Agent.e de soutien administratif, classe principale

2 weeks ago

Montreal QC GF, CA Collège de Maisonneuve Part time
Description sommaire: Service: Ressources humaines
Statut : Personne salariée remplaçante à temps complet
Supérieure immédiate par intérim : Gerthy Laurenstin
Titulaire : Margaux Berthet

Période : Dès que possible, jusqu’en juillet 2025*;
Salaire : De 23,12 $ à 28,31$ de l’heure;
Horaire : Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30, ce poste est éligible à la politique de télétravail et à un aménagement d’horaire;
Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal.

*ou jusqu’au retour de la titulaire ou jusqu’à ce que nous mettions fin à ce remplacement.

Fonctions: Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné ou d’être affecté à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

Description détaillée: L’accueil et la réception :
  • Accueillir la clientèle interne ou externe (en présence ou à distance), valider la nature de la demande et y répondre ou les diriger vers les ressources appropriées;
  • Traiter les appels téléphoniques et les courriels ou au besoin les rediriger aux personnes concernées;
  • Recevoir différents documents, valider leur conformité, indiquer la date de réception et les traiter ou les acheminer aux personnes concernées.

Les activités de dotation :
  • Effectuer les travaux administratifs nécessaires au processus d’affichage de postes à l’interne ou à l’externe, en gérant efficacement les priorités, entre autres :
  • En fonction des échéanciers établis, effectuer les relances et les rappels aux responsables des activités de dotation récurrentes;
  • Analyser les documents requis pour les affichages, en valider la conformité (demandes de personnel, descriptions de tâches et autres documents), puis les transmettre aux responsables pour approbation;
  • Préparer l’affichage selon les règles prévues aux conventions collectives;
  • Assembler les documents nécessaires à la création du dossier d’affichage;
  • Générer des rapports et préparer des listes conformément aux exigences de la convention collective;
  • Transmettre les documents requis aux syndicats concernés;
  • Faire le suivi auprès du bureau de placement;
  • En cohérence avec le profil du poste, proposer aux responsables une liste de sites d’affichages pour les besoins à combler à l’externe.
  • Afficher les postes par différents moyens à l’interne et à l’externe, en assurer le suivi et veiller au respect des délais, règles et procédures applicables;
  • Effectuer les suivis requis en cours d’affichage et envoyer des rappels aux responsables au besoin;
  • À la fin de l’affichage, analyser le statut des postulants internes et produire la liste de candidatures, puis transmettre le dossier aux responsables;
  • Organiser les opérations nécessaires à la tenue des entrevues et des tests de sélection, en présence comme à distance, en gérant efficacement les priorités, notamment :
  • Convoquer les personnes concernées (membres du comité de sélection et candidats) et réserver les locaux ou créer les invitations à distance;
  • Préparer et mettre à jour la documentation nécessaire à la tenue du comité de sélection et effectuer les rappels pour l’obtenir si nécessaire;
  • Coordonner la passation et la correction des tests de sélection, communiquer les résultats aux responsables et les colliger selon les procédures établies.
  • À la suite de la décision du comité de sélection, effectuer le suivi auprès des candidats et les notifier via le système Manitou;
  • Procéder à la nomination du candidat retenu selon la recommandation du comité de sélection et la publier selon la procédure;
  • Effectuer le suivi au bureau de placement en fonction de la priorité détenue par le candidat retenu lors d’affichages de postes réguliers;
  • À l’aide du système Manitou, effectuer la compilation des affichages et produire des rapports statistiques.


Principales tâches et activités : La base de données des candidatures (Manitou) :
  • Mettre à jour les données liées aux candidatures et aux affichages en fonction des différentes étapes du processus de recrutement et participer à au développement du système;
  • Veiller au maintien et à la mise à jour de la banque de candidatures, entre autres :
  • Assurer le traitement des CV reçus selon leur provenance : candidature spontanée ou affichage de poste;
  • Vérifier si le profil a été complété, préparer et transmettre les lettres ou courriels s’y rattachant;
  • Épurer la banque de candidatures selon les procédures établies.
  • Offrir un soutien aux gestionnaires, coordonnateurs de département et membres du comité de sélection dans leur utilisation du système Manitou et leur donner les accès;
  • Accompagner les candidats et les employés lorsqu’ils complètent leur profil.

Autres tâches administratives :
  • En période de pointe, coordonner le travail du personnel occasionnel affecté au soutien aux opérations de dotation ou à l’accueil du service;
  • Procéder à l’ouverture des dossiers des nouveaux employés;
  • Collaborer au classement, conservation, épuration et archivage des dossiers d’employé, selon les règles établies; mettre sur pied et tenir à jour un système de classement;
  • Préparer et envoyer du courrier et des courriels;
  • Collaborer au développement et amélioration des outils de travail et de gestion, formuler des suggestions ou recommandations;
  • Collaborer à différents dossiers de développement en ressources humaines;
  • Rédiger des comptes rendus, des processus et des textes informatifs;
  • Offrir un soutien pour diverses tâches administratives en période intensive;
  • Assurer le réapprovisionnement du matériel pour le photocopieur, et au besoin, faire des appels de service;
  • Tenir à jour les procédures et processus du service.
Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.

Qualifications requises: Scolarité
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Expérience
Posséder six (6) années d’expérience pertinente dont une expérience pertinente et significative en support à la gestion des ressources humaines.

Exigences
  • Maîtriser la langue française parlée et écrite. La personne doit réussir le test;
  • Connaître les logiciels Word, Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel informatiques;
  • Posséder d’excellentes capacités d’analyse, de planification, d’organisation et de coordination du travail. Démontrer un sens des priorités développé et la capacité d’agir avec autonomie et initiative. Posséder de bonnes capacités de communication et savoir agir avec diplomatie dans des situations complexes. La personne doit réussi le test.
Atout Maîtrise de Clara.

Spécifications: Le Collège de Maisonneuve souscrit à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics pour les personnes visées, soit les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.
Seuls les candidats retenus, lors de la présélection, reçoivent un appel afin d’être convoqués au(x) test(s) de sélection et à l’entrevue.

  • Chercheur.euse au Centre d’études des procédés chimiques du Québec

    2 weeks ago

    Montreal, QC, G4F, CA Collège de Maisonneuve Part time

    Description sommaire: Service: Centre d’études des procédés chimiques du Québec (CÉPROCQ) Statut : Personne professionnelle temporaire chargée de projet à temps complet Supérieure immédiate par intérim : Sanaz Safa Période : Dès que possible, jusqu’au 30 juin 2025*; Salaire : 50 150$ à 92 027$ par année; Horaire : Du lundi au vendredi de...

  • Chargé(e) de projets en signalisation

    2 weeks ago

    Montreal, QC, G4F, CA Hays Full time

    Vous avez de l’expérience en signalisation ou en gestion/coordination de projet ? Vous rechercher un nouveau défi et apprendre les rouages de la circulation vous enchantes ? Nous avons le poste que vous recherchez.Principales responsabilités :• Concevoir, optimiser planifier et exécuter des stratégies de maintien de la circulation en collaboration...

  • Conseiller.ère en services adaptés

    2 weeks ago

    Montreal, QC, G4F, CA Collège de Maisonneuve Part time

    Description sommaire: Service: Centre de consultation et de soutien aux étudiants (CCSÉ) Statut : Personne professionnelle temporaire chargée de projet à temps complet Supérieur immédiat : Stéphane Nantel Période : Dès que possible, jusqu’au 30 juin 2025*; Salaire : 49 456$ à 87 626$ par année; Horaire : Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30,...

  • Spécialiste Principal du Soutien

    2 weeks ago

    Montreal, QC, G4F, CA Huntington Distribution Finance - North America Full time

    Résumé:Le spécialiste principal du soutien aux ventes sert d'expert en la matière sur les exigences de la connaissance du client (KYC) de HNB-IF et dans la préparation ou l'examen des documents pour toutes les structures de propriété « complexes » des clients nouveaux et existants et les demandes de documentation non standard. Le...

  • Analyste de la paie

    2 weeks ago

    Montreal, QC, G4F, CA Collège de Maisonneuve Part time

    Description sommaire: Service: Direction des ressources financières Statut : Personne professionnelle régulière à temps complet Supérieure immédiate : Bojena Zams Ancienne titulaire : Jade St-Arnaud Période : Dès que possible; Salaire : Salaire entre 48 689$ et 83 462$ par année; Horaire : Du lundi au vendredi de 8h00 à 16h00; Lieu de travail :...

  • Adjointe exécutive

    2 weeks ago

    Montreal, QC, G4F, CA Cléo Full time

    Qui sommes-nousDe la conception de l’infrastructure à la gestion dynamique de la recharge au quotidien, Cléo, une filiale d’Hydro-Québec, propose des solutions sur mesure pour optimiser l’électrification des parcs de véhicules commerciaux. Grâce à une expertise impartiale et un accompagnement personnalisé, les exploitants de parcs de véhicules...

  • Responsable de l’expérience client

    2 weeks ago

    Montreal, QC, G4F, CA Xpertyse Full time

    La personne titulaire du poste sera responsable de diriger les opérations quotidiennes de l’équipe de soutien aux clients. Elle devra améliorer continuellement tous les aspects et la fonctionnalité de l’équipe pour entraîner des économies de coûts, stimuler l’efficacité et améliorer le niveau de service, tout en rehaussant le soutien aux...

  • Professionnel instrumentation et contrôle

    2 weeks ago

    Montreal, QC, G4F, CA Collège de Maisonneuve Part time

    Description sommaire: Service: Ressources matérielles et de l’informatique du bâtiment Statut : Personne professionnelle régulière à temps complet Supérieur immédiat : Alexandre Allaire Période : Dès que possible; Salaire : Salaire entre 48 689$ et 83 462$ par année; Horaire : Lundi au vendredi de 8h00 à 16h00; Lieu de travail : 3800 rue...

  • Chargé de projets junior

    2 weeks ago

    Montreal, QC, G4F, CA Cogir Immobilier Full time

    Cogir c’est plus de 240 propriétés situées au Québec, en Ontario, en Nouvelle-Écosse et aux États-Unis. Cogir c’est aussi près de 4 000 employés passionnés de l'immobilier qui œuvrent jour après jour afin d'offrir le meilleur service. C’est un environnement de travail qui prône une approche humaine de gestion, une expérience...

  • Analyste en santé et sécurité au travail

    2 weeks ago

    Montreal, QC, G4F, CA Collège de Maisonneuve Part time

    Description sommaire: Service: Service des ressources humaines Statut : Personne professionnelle régulière à temps complet Supérieur immédiat : Marc Alarie Période : Dès que possible ; Salaire : Salaire entre 48 869$ et 83 462$ par année; Horaire : Lundi au vendredi de 8h00 à 16h00, ce poste est éligible à la politique de télétravail et à un...

  • Human Resources Business Partner

    2 weeks ago

    Montreal, QC, G4F, CA Benjamin Moore Full time

    Sommaire du posteChez Benjamin Moore, notre marque représente l’excellence et nous nous efforçons d’offrir un ensemble complet de récompenses à la hauteur. En plus d'un salaire de base compétitif, chaque poste exonéré et non exonéré au sein de notre organisation est éligible à une augmentation annuelle et à une prime basées sur la...

  • Parajuriste en droit corporatif

    2 weeks ago

    Montreal, QC, G4F, CA KRB Avocats | Lawyers Full time

    À propos de KRBKRB Avocats est un cabinet d’avocats canadien de premier plan spécialisé en droit des affaires, avec un accent particulier sur les fusions et acquisitions, l’immobilier, la finance et le litige commercial. Avec des bureaux dans trois grandes villes, notre culture est dynamique, collaborative, agile et motivée. Nous sommes une...

  • Chargé.e de comptes

    2 weeks ago

    Montreal, QC, G4F, CA Cléo Full time

    Qui sommes-nousDe la conception de l’infrastructure à la gestion dynamique de la recharge au quotidien, Cléo, une filiale d’Hydro-Québec, propose des solutions sur mesure pour optimiser l’électrification des parcs de véhicules commerciaux. Grâce à une expertise impartiale et un accompagnement personnalisé, les exploitants de parcs de véhicules...

  • Directeur.trice associé(e) – Opérations du Centre de médecine et de ressources animalières/ Associat

    2 weeks ago

    Montreal, QC, G4F, CA McGill University Full time

    En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :Ensemble d'avantages sociaux compétitifs (santé, dentaire, assurance-vie)Régime de retraite à cotisations déterminées (avec contribution généreuse de l'employeur entre 5 % et 10 % (selon l'âge))Congés compétitifs :Deux (2) journées personnellesDeux (2)...

  • Stagiaire en droit

    2 weeks ago

    Montreal, QC, G4F, CA Lanctot Avocats, s.a. Full time

    Lanctot Avocats est présentement à la recherche d'un stagiaire du Barreau du Québec pour combler des besoins dans les domaines de l'éthique, le droit professionnel, le droit disciplinaire et le litige.Tâches à réaliserÉlaborer la théorie d'une causeRédiger des actes de procéduresProcéder à l'analyse de dossiersRédiger des avis...

  • Adjoint/Adjointe au Vice-président

    2 weeks ago

    Montreal, QC, G4F, CA Groupe Petra Full time

    Vous êtes reconnu pour votre rigueur et votre sens aigu de l’organisation? Vous aimez sentir que votre soutien fait la différence dans une équipe? Vous savez faire preuve de débrouillardise et prendre des initiatives? Unissons nos talents pour réaliser des projets stimulants ensemble.Comme Adjoint administratif au Vice-président, tu auras les deux...

  • Superviseur(e) flotte de véhicules

    2 weeks ago

    Montreal, QC, G4F, CA Air Liquide Full time

    Description du posteL'objet principal de ce poste consiste à assurer la conformité de la flotte commerciale et des chauffeurs avec l’ensemble de la réglementation en vigueur. Le titulaire est également responsable de l’amélioration de l’efficacité de la distribution et de minimiser les coûts tout en maintenant un excellent niveau de service...

  • Gestionnaire de projets marketing

    2 weeks ago

    Montreal, QC, G4F, CA VIBRANT Marketing Full time

    VIBRANT est une agence de marketing commercial de premier plan en Amérique du Nord qui favorise la réussite de ses partenaires en leur proposant des expériences engageantes et des stratégies efficaces.En tant que Gestionnaire de projets marketing pour notre équipe d’expériences immersives, vous jouerez un rôle de premier plan dans la réalisation de...

  • Conseiller(ère) Juridique

    2 weeks ago

    Montreal, QC, G4F, CA Axxel HR Full time

    Notre client est à la recherche d'un(e) conseiller(ère) juridique dynamique et expérimenté(e) pour rejoindre son équipe. En tant que membre essentiel de son équipe, vous jouerez un rôle crucial dans la gestion des aspects juridiques de nos opérations, en particulier dans le domaine des fusions et acquisitions. Si vous êtes passionné(e) par le...

  • Chargé de projet, essais cliniques

    2 weeks ago

    Montreal, QC, G4F, CA Groom & Associates Full time

    Titre : Chargé de projet, essais cliniquesLieu de travail: Centre-Ville, Montreal, QC (hybride)Poste permanent, temps pleinSommaire du poste:Responsable de la gestion globale de l'étude clinique. Contact principal pour toutes les communications. Responsable de la mise en place, de la conduite et de la clôture de l'étude en relation avec les...