Coordinateur Administratif

2 weeks ago

Montreal, Quebec, Canada McGill University Full time
Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Résumé du poste:
Sous la direction du superviseur immédiat, fournir un soutien administratif et de secrétariat. Participe au bon fonctionnement des opérations de l'unité. Agir en tant que personne-ressource pour les politiques et les procédures. Gère les comptes de l'unité. Participe à l'organisation des activités de l'unité. Il est responsable des documents et des dossiers de l'unité. Gérer les systèmes d'information informatisés.

Principales tâches et responsabilités:
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS:

- Agir en tant que personne ressource en ce qui concerne les politiques et les procédures de l'unité. Résout les problèmes dans son domaine de compétence. Il consulte la documentation pertinente et se met en rapport avec les personnes ressources appropriées pour obtenir et fournir des informations sur des questions diverses et complexes.
- Participe au bon fonctionnement de l'unité. Recommande des modifications de procédure pour permettre à l'unité de fonctionner plus efficacement. Collabore avec le superviseur et d'autres personnes à l'établissement des priorités de travail. Assure le suivi et la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le supérieur hiérarchique.
- Met à jour, prépare et coordonne la publication de documents tels que des brochures publicitaires, des manuels départementaux et des rapports annuels. Rédiger de la correspondance et d'autres documents courts de nature complexe. Met en forme les documents et vérifie la grammaire, l'orthographe et l'exactitude. Prend des notes et dactylographie divers documents tels que la correspondance, les rapports, les mémos. Signer certains documents.
- Organise des réunions, contacte les participants et réserve les salles de réunion. Participe à la préparation de l'ordre du jour. Assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et assure le suivi des décisions dans son domaine de compétence.
- Utilise divers logiciels. Entretient les systèmes d'information informatisés et participe à leur développement afin d'améliorer l'efficacité au sein de l'unité. Agit comme personne-ressource en ce qui concerne l'utilisation des logiciels. Explique et démontre l'utilisation des logiciels, résout les problèmes dans son domaine de compétence et assure la liaison avec les personnes-ressources en informatique, le cas échéant. Conserve et met à jour les dossiers administratifs. Maintenir des systèmes de classement et organiser l'archivage.
- La liste des tâches et responsabilités décrites ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches pouvant être effectuées par un employé dont le poste a été associé à la présente description d'emploi générique.

Autres compétences et/ou aptitudes requises:
Expérience avérée des relations avec une variété de clients externes et internes de haut niveau ; capacité à établir des relations de travail constructives et efficaces avec le personnel de tous niveaux. Expérience de la gestion d'agendas complexes et à multiples facettes, de projets et de dossiers à court et à long terme. Aptitudes avérées en matière de communication écrite (courrier électronique, rédaction de lettres, communication avec les parties prenantes internes et externes) ; capacité à transmettre et à recevoir des informations de manière claire et précise. Il doit être capable de hiérarchiser des demandes multiples, y compris de procéder à une évaluation complète des questions afin de déterminer les priorités. Doit être capable de faire preuve d'un haut niveau de professionnalisme et de discrétion à tout moment. Flexibilité, afin de s'adapter à des délais serrés, à des changements fréquents et à des demandes. Capacité à travailler de manière indépendante et au sein d'une équipe. Un grand souci du détail et une capacité avérée à relire et à réviser la correspondance et d'autres documents en respectant l'orthographe, la grammaire et la ponctuation. Aptitude à rédiger des comptes rendus précis de réunions et à assurer le suivi des mesures à prendre. Capacité à travailler dans un environnement informatique en utilisant des bases de données spécialisées, le traitement de texte, des feuilles de calcul, des logiciels de présentation, le courrier électronique et l'Internet. Maîtrise de l'anglais et du français (écrit et oral).

Formation et expérience mínimales requises:
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience connexe / DEP - Études de secrétariat

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