Coordonnateur(trice), Centre d'affaires

Pourquoi choisir Stikeman Elliott?

• Le cabinet se classe au palmarès des Employeurs de choix au Canada depuis 2009.
• Régime de rémunération et révision salariale annuelle intéressants.
• Programme complet d'avantages sociaux et accessoires pour les employés, notamment :
  • Comptes gestion santé et gestion mieux-être
  • Cotisations jumelées au REER
  • Accès à des services de télémédecine disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
  • Programme de formation continue
  • Environnement de travail coopératif et inclusif.
• Bureaux bien équipés dont l'agencement soigné permet d'optimiser la lumière naturelle et d'offrir des points de vue sur le centre-ville de Montréal.

Description du poste : Le/la coordonnateur(trice) du Centre d'affaires, équipe de fin de semaine, jouera un rôle clé consistant à assurer la répartition, la création, le formatage et la gestion efficaces des documents qui sont l'objet des demandes reçues par le Centre d'affaires. Le/la titulaire du poste démontre un sens de l'organisation exceptionnel, de solides compétences techniques et la capacité d'offrir de la formation et du mentorat tout en cultivant des relations collaboratives avec les clients internes.

Horaire de travail : du vendredi au dimanche pour un total de 28 à 35 heures

• Vendredi : 13 h à minuit
• Samedi : midi à 20 h
• Dimanche : 13 h à minuit

Supérieur immédiat : Ce poste relève de la Gestionnaire, Amélioration du processus.

Responsabilités clés :

• Coordonner les demandes de travail :
  • Analyser et hiérarchiser les documents et les répartir entre les membres de l'équipe
  • Vérifier l'exactitude des documents
  • Surveiller les tâches en cours afin d'assurer le respect des échéances précisées
  • Prendre en charge le formatage des documents et les tâches de production, au besoin
  • Générer et établir des rapports, au besoin
• Servir de personne-ressource :
  • Agir comme personne-ressource au sein du Centre d'affaires relativement aux demandes de la clientèle interne
  • Assurer la communication harmonieuse de l'information entre les équipes de jour et de soir
• Collaborer à la résolution de problèmes :
  • Travailler en étroite collaboration avec les membres de l'équipe afin de résoudre les problèmes rapidement et d'assurer un niveau élevé de satisfaction du client
• Contribuer à des projets spéciaux :
  • Participer à des projets spéciaux, notamment au développement et à l'implantation de logiciels et à l'amélioration du processus
• Formation :
  • Fournir du mentorat et de l'encadrement aux membres de l'équipe, au besoin
• Tâches diverses :
  • Prendre en charge d'autres tâches liées à l'exploitation efficace du Centre d'affaires

Formation et expérience exigées :

• Minimum de cinq (5) ans d'expérience en formatage et production de documents
• Expérience en qualité d'adjoint(e) juridique ou d'adjoint administratif(tive), un atout
• Connaissance avancée des logiciels de bureautique, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Adobe
• Connaissance de divers champs de pratique liés au droit des sociétés, notamment le litige, le droit de l'emploi et du travail, le droit des valeurs mobilières, le droit des affaires, le droit fiscal et le droit immobilier/bancaire, un atout
• Certification Microsoft Office, un atout

Qualités requises :

• Est bilingue, français et anglais (oral et écrit) compte tenu de la clientèle, des mandats et de l'envergure internationale du cabinet.
• Démontre des habiletés de communication exceptionnelles et un engagement solide en matière de service à la clientèle.
• Possède un sens aigu du détail, un excellent sens de l'organisation et fait preuve de méticulosité constante dans son travail.
• Affiche un jugement sûr et un sens de la diplomatie.
• Démontre d'excellentes capacités de résolution de problèmes.
• Est intéressé(e) à travailler dans un environnement dynamique.
• Affiche des qualités de chef et un esprit d'équipe et de collaboration.

Remarque : Notre cabinet a mis en place une politique de vaccination contre la COVID-19 qui exige que tous nos membres soient entièrement vaccinés avec un vaccin contre la COVID-19 approuvé par Santé Canada. Nous ne vous demanderons pas de divulguer votre statut vaccinal au cours de l'entrevue. Si un emploi vous est proposé, vous trouverez dans votre offre d'emploi une clause de vaccination qui stipule qu'avant de commencer à travailler pour le cabinet, vous devez être entièrement vacciné(e) contre la COVID-19 et fournir la preuve de vaccination contre la COVID-19 approuvée par Santé Canada. Le cabinet fera des efforts d'accommodement raisonnables si vous ne pouvez pas être vacciné(e) pour des raisons médicales, religieuses ou autres, dans la mesure où cela est permis par les lois sur les droits de la personne applicables.

English

Why choose Stikeman Elliott

• Recognized as one of Canada's Best Employers since 2009
• Enticing compensation package and annual review
• Comprehensive employee benefits and perks including:
  • Health & Wellness Spending Accounts
  • Matching RRSP contributions
  • Access to telemedicine available 24/7
  • Continuing education program
  • Supportive and inclusive work environment
• Well-appointed office spaces with a carefully designed layout that maximizes natural light and offers views of downtown Montréal

Job description: The weekend Business Center Coordinator will assume a pivotal role in ensuring the effective distribution, creation, formatting, and management of document requests received by the Business Center. The incumbent demonstrates outstanding organizational abilities, a robust technical skill set, and the capacity to provide effective coaching and mentoring while fostering collaborative relationships with internal clients.

Work schedule: Friday to Sunday for a total of 28 to 35 hours

• Friday: 1 p.m. to midnight
• Saturday: noon to 8 p.m.
• Sunday: 1 p.m. to midnight

Immediate report: This position reports to the Manager, Process Improvement

Key responsibilities:

• Coordinate Work Requests:
  • Analyze, prioritize, and distribute documents among team members
  • Verify the accuracy of documents
  • Monitor ongoing tasks to ensure they meet specified deadlines
  • Undertake document formatting and production tasks as necessary
  • Generate and compile reports as required
• Serve as a Resource Person:
  • Act as the go-to resource for all internal client requests within the Business Centre
  • Ensure seamless information exchange between the day and evening teams
• Collaborate and Resolve Issues:
  • Work closely with team members to resolve any issues promptly, ensuring high levels of client satisfaction
• Contribute to Special Projects:
  • Participate in special projects, including software development, implementation, and process improvements
• Coaching:
  • Provide mentorship and guidance to team members as needed
• Miscellaneous Tasks:
  • Undertake any other tasks related to the efficient operation of the Business Centre

Education and experience requirements:

• Minimum of 5 years experience in document formatting and production
• Experience as a legal or administrative assistant, an asset
• Advanced knowledge of office software, including Word, Excel, PowerPoint, Outlook and Adobe
• Knowledge of various corporate law practices, including litigation, employment and labor, securities, corporate, tax, and real estate/banking, an asset
• Microsoft Office certification, an asset

Qualifications:

• Bilingualism, French and English (oral and written) given the clientele, mandates, and international scope of the firm
• Demonstrates outstanding communication skills and a strong commitment to client service
• Possesses a keen eye for detail, excels in organization, and maintains meticulous work standards
• Exhibits sound judgment and diplomatic skills
• Demonstrates excellent problem-solving capabilities
• Adept at thriving in a fast-paced work environment
• Displays leadership qualities and a collaborative team spirit

Please Note: Our firm has a COVID-19 Vaccination Policy which requires all firm members to be fully vaccinated with a Health Canada approved COVID-19 vaccine. You will not be asked to disclose your vaccination status during the interview process. If you are offered employment, you will find a vaccination clause in your offer of employment providing that prior to commencing any employment with the Firm, you must be fully vaccinated for COVID-19 and provide proof of a Health Canada approved COVID-19 vaccination. The Firm will make reasonable accommodation efforts if you cannot be vaccinated due to medical, religious, or other grounds to the extent protected by applicable human rights legislation.