Gestionnaire de bureau

2 months ago

Montreal, Canada Fluid - Solutions de TalentsWorkforce Solutions Full time

Role: Gestionnaire de bureau / Office Manager

Permanent on-site position

Located: Montréal, Québec

Our client is an R&D and innovation design house. They tackle pressing problems through the development and application of cutting-edge technologies. They create systems, products, and solutions that solve real world problems and are ready for commercialization.

THE OPPORTUNITY

We are seeking a dynamic and experienced Office Manager to join their team. In this pivotal role, you will oversee operations and administration functions across multiple facilities within their organization and manage the facilities integration of acquisitions.

WHAT YOU WILL DO

  • Provide administrative support to executive team members, including calendar management, meals, travel arrangements, and expense reporting.
  • Coordinate and organize meetings, conferences, and office events, ensuring all logistics are handled with precision.
  • Support administrative needs of operations departments (HR, Finance, Marketing etc...as required)
  • Manage incoming and outgoing communications, including emails, phone calls, and mail, greeting and answering the door for visitors.
  • Manage office operations and facilities, including supplies/snack inventory, vendor management, and office maintenance.
  • Develop and implement administrative policies and procedures to ensure smooth office operations and improve efficiency and effectiveness.
  • Oversee all office operations, including administrative support, facilities management, and office supplies.
  • Lead the administrative integration of newly acquired companies into our organization.
  • Manage administrative processes such as budgeting, forecasting, and reporting for office/administrative operations.
  • Ensure health and safety and building compliance requirements are adhered to.
  • Manage and review service contracts with vendors.
  • Serve as the primary point of contact for vendors, service providers, and building management.
  • Provide leadership and support to administrative staff, fostering a positive and collaborative work environment.
  • Ensure all facilities operate in compliance with relevant regulations and company policies.
  • Identify and mitigate operational risks, implementing appropriate controls and measures.
  • Ensure the office is stocked with necessary supplies and that all equipment is working and properly maintained.
  • Coordinate with HR on employee onboarding, training, and office culture initiatives.
  • Contribute to company culture through the development of social and team-building events.
  • Ensure office space improves working conditions and is ergonomic.
  • Plan, schedule, and promote office events, including meetings, conferences, interviews, orientations, and training sessions.
  • Collect, organize, and store information using computers and filing systems.
  • Organize internal events geared at supporting company culture and promoting team collaboration.

WHO YOU ARE

  • Bachelors degree in business administration, management, or a related field.
  • Experience in a related field, such as management or financial reporting, preferred.
  • Exceptional leadership and time, task, and resource management skills.
  • Strong problem solving, critical thinking, coaching, interpersonal, and verbal and written communication skills.
  • Proficiency with computers, especially MS Office.
  • Ability to plan for and keep track of multiple projects and deadlines.
  • Familiarity with budget planning and enforcement, human resources, and customer service procedures.

Fluid thanks you for your interest in this opportunity. However, only candidates with the required skills will be contacted.

Fluid is committed to the principles of equal employment opportunity and affirmative action. We welcome and encourage diversity in our workplace.

Candidates must be qualified to work in Canada.

  • Gestionnaire d'Accueil et de Bureau

    3 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Centre de services scolaire de Montréal Full time

    Centre de services scolaire de MontréalRecherche des gestionnaires d'accueil et de bureau pour effectuer des remplacements à court et à long terme. Les salaires varient selon la scolarité et l'expérience de travail, ainsi que selon le corps d'emploi dans lequel vous pourriez être affecté.Les taux horaire sont les suivants :- Agent-e de bureau...

  • Gestionnaire de Bureau Exécutif

    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada VA Capital Full time

    VA Capital, une société leader dans le prêt hypothécaire commercial à Montréal, cherche un Gestionnaire de Bureau Exécutif hautement organisé et proactif pour rejoindre notre équipe.Rôle et ResponsabilitésCe poste nécessite une personne avec 3-5 ans d'expérience en tant que gestionnaire de bureau exécutif, ayant des compétences exceptionnelles...

  • Gestionnaire d'Environnement de Bureau

    1 day ago

    Montreal, Quebec, Canada Genetec Full time

    Genetec recherche un candidat motivé, engagé et passionné pour occuper le poste de Gestionnaire d'Environnement de Bureau. Sous la supervision du coordonnateur aux ressources immobilières, vous serez chargé d'offrir un service courtois aux employés de l'entreprise en répondant à leurs demandes ponctuelles concernant l'environnement de...

  • Gestionnaire de Projets

    1 week ago

    Montreal, Quebec, Canada Agence de communication Gipsy Full time

    Agence de communication Gipsy recherche un Gestionnaire de Projets pour rejoindre notre équipe passionnée.Nous offrons une ambiance conviviale et un poste hybride (1 jour par semaine au bureau). La rémunération est estimée à 48 000 € par an, avant taxes.Le Gestionnaire de Projets sera chargé de coordonner toutes les étapes des projets, de veiller...

  • Administrateur de Bureau

    3 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Institut de Tourisme et d'Hôtellerie du Québec Full time

    Description du poste L'Institut de tourisme et d'hôtellerie du Québec (ITHQ) recherche un administrateur de bureau compétent pour soutenir la direction dans ses tâches quotidiennes. Ce poste est idéal pour quelqu'un qui se sent à l'aise avec l'organisation, la planification et la gestion des priorités.ResponsabilitésSoutien...

  • Gestionnaire, Administration de bureau

    3 weeks ago

    Montreal, Canada Equisoft Full time

    Gestionnaire, Administration de bureau (Montréal) Qu'est-ce qu'Equisoft? Equisoft est un fournisseur mondial de solutions numériques pour l’assurance et l’investissement, reconnue par plus de 250 des plus grandes institutions financières au monde. Nous offrons un écosystème complet de solutions modulables qui aident nos clients à relever tous...

  • Administrateur de bureau compétent

    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Montréal Autochtone - Native Montréal Full time $22 - $33

    À propos de notre organisationMontréal Autochtone est un organisme communautaire autochtone à but non lucratif qui offre un continuum de services englobant des programmes culturels, d'animation communautaire et d'intervention psychosociale pour divers groupes d'âge. Nous sommes un centre d'amitié et faisons partie du mouvement national et provincial des...

  • Gestionnaire de Projets Stratégiques Astek

    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Astek Full time

    Astek, un leader mondial dans l'ingénierie et le conseil en technologies, vous offre une opportunité exceptionnelle de rejoindre son équipe dynamique comme Gestionnaire de Projets Stratégiques.Situation géographique : CanadaLe salaire est estimé à 60 000 $ par an.Description du posteEn tant que Gestionnaire de Projets Stratégiques, vous serez...

  • Chef de Projet Gestionnaire

    3 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Collège de l'immobilier du Québec Full time

    RôleLe Collège de l'Immobilier du Québec recherche un Chef de Projet Gestionnaire pour rejoindre son équipe.Fonctionnalités clésSoutien à la directionGouvernance des conseils d'administrationProjets et amélioration des processusOrganisation d'événementsDescription du posteRelevant de la directrice générale, ce poste clé requiert une...

  • Directeur / gestionnaire de compte MGE(senior) (JF)

    4 months ago

    Montreal, Canada TOTEM Recruteur de talent Full time

    Gestionnaire de comptes MGE (senior) : Poste prioritaire Portefeuille 6M, comptes de 50 à 100K, environ 40 clients. 75% des comptes sont dans l’environnement (ex :recyclage) et 25% industries variées + ou – 10 ans d’expérience en assurance des entreprises. Peut-être 5 ans aux PME et 3 ans aux MGE Pour le...

  • Administrateur de bureau polyvalent à l'ÉTS

    4 weeks ago

    Montreal, Canada ÉTS - École de technologie supérieure Full time

    Sur le devant de la scèneAyant pour mission de former les ingénieurs de demain, l'École de technologie supérieure (ÉTS) est une institution en constante évolution. En tant qu'administrateur de bureau polyvalent, vous serez appelé à jouer un rôle crucial dans le bon fonctionnement de nos équipes.Description du posteRédiger, mettre en page...

  • Gestionnaire de Projets Senior

    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Collège de l'immobilier du Québec Full time

    Découvrez ce poste en tant que Gestionnaire de Projets SeniorLe Collège de l'immobilier du Québec est actuellement à la recherche d'un(e) professionnel(le) passionné(e) par l'administration et le travail collaboratif pour occuper un rôle clé dans notre équipe.Rôle et ResponsabilitésSoutien à la direction : Assister la directrice générale à la...

  • Agent(e) de bureau métropolitain

    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Centre de services scolaire de Montréal Full time

    La vie d'un agent(e) de bureau métropolitainDans le rôle d'agent(e) de bureau métropolitain, vous aurez l'occasion de travailler dans un environnement dynamique et en constante évolution. Le Centre de services scolaire de Montréal (CSSDM) est l'employeur le plus important dans le monde de l'éducation au Québec et l'un des plus importants de la région...

  • Gestionnaire de magasin principal

    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Compagnie de la Baie d'Hudson Full time

    Nous recherchons un gestionnaire de magasin principal pour rejoindre notre équipe dynamique.Compétences et qualificationsPosséder une expérience dans le service à la clientèle.Être attentif aux détails.Gérer en donnant l'exemple.Minimum 2 ans d'expérience dans un poste similaireCompétences en informatique.L'administrateur de magasin relève du...

  • Chef de projet Gestionnaire de comptes MGE senior

    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada TOTEM Recruteur de talent Full time

    Description du poste : Nous recherchons un Chef de projet Gestionnaire de comptes MGE senior pour rejoindre notre équipe à Montréal et les environs.Résumé du poste : Nous recherchons quelqu'un de dynamique, axé sur les résultats, relationnel ++, mais rigoureux. La personne devra avoir au moins 10 ans d'expérience en assurance des entreprises, avec...

  • Agent administratif et secrétaire de bureau

    4 weeks ago

    Montreal, Canada Centre de services scolaire de Montréal Full time

    Description du posteL'agent administratif et secrétaire de bureau est chargé d'assurer l'accueil des visiteurs, le service à la clientèle ainsi que la gestion administrative des affaires internes. Cette personne travaille en étroite collaboration avec les autres membres de l'équipe pour garantir la mise en œuvre efficace des politiques...

  • Gestionnaire de Bureau

    2 months ago

    Montreal, Canada Randstad Canada Full time

    Vous êtes à la recherche d'un nouveau défi administratif ? Vous êtes un gestionnaire expérimenté dans le domaine des soins de santé ?Vous souhaitez vous joindre à une organisation qui favorise le développement personnel des individus, dans une dynamique d'équipe, et qui offre des perspectives de carrière stimulantes ?Notre client, une clinique de...

  • Assistant administratif de bureau et gestionnaire

    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Montréal Autochtone - Native Montréal Full time $22 - $33

    À Montréal Autochtone - Native Montréal, nous sommes fiers de rechercher un candidat qualifié pour occuper le poste d'assistant(e) administratif pour notre équipe. Ce poste offre une opportunité unique de travailler dans un environnement convivial et dynamique.Compétences et responsabilitésSoutenir la gestion efficace du bureau en respectant les...

  • Commis de bureau

    2 months ago

    Montreal, Canada Randstad Canada Full time

    Avez-vous une grande attention aux détails et de l'expérience en tant qu'agent administratif ?Vous avez de bonnes connaissances en capacités administratives telles que la saisie de données, le soutien aux gestionnaires et de bonnes compétences en organisation, et vous êtes bilingue ? Nous avons un poste qui pourrait vous intéresser!Notre client,...

  • Gestionnaire de Projet en Construction

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Randstad Full time

    Compagnie à Montréal, dans le domaine de la construction est présentement à la recherche d'une gestionnaire de projet.Résumé du poste :Sous la supervision du Directeur de Projet et du Responsable de Projet, le gestionnaire de projet fournira un soutien essentiel à l'équipe de gestion de projet. Vous serez responsable de diverses tâches...