Administrative Assistant

4 months ago

Montreal Quebec, Québec, Canada OEC Group Full time

English to follow


A propos de nous

Fondé en 1984, le réseaumondial du groupeOEC apporte une intelligence logistique optimale, des stratégies basées sur la performance et la maîtrise des coûts, ce qui nous permet de rester à la pointe du secteur de la logistique.


À propos du rôle

Sous la responsabilité directe du vice-président des opérations, l'assistant administratif sera naturellement curieux, aimera prendre des initiatives et sera désireux d'aider les autres.


Responsabilités

  • Fournir une assistance administrative et de secrétariat à l'équipe de direction et au directeurgénéral à l'occasion.
  • Planifier et organiser l'agendaquotidien et à long termede l'équipe de direction.
  • Gérer les communications entrantes et sortantes du bureau de l'équipe de direction (téléphone, télécopie, courrier électronique, correspondance et mémorandum).
  • Organiser, planifier, coordonner et suivre tous les rendez-vous, réunions,activités, voyages, hôtelset transports prévus pour l'équipe de direction.
  • Aider l'équipe de directionà préparer les réunions et les présentations.
  • Organiser le classement de tous les documents et de la correspondance de l'équipe de direction.
  • Traduire les documents, les communications d'entreprise et les présentations du français vers l'anglais et de l'anglais vers le français.
  • Assister l'équipe de direction dans toutes les autres tâchesqui lui sont confiées de temps à autre.


Exigences du rôle

  • Maîtrise de Microsoft Office365, de la messagerie Outlooket de la gestion des réunions d'équipe.
  • Capable de gérer des agendas et des calendriers multi-exécutifs.
  • Bonnes compétences en matièrede recherche et souci du détail.
  • Sensibilisation à la cybersécurité ; y comprisune familiarité avec l'utilisation de l'IA générative comme Chat GTP.
  • Grande capacité d'organisation.
  • Parfaitement bilingue; lecture et écriture, avec un accent particulier sur les compétences rédactionnelles en français.
  • Capacité à revoir les procédures et à identifier les domaines d'amélioration.
  • Capacité à maintenir des relations harmonieuses avec les partenaires commerciaux et les collègues de travail.
  • Capacité à respecter les délais et à assurerun suivi efficace.
  • Solides compétences en matièred'organisation et de planification.
  • Aptitude à travailler dans un environnement professionnel en évolutionrapide.
  • Esprit d'équipe.
  • Solides compétences en matièrede relations humaineset de communication.
  • Un haut niveau de discrétion et de confidentialité est requis.


Avantages de l'entreprise

  • Soins dentaires
  • Programme d'aide aux employés
  • Assurance vie
  • Congés payés
  • Soins de la vision

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About us

Founded in 1984, OEC Group’s global network brings forth optimal logistics intelligence, performance-driven and cost- effective strategies, keeping us on the cutting edge of the logistics industry.


About the role

Reporting directly to the Vice President of Operations, the Administrative Assistant will be naturally curious, enjoy taking initiatives and is eager to help others.


Responsibilities

  • Provide administrative and secretarial assistance to the Executive Team & CEO at times.
  • Plan and organize the daily and long-term agenda schedule of the Executive Team.
  • Manage incoming and outgoing communications of the Executive Team’s office (telephone, fax, e-mail, correspondence, and memorandum).
  • Organize, plan, coordinate and follow-up all Executive Team’s scheduled appointments, meetings, activities, traveling, hotel and transportation.
  • Assist the Executive Team in preparing for meetings and presentations.
  • Organize filing of all Executive Team’s documents and correspondence.
  • Translate documents, corporate communications, and presentations from French to English, and from English to French.
  • Assist the Executive Team in any other tasks assigned from time to time.


Role Requirements

  • Proficient with Microsoft Office365, outlook email and team meeting management.
  • Able to manage multi-executive agendas and schedules.
  • Good research skills and attention to detail.
  • Cybersecurity awareness; including familiarity with generative AI usage like Chat GTP.
  • High organization skills required.
  • Fully Bilingual; Reading and writing, with emphasize on proper French writing skills.
  • Ability to review procedures and identify areas of improvements.
  • Ability to maintain harmonious relationships with business partners, working colleagues.
  • Ability to meet deadlines and make efficient follow-ups.
  • Strong organizational and planning skills.
  • Aptitude in working in a fast-paced business environment.
  • Team player oriented.
  • Strong people and communication skills.
  • High level of discretion and confidentiality is required.


Company Perks:

  • Dental care
  • Employee assistance program
  • Life insurance
  • Paid time off
  • Vision care

  • Administrative Assistant

    4 weeks ago

    Quebec City, Quebec, Québec, Canada COGIR Immobilier Full time

    Are you an ace at administrative tasks, are you dynamic and comfortable with computers? Do you want to be part of a close-knit team and have a friendly work environment where you can flourish every day? We have a job for you! The private seniors' residence Le Flandre, located in Limoilou, is looking for its next rare gem to fill a full-time...

  • Assistant(e) administratif(ve) Ressources Humaines

    1 month ago

    Montreal, Quebec, Québec, Canada Sollum Technologies Full time

    Rejoins le leader de l’innovation horticole avec Sollum Technologies ! Nous offrons aux producteurs en serre la solution de luminaires horticoles DEL la plus performante et unique sur le marché. Elle est entièrement dynamique, ce qui signifie qu'elle est 100 % programmable grâce à une plateforme infonuagique alimentée par l'IA et des...

  • Executive assistant

    1 month ago

    Quebec City, Quebec, Québec, Canada Groupe Desgagnés Full time

    "Discover the opportunity to showcase your legal expertise and administrative talent at Desgagnés. " As Executive Assistant - Finance and Administration Department, you will play a crucial role in the preparation, drafting and management of vitally important legal and administrative documents. From creating contracts to coordinating with external lawyers,...

  • Project Manager/Administrator

    1 month ago

    Montreal, Quebec, Québec, Canada Phase Consulting Full time

    About:Our client, a global leading engineering firm, is seeking a highly skilled Administrator in Implementation/Project Manager, who is bilingual in both French and English to assist on an ongoing multi-year large-scale complex transit project.Responsibilities:Coordinate and oversee site progress and monitoring, tracking schedules, and addressing issues...

  • Sales Assistant

    7 months ago

    Quebec City, Quebec, Québec, Canada Infodev Electronic Designers International Inc. Full time

    Infodev is looking for a versatile, bilingual, meticulous person who enjoys teamwork and customer contact. Do you have experience in the field of secretarial work and some ability for sales and prospecting? Under the responsibility of the sales department, the assistant will be in charge of supporting the sales team and the administrative team of Infodev. ...

  • System administrator

    1 month ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada Fed IT Full time

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  • Adjoint(e) juridique, droit corporatif

    1 month ago

    Montreal, Quebec, Québec, Canada KRB Avocats | Lawyers Full time

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  • Executive Assistant

    2 months ago

    Quebec City, Quebec, Québec, Canada Groupe Desgagnés Full time

    If you are passionate about administrative efficiency and want to play a central role in the HR development of a large-scale company, we look forward to meeting you! We are looking for an Executive Assistant to support the Human Resources Department. As an Executive Assistant, you will have the opportunity to be involved in various aspects of human...

  • Bookkeeper

    2 months ago

    Montreal, Quebec, Québec, Canada Impotlex Inc Full time

    Technicien(ne) comptable / Assistant(e) administratif(ve)Notre client, Impotlex Inc, est axé sur divers types de compagnies immobilières, situées à Montréal, QC. Impotlex Inc. opère en tant que société des services professionnels qui fournit des services de comptabilité, de gestion et juridiques. La compagnie participe à des entreprises...

  • Assistant Health Services Manager

    2 months ago

    Quebec City, Quebec, Québec, Canada COGIR Immobilier Full time

    Are you a healthcare expert, dynamic and computer savvy? Do you want to be part of a close-knit team and have a friendly work environment where you can thrive every day? We have a job for you! The private seniors' residence Les Jardins Logidor, located in Ste-Foy, is looking for someone to fill the position of Assistant Health Services Manager. We are...

  • Secrétaire / Assistant(e) Administratif(ve)

    4 days ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada Gagné Métal inc. Full time

    Notre société, spécialisée dans le domaine de la construction (rénovation résidentielle) et en forte croissance, recherche un(e) candidat(e) motivé(e) et polyvalent(e) pour occuper le poste de secrétaire / assistant(e) administratif(ve). Sous la supervision de la V.P. Directrice générale, le (la) titulaire du poste sera chargé(e) d’effectuer...

  • Atlassian DevOps Engineer

    1 month ago

    Montreal, Quebec, Québec, Canada VLink Inc Full time

    Atlassian DevOps EngineerMontreal, QC (Need Onsite day 1, Hybrid 3 days from office, No Remote).Fulltime and ContractJob Description: This resource will partner with the current team providing support to our customers using JIRA and Confluence. Primary responsibilities will be working service request and incident management. 80% of their time will be spent...

  • Senior Legal Counsel

    3 months ago

    Montreal, Quebec, Québec, Canada Hays Full time

    Position Summary:The Legal Counsel position is primarily responsible for providing day-to-day commercial and employment legal support. He/she will provide legal oversight with respect to contracts and customer, supplier, vendor relations, mergers and acquisitions, and support other corporate functions. The ideal candidate will be able to provide practical,...

  • Spécialiste en Procédés Administratifs

    1 month ago

    Montreal, Quebec, Québec, Canada Conseil Cri de la Santé et des Services Sociaux de la Baie James Full time

    TITRE DE L'EMPLOI: Spécialiste en procédés administratifs - CommunicationsLIEU DE TRAVAIL: Tous les bureaux du CCSSSBJ incluant MontréalSYNDICAT: CSNSTATUT: Permanent temps pleinTYPE DE QUART DE TRAVAIL: JourHEURES PAR JOUR/PAR SEMAINE: 7.00/35.00SALAIRE HORAIRE: Min. (1) 27,31 $ – Max. (18) 50,45 $HERBERGEMENT FOURNI: Oui, si le/la titulaire du...

  • Technicienne ou Technicien en administration

    4 days ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada ÉTS - École de technologie supérieure Full time

    L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown...

  • Adjoint·e administratif·ve

    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Québec, Canada Hays Full time

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  • Adjoint administratif

    4 days ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada Tink Full time

    Ce que nous recherchons :La personne occupant le rôle d'adjoint administratif / adjointe administrative aux services-conseils joue un rôle central dans le succès de l’équipe en assurant un soutien clé pour la coordination des initiatives, la mise à jour des outils et du matériel, ainsi que l’exécution efficace des tâches administratives.Ce...

  • Mainframe Consultant

    3 months ago

    Montreal, Quebec, Québec, Canada LanceSoft, Inc. Full time

    This role is for a senior RACF engineer who will assist with design and execution of projects aligned with the RACF security function. The ideal candidate should have advanced knowledge of RACF, ZSecure, and Mainframe infrastructure as they will be working closely with the other infrastructure teams (CICS, Systems Programming, Db2, etc.) and business...

  • Technicienne ou technicien en administration

    7 months ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada Collège Jean-de-Brébeuf Full time

    Description de l'établissement Fondé en 1928, le Collège Brébeuf est un établissement d'enseignement privé agréé. Le Collège compte plus de 400 employés et accueille environ 1200 élèves au secondaire et près de 1700 étudiants au collégial. Fidèle à la riche tradition humaniste, Brébeuf poursuit sa mission d'excellence en formant...

  • Director General

    1 month ago

    Montreal, Quebec, Québec, Canada Groom & Associés Associates Full time

    TITRE : Directeur généralLOCALISATION: Kuujjuaq, Québec - RELOCALISATION FOURNIEINDUSTRIE : GouvernementOPPORTUNITÉ PROFESSIONNELLENotre client est un organisme supramunicipal ayant juridiction sur le territoire du Québec situé au nord du 55e parallèle. L'ARK est présentement à la recherche d'un candidat ayant un sens aigu du leadership...