Gestionnaire, Administration de bureau

1 month ago

Montreal, Canada Equisoft Full time

Gestionnaire, Administration de bureau (Montréal)


Qu'est-ce qu'Equisoft? Equisoft est un fournisseur mondial de solutions numériques pour l’assurance et l’investissement, reconnue par plus de 250 des plus grandes institutions financières au monde. Nous offrons un écosystème complet de solutions modulables qui aident nos clients à relever tous les défis qu’apporte cette ère de transformation numérique, grâce à notre approche axée sur les besoins d’affaires, notre connaissance du secteur, nos technologies de pointe et nos experts. Par son approche axée sur les besoins d’affaires, sa connaissance approfondie du secteur, ses technologies de pointe et son équipe multiculturelle d'experts établis en Amérique du Nord, dans les Caraïbes, en Amérique latine, en Europe, en Afrique, en Asie et en Australie, Equisoft aide ses clients à relever tous les défis qu’apporte cette ère de transformation numérique.

Pourquoi choisir Equisoft? Avec plus de 950 employés, nous sommes une organisation stable qui offre des possibilités d'avancement et qui favorise un environnement stimulant. Si ce n'est pas suffisant, jetez un coup d'œil aux autres avantages ci-dessous :


  • Lieu d'embauche : Canada (bureau de Montréal)
  • En raison de sa nature, le poste est essentiellement basé au bureau
  • Poste permanent à temps plein
  • Avantages offerts dès le premier jour : soins médicaux, soins dentaires, régime de retraite, programme de télémédecine, programme d’aide aux employés, etc.


Rôle : Le/la gestionnaire des installations et de l'administration joue un rôle central dans la compagnie et fournit un soutien de haut niveau aux cadres supérieurs tout en supervisant l'entretien général et l'efficacité opérationnelle de tous les bureaux d'Equisoft. Ce rôle est crucial afin d’assurer le bon fonctionnement des fonctions exécutives et de la gestion des bureaux, contribuant ainsi à la productivité et à l'efficacité globales de notre organisation.

Le/la gestionnaire est également chargé(e) de faire en sorte que le lieu de travail ait une ambiance positive et de fournir un environnement sûr, efficace et confortable aux employés et aux visiteurs.


Il s'agit d'une excellente opportunité pour quelqu'un qui s'épanouit en aidant les gens. Cette personne sera chargée de résoudre une panoplie de problèmes et sera la personne vers laquelle l'ensemble de l'équipe se tournera pour obtenir de l'aide. Elle aura les compétences nécessaires pour améliorer la communauté de notre bureau local.


Votre journée chez Equisoft :


  • Horaires de travail et lieu     : Ce poste est basé au bureau de Montréal et l'on s'attend à ce que le candidat(e) soit présent au bureau la majorité des jours (au moins 4 fois par semaine pour répondre aux exigences de l'entreprise). Notre bureau est situé à proximité des transports en commun (station Bonaventure).


Responsabilités principales:


  • Gestion des bureaux
    • Gérer les assistant(e)s administratifs, les consultants ainsi que les fournisseurs de nos bureaux
    • Élaborer et mettre en œuvre des politiques et des procédures de gestion de nos bureaux
    • Assurer la continuité des opérations quotidiennes de tous nos bureaux
    • Veiller au respect de toutes les réglementations en matière de santé et de sécurité
    • Contrôler le budget et les dépenses d'entretien des bureaux
  • Tâches de support de l’équipe exécutive
    • Coordonner, organiser et planifier tous les besoins administratifs (repas, salles de conférence, voyages, etc.)
    • Gérer les agendas lorsque cela s'avère nécessaire
    • Organiser la logistique des réunions corporatives («Townhall») et des réunions stratégiques
    • Gestion des heures de congé et des dépenses - soumission et/ou approbations au besoin
    • Apporter un soutien aux projets mondiaux confidentiels ou critiques qui ont des répercussions plus larges sur l'ensemble de l'entreprise, tout en préservant la plus grande confidentialité
    • Tenir à jour divers dossiers et documents de l’équipe exécutive de l'entreprise


Exigences:


  • Baccalauréat en communication ou administration des affaires
  • 8+ années d'expérience pertinentes
  • 5+ années d’expérience dans la gestion d'une équipe
  • Connaissance de MS Suite
  • Solides connaissances en informatique, y compris facilitées à travailler avec divers systèmes informatiques
  • Excellente connaissance de l'anglais et du français (parlé et écrit)
  • Connaissance de l'espagnol (Atout)


Compétences Humaines


  • Capacité à organiser le travail et gérer les priorités, tout en déléguant et en exécutant en temps voulu
  • Compétences en matière de communication concise et précise
  • Attention au détail
  • Aptitude à l'analyse ainsi qu’à la résolution de problèmes
  • Capacité à communiquer, à rédiger et à synthétiser les informations
  • Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois dans un environnement où le rythme est soutenu
  • Esprit d'équipe, tact, diplomatie, autonomie, rigueur et discipline
  • Capacité à trouver un bon équilibre afin de discerner les demandes de l’équipe (besoins d’affaires, besoins ponctuels administratifs et règlementaires, etc)
  • Esprit de service à la clientèle


Equisoft s'engage à créer un environnement diversifié et est fière d'être un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans égard à la race, à la couleur, à la religion, au sexe, à l'identité ou à l'expression sexuelle, à l'orientation sexuelle, à l'origine nationale, à la génétique, au handicap, à l'âge ou au statut de vétéran.


Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à notre entreprise et nous garantissons que toutes les candidatures soumises sont prises en considération. Seules les personnes dont les candidatures sont sélectionnées seront contactées à des fins d'entrevue. En soumettant votre candidature, vous consentez à ce qu'Equisoft collecte, utilise et conserve vos données personnelles afin de permettre à Equisoft d’analyser votre candidature. En raison de la nature de ses produits et services, Equisoft effectuera une vérification complète des antécédents des candidats sélectionnés.

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