Directeur.rice greffes et gestion documentaire

À propos de l’OACIQ

L’Organisme d’Autoréglementation du Courtage Immobilier du Québec (OACIQ) a pour unique mission d’assurer la protection du public qui utilise les services de courtage immobilier encadrés par la loi. L’OACIQ est l’autorité du courtage immobilier; il protège et assiste le public en s’assurant des saines pratiques des courtiers.

Quelques informations:

Brossard, Rive-Sud de Montréal, Quartier DIX30

Un centre d’aide “Info OACIQ” avec des agents d’information pour traiter les demandes 34 157 demandes traitées en 2023 97% de taux de satisfaction du public qui a parlé avec l’un des agents d’information

Zoom sur votre mission

Sous l’autorité de la vice-présidente Gouvernance, le titulaire du poste dirige, planifie et coordonne l’ensemble des activités du Service des greffes et de la Gestion documentaire. Il occupe également le rôle de secrétaire corporatif adjoint pour les comités du conseil d’administration et peut aussi assumer les fonctions de secrétaire adjoint au conseil d’administration advenant l’absence de la secrétaire corporative.

Plus particulièrement, le titulaire du poste veille à la planification, à la gestion et au bon déroulement de tous les comités de l’OACIQ. Il s’assure que ces comités sont alignés avec la mission de protection du public et les orientations stratégiques de l’Organisme, tout en respectant les plus hauts standards de gouvernance.

Le titulaire du poste se porte garant du respect des règles de droit et de justice propres aux comités statutaires. Il est notamment chargé de l’optimisation des processus de ses secteurs d’activités ainsi que de l’amélioration continue des règles de gouvernance spécifiques au fonctionnement des comités et de leurs membres. Il veille à promouvoir l’harmonie, le travail d’équipe et la cohésion au sein de ces comités. De plus, il gère toutes les ressources matérielles et humaines sous sa responsabilité.

Les défis qui vous attendent

Ce poste est au sein de la Vice-présidence Gouvernance, qui comprend le Secrétariat corporatif, la Gestion documentaire, le Service des greffes, le centre de renseignements Info OACIQ, la Certification et le Service des ressources humaines.

Greffes : le Service des greffes veille à la bonne gouvernance et à la justice administrative et quasi judiciaire de l’OACIQ. Il assure une saine administration et gestion des divers comités statutaires de l’Organisme.

Gestion documentaire : la GED assure une gestion documentaire saine et efficace des documents et informations essentielles pour la prise de décisions et la réalisation des activités de l’OACIQ.

Secrétariat corporatif : le Secrétariat corporatif soutient le conseil d’administration et différents comités. Il est responsable de l'organisation et de la mise en application des décisions et des engagements pris dans un contexte politique et stratégique.

Vos principales missions seront:

• Diriger, planifier et coordonner toutes les activités du Service des greffes et de la Gestion documentaire, incluant la gestion, le développement et la mobilisation des ressources humaines, la gestion financière et la responsabilité de l’efficacité et du climat sain de ces équipes;
• Assister, ou remplacer si nécessaire, le secrétaire corporatif dans la préparation et la gestion des réunions du conseil d'administration et des comités;
• Planifier et coordonner les réunions et les comités, y compris la préparation des ordres du jour et de la documentation;
• Assister, au besoin, à certaines rencontres de comités pour fournir un soutien dans la rédaction des procès-verbaux;
• Recevoir et traiter avec tact les demandes, et assurer le bon déroulement des divers comités de l’Organisme;
• Assurer la formation des membres des comités afin de favoriser la cohérence et la qualité des décisions;
• Agir comme conseiller sur toute question visant à bonifier le fonctionnement des comités ou leur gouvernance;
• Planifier le calendrier annuel des comités selon le budget établi et les besoins organisationnels;
• Superviser, lorsque requis, la sélection, la nomination, le renouvellement et l’intégration des membres des comités, et veiller au respect des règles d’éthique;
• Participer à l'élaboration, à la révision et à la mise en œuvre des politiques et procédures de gouvernance et de gestion documentaire. Veiller à leur communication adéquate et à la formation requise, le cas échéant;
• Assurer une gestion efficace de la documentation corporative et superviser l'implémentation et la maintenance des systèmes de gestion électronique des documents, en respectant les règles de confidentialité et de sécurité;
• Veiller à une gestion rigoureuse des risques dans son secteur.

Le profil que nous recherchons

• Baccalauréat dans un domaine pertinent (le droit est un atout majeur);
• Connaissance de la gestion documentaire, de la gestion et de l’optimisation des processus (un atout);
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.
• Leader participatif et mobilisateur, prêchant par l’exemple;
• Grande capacité de gestion de l’ambiguïté et des imprévus, et tolérance au stress;
• Capacité d’analyse et de synthèse supérieure permettant d’allier diligence et efficacité dans les réponses et l’exécution;
• Fortes habiletés de gestion des parties prenantes et capacité à rallier ses pairs ou à se rallier derrière une vision commune;
• Sens politique et pensée stratégique;
• Excellentes habiletés de planification, de gestion de projets et d’optimisation des processus;
• Orientation résultats et solutions;
• Dynamisme, respect et autonomie;
• Fortes aptitudes en communication ;
• Expérience avérée dans des postes de gestion au sein de services juridiques, de gouvernance, ou dans des services connexes, avec gestion de personnel professionnel et technique spécialisé;
• Expérience dans des milieux réglementés ou dans la gestion de relations avec diverses instances gouvernementales;
• Expérience de travail avec des comités ou des organes de gouvernance.

Les avantages en rejoignant l’OACIQ

• Une mission unique et pleine de sens, des valeurs communes nous animent, comme organisation et individuellement, dans l’exercice de nos fonctions.
• Développement professionnel avec possibilité de formations, de coaching, de mentorat, de participation à des conférences et accès à la mobilité interne.
• Un équilibre travail et vie personnelle garanti, c’est le mot d’ordre de l’OACIQ Semaine de 35h00, 2 jours de télétravail par semaine, horaires flexibles, 4 semaines de télétravail à l’étranger par année, fermeture pendant la période des Fêtes, possibilité de prendre une année sabbatique après 5 ans de service.
• Santé et bien-être: journées de mieux-être, journées d’obligations familiales (incluant déménagement et maladie), gym sur place et groupes d’activités sportives, conférences sur le bien-être, télétravail avec possibilités d’aménagements.
• Large gamme d’avantages sociaux compétitifs: assurances collectives complètes, programme d’aide aux employés et à la famille, programme collectif d'épargne retraite, remboursement de votre cotisation professionnelle, etc.
• Environnement de travail stimulant: espace de travail moderne et convivial au DIX30 avec accès au REM, grand espace lunch, table de billard, terrasse extérieure, bistro sur place, etc.
• Une entreprise soucieuse de l’environnement: station de recharge pour véhicules électriques, bâtiment LEED, programme de covoiturage, vélos libre-service, rabais pour le transport collectif.