Spécialiste en procédés administratifs

TITRE DE L'EMPLOI: Spécialiste en procédés administratifs

LIEU DE TRAVAIL: Régional

SYNDICAT: SNS

STATUT: Permanent temps plein

TYPE DE QUART DE TRAVAIL: Jour

HEURES PAR JOUR/PAR SEMAINE: 7.00/35.00

SALAIRE HORAIRE: Min. (1) $25.07 - Max (18) $46.30

HERBERGEMENT FOURNI: Oui, si le/la titulaire du poste est recruté(e) à plus de 50 km de la localité d’Eeyou Istchee où il/elle exercera ses fonctions.

DESCRIPTION

Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement des services.

FONCTIONS SPÉCIFIQUES

• Apporte un soutien à la DGA-Administration pour la planification et la préparation des documents à présenter aux comités et autres réunions, et au besoin, y participe et en résume l’information ;
• Contribue aux besoins en matière d’établissement de rapports sur les budgets, de préparation du rapport annuel et autres dossiers administratifs ;
• Apporte un soutien administratif à l’élaboration de politiques, procédures et autres documents concernant la direction de l’administration et pourrait à l’occasion offrir du soutien aux autres directeurs administratifs ;
• Soutien la DGA dans la « gestion administrative de projets » des différents dossiers organisationnels ;
• Maintien des communications efficaces et assure la circulation de l’information à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation (MSSS) ;
• Effectue des tâches administratives et contribue efficacement au fonctionnement opérationnel quotidien de la direction de l’administration ;
• Planifie les événements pour la direction ;
• Supporte les directions administratives au besoin, dans leurs dossiers respectifs et besoins ponctuels administratifs ;
• Fait le suivi et la mise à jour des arrivés et des départs de cadres pour la liste de garde (idSide) et les groupes Outlook ;
• Être disposé à donner diverses formations.

EXIGENCES

Éducation:

• Doit détenir un baccalauréat en sciences de l'administration, en sciences humaines, en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée.

Expérience:

• Trois ans (3) d'expérience administrative appropriée.

Connaissances et capacités :

• Connaissance des règles administratives, politiques et programmes du MSSS et du CCSSSBJ ;
• Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Powerpoint) ainsi qu’Adobe, Virtuo et MediSolution ;
• Connaissance de la culture, de la langue et des problèmes sociaux et de santé des Cris à Eeyou Istchee est un atout ;
• Connaissance des méthodes et des techniques administratives, ainsi que des systèmes de gestion de budget, d’analyse de données, de production de rapports et d’information ;
• Compétences administratives en matière d’élaboration de politiques, procédures et autres documents ;
• Excellentes compétences au niveau de la gestion administrative de direction et d’équipe de travail ;
• Excellentes habiletés de communication ;
• Excellente autonomie et flexibilité avec les différents mandats à réaliser ;
• Excellente capacité d’analyse et d’organisation développées.

LANGUES

• Maîtrise de l’anglais et du français ;
• Maîtrise du cri est un atout.

Le processus de sélection inclura l’administration de tests (anglais, français et informatique). Le candidat sélectionné devra atteindre un seuil de réussite minimal de 75% à tous les tests.

AVANTAGES ET RÉMUNÉRATION :

• Régime d’assurances collectives ;
• Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP).

De plus, les avantages suivants s'appliquent lorsque le lieu de travail est à la Baie James :

• Prime d’éloignement entre 9 004$/année et 14 403$/année selon la communauté et le statut familial ;
• Prime de retention annuelle entre 5000$ et 11 750$ selon les années de service au Nord ;
• Prime de cargo pour compenser les frais de transport assumés par l’employé pour acheter des denrées alimentaires ;
• Logement fourni - meublé, chauffé, éclairé (familial ou pour personne seule) ;
• Frais de déménagement et d’entreposage payé ;
• Trois (3) ou quatre (4) sorties voyages aller-retour annuels payés pour vous et votre famille vers votre point d’embauche.

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JOB TITLE: Administrative Processes Specialist

WORK LOCATION: Regional

UNION: UNU

STATUS: Permanent Full-time

SHIFT: Day

HOURLY SALARY: Min. (1) $25,07- Max (18) $46,30

HOURS PER DAY/WEEK: 7.00/35.00

ACCOMMODATION PROVIDED: Yes, if hired more than 50 kilometres from the Eeyou Istchee locality in which they are called upon to perform their duties.

SUMMARY OF THE POSITION

Person who analyzes the needs, conceives and applies professional techniques in the field of administrative methods and systems, in order to improve service delivery.

SPECIFIC FUNCTIONS

• Give support to the AED-Administration for the planning and preparing of the documents to be presented at committees and other meetings, and when needed, assisting and recording of minutes;
• Contribute and carries out appropriate reporting on budget, annual report and any others administrative files request;
• Provide administrative support for the development of policies, procedures and other documents related to AED office and may, from time to time, provide support to other executive directors;
• Supports the AED-admin in the “administrative project management” of all organizational files;
• Maintain effective communications and ensure the flow of information inside and outside the organization (MSSS);
• Contribute effectively to the daily operational functioning of the AED office;
• Plans events for management;
• Support administrative departments as needed, in their respective files and occasional administrative needs;
• Tracks and updates executive arrivals and departures for the on-call list (idSide) and Outlook groups;
• Willing to give various training sessions.

REQUIREMENTS

Education:

• Must have a bachelor's degree in administrative sciences, humanities, social sciences or other appropriate academic discipline.

Experience:

• Three (3) years of relevant administrative experience.

Knowledge and Abilities:

• Knowledge of the administrative rules, policies and programs of the MSSS and of the CBHSSJB;
• Excellent knowledge of the Office suite software (Word, Excel, PowerPoint) as well as Adobe, Virtuo and MediSolution;
• Knowledge of Cree culture, language and health and social issues in Eeyou Istchee is an asset;
• Knowledge of administrative methods and techniques, budget management, data analysis, reporting, and information systems;
• Administrative skills in the development of policies, procedures and other documents;
• Excellent administrative management and team management skills;
• Excellent communication skills;
• Excellent autonomy and flexibility with the different mandates to be done;
• Excellent analytical and communication skills.

LANGUAGE

• Fluent in English and French;
• Fluency in Cree is an asset.

Please note that the selection process will include the administration of tests (English, French and Computer base test). The selected applicant must reach a 75% pass level to all tests.

BENEFITS AND COMPENSATION

• Group insurance plan;
• Defined-benefit pension plan (RREGOP);

Additional benefits when the work location is in the James Bay:

• Remoteness premium between 9 004$/year and 14 403$/year, depending on community and family status
• Retention premium between $5,000/year and $11,750/year, based on years of service in the North;
• Cargo premium: Weekly amount to be confirmed depending on the community and family status;
• Accommodation provided: Furnished, heat and electricity included;
• Moving and storage expenses paid;
• Three (3) to four (4) annual sorties depending on family status.