Adjoint.e de direction et soutien à la gouvernance

Bureau d'attache : Ville de Québec

Qui sommes-nous ?
Représentant plus de 10 000 entreprises et 50 associations touristiques régionales et sectorielles membres, l’Alliance de l’industrie touristique du Québec (Alliance) est la plus importante fédération provinciale d’affaires spécialisée en tourisme au Canada. Elle incarne la volonté du secteur privé et associatif de valoriser la contribution significative du secteur économique touristique à la vitalité des régions tout en portant la parole au nom de ses membres. Toute l’action de l’Alliance vise à contribuer à faire du Québec une destination touristique durable, responsable et prospère que nous voulons visiter plusieurs fois dans une vie.

Depuis, 2016, l’Alliance est également partenaire du ministère du Tourisme, notamment pour la mise en marché de la destination sous la marque Bonjour Québec, dans le cadre d’un modèle de collaboration unique réalisé avec l’industrie.

L'opportunité
L'Alliance cherche un.e adjoint.e de direction et soutien à la gouvernance qui assurera le soutien administratif à la fois de la présidente-directrice général (PDG), des ressources humaines et de la gouvernance de l’Alliance.

Si tu es une personne rigoureuse, que tu as une facilité à rédiger et réviser des textes, que tu sais faire preuve d’une grande discrétion et que tu es diplomate, ce poste correspondra à tes attentes et à tes ambitions. Au quotidien, nous ferons appel à ton jugement, à ton souci du détail et à ta minutie pour contribuer à la fluidité et au bon fonctionnement administratif de l’organisation.
Travailler à l’Alliance, c’est atterrir à la bonne place au sein d'une équipe dynamique, motivée à faire une différence et composée de personnes passionnées par l’industrie touristique. Venir travailler avec nous, ça coule de source

Ta mission

Assurer le soutien administratif à la PDG, aux ressources humaines et à la gouvernance de l’organisation en lien avec les travaux du conseil d’administration ;
Assurer la planification de l’agenda, des voyages et la production des demandes de frais de déplacement de la PDG ;
Participer à l’organisation, à la logistique, à la préparation de documents et au suivi de réunions, de rencontres et de comités ;
Assurer, sans lien hiérarchique, la coordination fonctionnelle du soutien administratif à l’équipe de direction en collaborant à cette fin avec les autres adjoint.e.s de direction de l’organisation ;
S’assurer de la qualité des documents corporatifs finaux produits par l’organisation.

À quoi ressembleront tes semaines parmi nous :
Coordonner la préparation et la tenue des réunions impliquant le conseil d'administration de l’Alliance et tous ses comités ainsi que le conseil d’administration de la Fondation Alliance pour la relève (réservation de salles, logistique, convocations, préparation et collecte des documents, procès-verbaux, etc.);
Effectuer les envois nécessaires aux membres des conseils d’administration et des comités avant et après la tenue des rencontres ;
Coordonner la tenue de l'assemblée générale (convocations, procès-verbal, bulletin de candidatures lors des élections, etc.) ;
Préparer les comptes de remboursement de dépenses des administrateurs et membres de comités ;
Préparer les pièces requises à la rémunération des administrateurs ;
Participer à la préparation et à la production du rapport annuel de gestion (RAG) avec toutes les parties prenantes concernées ;
Coordonner la préparation et la tenue des réunions du comité de direction (exécutif et élargi), des réunions des gestionnaires, des rencontres virtuelles de la PDG, du comité de la bonne entente et des réunions générales des employé.e.s ;
Coordonner l’envoi de la correspondance et de divers rapports à l’équipe de direction ;
Organiser la rencontre hebdomadaire de suivi et de synergie du soutien administratif avec les autres adjoint.e.s de direction de l’organisation;
Assurer la gestion de l’agenda et des rendez-vous de la PDG en optimisant et organisant des réunions, des conférences, des téléconférences et des déplacements et en anticipant les conflits d’horaires;
Effectuer les réservations d’hébergement, de restaurants et de transport pour la PDG;
Produire des rapports spécialisés et confidentiels de différents types (présentations, rapports et données statistiques) ;
Préparer les comptes de remboursement de dépenses de la PDG ;
S'assurer de la conformité du français dans tous les documents de l'Alliance;
Transmettre les renseignements d'ordre général aux employé.e.s de l’Alliance;
Rédiger ou relire la correspondance de la PDG et des ressources humaines (mémos généraux, augmentations salariales annuelles, etc.) ;
Préparer les mots de bienvenue de la PDG aux nouvelles recrues de l’organisation;
Organiser les rencontres d’accueil entre les nouvelles recrues et la PDG ;
Organiser la rencontre de présentation de l’Alliance aux nouvelles recrues.

Ce que nous t'offrons
Salaire annuel concurrentiel déterminé en fonction d'une échelle salariale
3 semaines de vacances et 2 semaines de repos (dates déterminées par l'employeur) pendant le temps des fêtes (incluant 6 des 13 jours fériés par année)
Assurances collectives complètes (soins médicaux, dentaires, vision et assurance salaire)
REER avec une contribution de l'employeur allant jusqu'à 5 %

Ce n'est pas tout…
Politique de télétravail en place
Flexibilité de l'employeur en lien avec la conciliation travail-vie personnelle
Programme HumAlliance, qui favorise la cohésion d'équipe et les contacts sociaux en personne
Programme entreprise en santé (conférences gratuites de multiples professionnel.le.s de la santé)
Programmes d'aide aux employé.e.s (PAE)
Approche structurée de développement des talents et compétences

Conditions de travail :
Emploi permanent de jour à temps plein : 37,5 heures/semaine
Bureau d'attache : Québec
Déplacements à prévoir (rencontres du comité de direction, du conseil d’administration, assemblée générale annuelle, etc.)
Entrée en poste : dès que possible

Ce qui te démarquera :
DEC en administration
Expérience : au moins 8 ans dans des fonctions d’adjoint.e, dont minimum 5 ans dans des fonctions d’adjoint.e à la direction générale
Expérience significative en rédaction, en révision de textes et, occasionnellement, en traduction
Français oral et écrit : excellent
Anglais oral et écrit : de base
Excellente maîtrise de la Suite Microsoft M365, en particulier de Word, Outlook, Excel et PowerPoint
Excellente capacité à organiser des réunions virtuelles (Teams)

Comment postuler ?
C’est simple, achemine ton curriculum vitae dès que possible. Seules les personnes sélectionnées seront contactées.
Pour de plus amples informations, tu peux nous contacter.

À noter qu’à l’Alliance, nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi et aux principes d’équité, de diversité et d’inclusion.

Mention importante : nous conservons ton CV pendant 6 mois dans notre banque de candidatures