Branch Administrator

Role Responsibilities

The Intergovernmental Relations (IGR) branch and French Language Services Branch (FLSB) operates in a fast-paced, high quality environment, where strategic thinking, attention to detail, highly developed interpersonal and intercultural skills, and the ability to mediate and negotiate are of high importance. The branch administrator also communicates with stakeholders in both English and French regarding responsibilities of both branches, including the Official Languages in Education Programs (OLEP). The FLSB provides support to four francophone regional authorities. FLSB provides a strategic focus and cohesive approach to implementation of education-related legislation, regulations, policies, programs and initiatives while understanding local context and priorities within and across francophone regional authorities. FLSB also supports French-language education including French immersion and French second language.
The Branch Administrator exercises decision-making and problem-solving abilities to resolve administrative and operational issues. This position provides administrative support for the branches including researching, drafting, editing and summarizing briefing and background materials and managing the Directors' meeting materials and schedules. This position also manages administrative projects for both branches and performs a key role in stakeholder meetings, workshops and consultations.

Key Responsibilities: 

1. Administrative: 

Makes decisions and initiates actions regarding day-to-day administrative operations and workflow requirements within branches liaising with Branch managers and other administrative support to establish and maintain administrative processes. Identifies administrative issues with potential to impact the branches, developing and recommending solutions and action to address issues. Ensures confidential and sensitive materials and information flowing through the branches are managed effectively, anticipating and resolving issues or proposing solutions as needed. Reviews, edits and tracks correspondence directed to and from Branch staff, especially that of the Directors. Coordinates and arranges meetings and appointments for the Directors and Branch managers, ensuring appropriate background information and materials are available. Attends meetings (as requested) to take minutes, providing them for review by the Directors or Branch managers as appropriate, prior to forwarding them to meeting participants and following up on action items (as requested). Forwards correspondence, including that from the OLEP EDC Official Languages shared email account and EDC phone line, to appropriate areas of the Branch for information, draft reply and/or comments, tracks status of replies and actions. Composes and formats correspondence and responses for the Directors' and Branch managers' signatures on own initiative or according to general instructions, composes replies to routine inquiries and drafts administrative correspondence. Coordinates travel and accommodation arrangements for Branch staff.

Roles Responsibility Cont.

2. Effective Action Request and briefings coordination and administration

Proof read work leaving the Branch for copy errors and formatting, ensure documentation is complete. Provides follow-up and reminder functions to promote timely delivery of draft responses.  Tracks and monitors status of responses and briefings using Action Request Tracking Systems (ARTS). Ensures that copies of approved and completed correspondence are returned to the appropriate area for filing. Coordinates and ensures Branch ARs are updated accordingly in ARTS

3. Financial, budget, contract and grant management and human resource administration services

Reviews Branch contract and grant documents for completeness and compliance with relevant policies and procedures prior to forwarding to appropriate area for processing. Ensures contract and grant documents are uploaded into CRMS and obtain appropriate approvals in a timely manner. Verifies and codes invoices for the Branch and obtains Expenditure Officer approval; provides follow-up and research in response to questions. Prepares and submits expense claims for the Directors and Branch Managers; performs reviewer function for expense claims submitted by Branch staff, reviewing claims for accuracy, completeness and adherence to policies. Performs review function and on-line reconciliation of monthly procurement card transactions for the Branch, ensuring all transitions comply with Ministry financial policies. Monitors availability of office supplies for the Branch and prepares/completes orders as appropriate. Prepares and submits payment memos for expenditures, ensuring appropriate management of codes. Maintains, monitors and analyzes accounts, forecasts and expenditures to identify cost pressures, deviations and variances; brings concerns and recommended adjustments for solutions to the attention of the Directors. Completes preliminary review and reconciliation of expenditures for the Branch on a monthly basis prior to submitting to the Directors for review and approval; monitors, retries and analyzes data from financial system(s). Prepares year-end financial functions and analysis for review by the Directors within set time lines (accruals, etc.). Liaises with Human Resources to ensure HR process requirements are met for the Branch, including ensuring forms/documentation are completed correctly and on a timely basis (i.e., time approvals, staff development requests, etc.); and works with the Executive Director's Office to update Branch organizations charts and documents as needed). Ensures accurate employee and position records are maintained for the Branch. Maintains confidentiality and uses discretion in coordinating HR processes and records. Coordinates preparation and updates vacation schedules for Branch staff and works with Executive Director administrative support to ensure adequate coverage exists.

Rôle et Responsabilités

Les activités de la Direction des relations intergouvernementales (Intergovernmental Relations Branch ou IGR) et de la Direction des services en français (DSF) se déroulent dans un environnement de qualité à un rythme rapide, où la réflexion stratégique, le souci du détail, les aptitudes interpersonnelles et interculturelles très développées et les aptitudes à la médiation et à la négociation revêtent une grande importance. L’adjointe administrative ou l’adjoint administratif communique également avec des parties prenantes en anglais et en français au sujet des responsabilités des deux directions, y compris les Programmes de langues officielles en éducation (PLOÉ). La DSF fournit un soutien à quatre autorités régionales francophones. Elle offre une orientation stratégique et une approche cohérente de la mise en œuvre des lois, de la réglementation, des politiques, des programmes et des initiatives liés à l’éducation, tout en comprenant le contexte local et les priorités au sein des autorités régionales francophones et entre elles. Elle appuie également l’enseignement en français, y compris l’immersion française et le français langue seconde.

L’adjointe administrative ou l’adjoint administratif démontre ses aptitudes en prise de décisions et en résolution de problèmes afin de résoudre des problèmes administratifs et opérationnels. La personne titulaire du poste offre du soutien administratif aux directions, y compris la recherche, la rédaction, la correction et la récapitulation de résumés et de documents d’information et la gestion de la documentation et des calendriers relatifs aux réunions des deux directions. Elle gère également des projets administratifs pour les deux directions et assume un rôle essentiel pendant les réunions des parties prenantes, les ateliers et les consultations.

Rôle et Responsabilités Cont.

Principales responsabilités : 

1. Administratives :  

Prendre des décisions et des mesures au sujet des opérations administratives quotidiennes et des exigences opérationnelles au sein des directions, en assurant la liaison avec les gestionnaires des deux directions et en offrant d’autre soutien administratif en vue d’établir et de maintenir les processus administratifs. Détecter les problèmes administratifs qui pourraient avoir une incidence sur les deux directions, en élaborant et en recommandant des solutions et des mesures pour régler les problèmes. Veiller à ce que la documentation et l’information de nature confidentielle et délicate qui circulent dans les deux directions soient gérées efficacement, en anticipant et en réglant les problèmes ou en proposant des solutions au besoin. Passer en revue et corriger la correspondance à l’intention et en provenance du personnel des directions et en assurer le suivi, en particulier celle des directions. Coordonner et organiser les réunions et les rendez-vous des directions et des gestionnaires, en veillant à ce que les renseignements et documents généraux appropriés soient disponibles. Assister aux réunions (sur demande) pour rédiger les procès-verbaux, et les remettre aux directions ou gestionnaires pour examen au besoin, avant de les acheminer aux participantes et participants des réunions et de donner suite aux mesures à prendre (sur demande). Acheminer de la correspondance, y compris en provenance du compte de courriel partagé avec les Programmes de langues officielles en éducation (PLOÉ) et la ligne téléphonique sur l’éducation, aux secteurs appropriés des directions à titre d’information, pour rédiger une réponse et/ou des commentaires et pour faire le suivi des réponses et des mesures prises. Composer et formater la correspondance et les réponses et obtenir la signature des directions et des gestionnaires de sa propre initiative ou en suivant les directives générales, composer des réponses à des demandes de renseignements généraux et rédiger de la correspondance administrative. Coordonner l’organisation de voyages et la réservation d’hébergement pour le personnel des deux directions.

Rôle et Responsabilités Cont.

2. Coordination et administration efficaces des demandes d’intervention et des notes d’information

Corriger les documents avant leur sortie des deux directions (les erreurs de contenu et de formatage) et assurer l’intégralité de la documentation. Assumer les fonctions de suivi et de rappel afin de favoriser la livraison opportune des ébauches de réponses.  Assurer le suivi et la surveillance des réponses et des notes de breffage au moyen du système de suivi des demandes d’intervention (Action Request Tracking System ou ARTS). S’assurer que les copies de la correspondance approuvée et remplie sont retournées au secteur approprié pour être classées. Assurer la coordination et veiller à ce que les demandes d’intervention des deux directions soient mises à jour en conséquence dans l’ARTS.

Rôle et Responsabilités Cont.

3. Services d’administration des finances, du budget, des contrats, des subventions et des ressources humaines

Passer en revue les documents sur les contrats et les subventions des deux directions pour en assurer l’intégralité et la conformité aux politiques et procédures pertinentes avant de les acheminer au secteur approprié à des fins de traitement. S’assurer que les documents sur les contrats et les subventions sont téléversés dans le Système de gestion des documents institutionnels (Contract Resource Management System ou CRMS) et obtenir les autorisations appropriées en temps opportun. Vérifier et coder les factures pour les deux directions et obtenir l’approbation de la personne responsable des dépenses; assurer le suivi et la recherche en réponse aux questions. Préparer et envoyer des demandes de remboursement des dépenses pour les directions et les gestionnaires; exécuter la fonction d’examen pour les demandes de remboursement des dépenses envoyées par le personnel des deux directions, en passant en revue les demandes de remboursement pour en assurer l’exactitude, l’intégralité et le respect des politiques. Effectuer la fonction de révision et de réconciliation en ligne des opérations mensuelles par carte d’achat pour les deux directions, en veillant à ce que toutes les opérations soient conformes aux politiques financières du ministère. Surveiller la disponibilité des fournitures de bureau pour les deux directions et préparer et passer les commandes au besoin. Préparer et envoyer des notes de paiement pour les dépenses, en assurant la gestion adéquate des codes. Tenir à jour, surveiller et analyser les comptes, les prévisions et les dépenses afin de déterminer les pressions sur les couts, les écarts et les variances; porter ses préoccupations et ses recommandations de rajustements à l’attention des deux directions. Réaliser un exercice préliminaire de révision et de réconciliation des dépenses pour les deux directions sur une base mensuelle avant de les envoyer aux deux directions pour révision et approbation; surveiller, réessayer et analyser les données des systèmes financiers. Préparer les fonctions et analyses financières de fin d’année en vue d’une révision par les directions dans les délais prescrits (ajustements, etc.). Assurer la liaison avec les ressources humaines (RH) pour s’assurer que les exigences relatives au processus de RH sont respectées pour les deux directions, notamment en veillant à ce que les formulaires et la documentation soient remplis correctement et en temps opportun (c.-à-d. approbations des heures, demandes de perfectionnement du personnel, etc.); et collaborer avec le bureau de la direction exécutive pour mettre à jour les organigrammes et les documents des deux directions au besoin. S’assurer que des dossiers exacts des membres du personnel et des postes sont tenus pour les deux directions. Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion en coordonnant les processus et les dossiers de RH. Coordonner la préparation des calendriers des vacances et les tenir à jour pour le personnel des deux directions et collaborer avec le personnel de soutien administratif de la direction exécutive pour assurer une couverture adéquate.

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