e administratif.ve, vous serez appelé...

  • Adjoint.e Administratif.tive

    3 weeks ago

    Montréal, Canada TC Transcontinental Full time

    **Adjoint.e administratif.ive**: **Créez de la valeur chez TC Média Livres.****: **TC Média Livres **estprésentement à la recherche d'un.e adjoint.e administratif.ive qui aura pour mandat d’assister la directrice principale de la division des langues secondes ainsi que son équipe dans les différentes tâches administratives liées à leurs...

  • Adjoint.e à La Commercialisation

    3 days ago

    Montréal, Canada TC Transcontinental Full time

    **Adjoint.e à la commercialisation**: **Créez de la valeur chez TC Média Livres.**: **TC Média Livres **estprésentement à la recherche d'un.e adjoint.e à la commercialisation qui aura pour mandat d’assister l’équipe des ventes dans l’atteinte des objectifs commerciaux et financiers de la division Somabec. **Quand vos gestes mènent au...

  • Adjoint.e à la commercialisation

    2 days ago

    Montréal, Canada TC Transcontinental Full time

    Adjoint.e à la commercialisationCréez de la valeur chez TC Média Livres.TC Média Livres estprésentement à la recherche d'un.e adjoint.e à la commercialisation qui aura pour mandat d’assister l’équipe des ventes dans l’atteinte des objectifs commerciaux et financiers de la division Somabec.Quand vos gestes mènent au succès.Assister l'équipe...

  • Réceptionniste / Adjoint.e Administratif.ve

    5 days ago

    Montréal, Canada SOMA PUB Full time

    Tu es une personne accueillante, chaleureuse, rigoureuse et organisée? Tu aimes le service client, travailler sur plusieurs mandats et organiser des emplois du temps? Ce poste est pour toi! Soma est à la recherche d’un.e réceptionniste/adjoint.e administratif.ve pour compléter son équipe. Poste à temps plein, en présentiel. **Entrée en fonction...

  • Adjoint.e de projet

    2 days ago

    Montréal, Canada Les Entreprises QMD inc. Full time

    Ayez l’audace de réaliser votre plein potentiel. Mettez à profit vos talents!En pleine croissance, Les Entreprises QMD recherche un.e adjoint.e de projet pour son bureau de Montréal afin de soutenir les équipes de projets. Responsabilités :Assister le directeur et les chargés de projetCoordonner les réunions administratives de projetsPréparer le...

  • Executive Assistant

    4 weeks ago

    Montréal, Canada BFL CANADA Full time

    **We offer more than a job, we offer a career!** - We support our employees to shape their career by encouraging continuing education and investing in training and development. - We put our employees at the center of what we do to allow them to grow personally and professionally, with projects and challenges that are motivating and rewarding. - We inspire...

  • Adjoint.e - Projet Dataide

    7 days ago

    Montréal, Canada Centraide of Greater Montreal Full time

    **Poste temporaire (3 mois) - à temps partiel**: 2 jours/semaine Centraide du Grand Montréal est un organisme philanthropique qui soutient plus de 350 organismes et projets communautaires à Laval, à Montréal et sur la Rive-Sud. En vous joignant à notre équipe, vous plongez dans un environnement riche et stimulant au sein duquel les valeurs comme...

  • Adjoint.e de projet

    3 weeks ago

    Montréal, QC, Canada Les Entreprises QMD inc. Full time

    Ayez l’audace de réaliser votre plein potentiel. Mettez à profit vos talents! En pleine croissance, Les Entreprises QMD recherche un.e adjoint.e de projet pour son bureau de Montréal afin de soutenir les équipes de projets.   Responsabilités : Assister le directeur et les chargés de projet Coordonner les réunions administratives de projets ...

  • Executive Assistant

    4 days ago

    Montréal, Canada Zagari + Simpson Full time

    **Executive Assistant** Our practice prides itself in providing advisory services for wealth management, personalized financial planning, estate and legacy planning. Being client - focused is our foundation. We create strong relationships with our clients by educating them to make informed decisions and ensuring the growth and preservation of their capital...

  • Executive Assistant

    4 days ago

    Montréal, Canada Dura management Inc Full time

    **Responsibilities** - Coordinate complex scheduling and calendar management, as well as content and flow of information to senior executives - Manage senior executives’ travel logistics and activities, including accommodations, transportation, and meals - Maintain professionalism and strict confidentiality with all materials - Organize team communications...

  • Adjoint.e de Direction Générale

    4 weeks ago

    Montréal, Canada Tel-Jeunes Full time

    Afin de soutenir la direction générale de Tel-jeunes et de sa Fondation dans ses fonctions de gouvernance et de philanthropie, nous créons un poste d’adjoint.e à la direction. Vous aimez la variété, vous carburez aux relations humaines, vous avez de l’expérience dans le milieu des organisations? Relevant de la Présidente-directrice générale,...

  • Adjoint.e de Direction

    4 days ago

    Montréal, Canada Parc Jean Drapeau Full time

    Poste permanent [2 postes] Travailler pour un grand parc urbain, au cœur du fleuve, vous offrant la chance de vous évader chaque jour dans différents universça vous parle? Le parc Jean-Drapeau est le premier et le plus grand parc public de Montréal. C’est plus de 200 hectares de liberté, de plein air et d’expériences qui allient nature,...

  • Executive Assistant

    4 weeks ago

    Montréal, Canada CIMA+ Full time

    **Company Description** Welcome to a place where people are at the heart of everything we do.** Welcome to people with an inspiring vision and who seek stimulating challenges. At CIMA+, you’ll find a place where you’ll have many opportunities to learn and develop while working on engaging projects. We are a firm 100% owned by its employees and we value...

  • Executive Assistant

    3 weeks ago

    Montréal, Canada Finsana Full time

    **SUMMARY**: FinSANA is a global fintech company that specializes in catering to underserved and underbanked consumers. Our organization has a passion for helping people financially through our technology solutions which has allowed us to serve millions of consumers globally. We are seeking a Executive Assistant/Receptionist to assist in day to day...

  • Executive Assistant

    4 weeks ago

    Montréal, Canada ORA Full time

    ORA Graphene Audio is a Montreal based startup, which engineers advanced Graphene-based nanomaterials for high performance loudspeakers and headphones. Graphene speaker membranes allow for smaller, louder, more efficient drivers that produce audiophile sound quality at a fraction of the price of other esoteric solutions. **Executive Assistant...

  • Executive Assistant

    7 days ago

    Montréal, Canada CIMA+ Full time

    **Job Description** Mission** The Executive Assistant will be responsible for various administrative aspects and will be responsible for assisting the vice-presidency for the Transportation sector. The Executive Assistant will also be responsible for document management, quality control and administrative correspondence. We offer a flexible hybrid working...

  • Executive Assistant

    5 days ago

    Montréal, Canada Heritage Management Full time

    **Executive Assistant** This is a fantastic opportunity to work with an established, well-respected company where your skills and professionalism are highly valued. Key Responsibilities: - Prepare and review real estate and leasing documents; - Create draft correspondence, reports, and legal documents accordingly; - Maintain filing system; - Schedule and...

  • Adjoint.e, Développement Social

    6 days ago

    Montréal, Canada Centraide of Greater Montreal Full time

    Poste permanent Centraide du Grand Montréal est un organisme philanthropique qui soutient plus de 350 organismes et projets communautaires à Laval, à Montréal et sur la Rive-Sud. En vous joignant à notre équipe, vous plongez dans un environnement riche et stimulant au sein duquel les valeurs comme l’engagement, l’ouverture, la collaboration et...

  • Executive Assistant

    4 weeks ago

    Montréal, Canada Analysis Group, Inc. Full time

    Overview: Make an impact at Analysis Group, where we provide our clients with thoughtful, pragmatic solutions to their most challenging business and litigation problems. Analysis Group is one of the largest private economics consulting firms, with more than 1,000 professionals across 14 offices in North America, Europe, and Asia. Since 1981, we have provided...